Ať už jste generální ředitel, nebo copywriter, ať už pracujete z domova, nebo v kanceláři, vždycky máte něco společného: každý chce využít svůj potenciál. Problém je v tom, že existuje nespočet možných přístupů, ale neexistují dva stejní lidé, takže nelze s jistotou říci, že tato metoda produktivity bude fungovat právě u vás.
Všechny tyto systémy mají společný základ: abyste něco udělali, potřebujete čas (time), energii (energy) a schopnost soustředit se na úkol (attention). Tyto tři složky jsou základem metody TEA (nemá nic společného s čajovými dýchánky). Myšlenka spočívá v tom, že váš čas, energie a pozornost jsou rovnocenné, a když vám některá z nich chybí, vaše produktivita se rozpadá. Pojďme zjistit, jak tuto rovnováhu udržet a zkrotit svůj seznam úkolů.
Z čeho se metoda TEA skládá?
Zkratku TEA vymyslel podnikatel a moderátor podcastu The Productivity Show Tan Pham. Po prostudování mnoha systémů a otestování potřeb produktivity více než 13 000 respondentů viděl potřebu jednoduššího a ucelenějšího řešení. A přišel se svou metodou, která se skládá ze tří klíčových složek:
- Time (čas): Vše začíná tím, jak řídíme svůj rozvrh, určujeme si priority a investujeme svůj čas. Nezáleží jen na tom, kolik hodin a minut strávíme určitými úkoly, ale také na tom, jak efektivně je děláme. Například o něco více času stráveného dnes může ušetřit mnoho hodin zítra.
- Energy (energie): Naše tělo a mozek jsou nástroje, které potřebují palivo. Vážná práce vyžaduje duševní a fyzickou energii. Pokud není k dispozici palivo, nedojde k výraznému pokroku v produktivitě. Možná máte čas na to, abyste práci zvládli, ale pokud nemáte energii, nebudete schopni uzavřít důležité projekty. Tento bod se týká řízení a zvyšování energie, abyste mohli překonat prokrastinaci a dosáhnout svých cílů důslednou činností.
- Attention (pozornost): Abyste mohli zaměřit svou pozornost na to, co skutečně potřebujete, a vyhnout se prokrastinaci, musíte nejprve pochopit své cíle. I když si vyhradíte čas na práci na důležitém projektu a máte na to dostatek energie, stejně toho moc neuděláte, pokud nebudete řídit svou pozornost a něco vás bude rozptylovat.
- Nejenže byste si měli vybrat správné úkoly, na kterých budete pracovat, ale měli byste také eliminovat rozptylování, abyste je mohli dokončit. Soustředění spočívá v práci na tom, co je důležité, a v tom, že při vytváření své ideální budoucnosti neztratíte směr.
Pokud chybí alespoň jedna ze složek TEA, produktivita klesá. Pokud máte energii a pozornost, ale ne čas, budete zahlceni úkoly. Pokud máte všechno, jen ne energii, nebudete mít sílu dokončit úkol efektivně a do konce. A pokud máme přebytek času a energie, ale ne dostatek pozornosti, jsme neustále rozptylováni. Všechny tři prvky jsou důležité pro udržení výkonnosti bez obětování duševního zdraví.
Například při nedostatku času se člověk může cítit v pasti. Jeho kalendář je přeplněný schůzkami a život je plný závazků, a na pití kávy nemá čas. Jinými slovy, má energii a pozornost, ale nemá čas.
Podle vzorce Phama se taková osoba nazývá přetížená.
Příklad: Manažer potřebuje napsat strategii na příští rok, má inspiraci a energii, ale prostě si nemůže utáhnout rozvrh a najít pár hodin klidu na promyšlené plánování. Co se s tím dá dělat:
- Naplánujte si čas na konkrétní úkoly a rezervujte si tato místa v kalendáři.
O tom, jak zařídit, aby kalendář pracoval pro vás, jsme již psali. - Úkoly automatizujte, pokud je opakujete alespoň třikrát. Můžete například požádat ChatGPT, aby vytvořil jídelníček a seznam produktů, které potřebujete na týden, a objednat jejich doručení. V mobilním bankovnictví můžete povolit automatickou platbu opakujících se plateb, například za komunální služby nebo za studium.
- Delegujte úkoly na kolegy. Aby delegování úkolů nebylo důvodem k nekonečným otázkám, ale pomocí, jasně vysvětlete zadání. Věnujte čas jednorázovému podrobnému popisu úkolu, abyste nemuseli při každé odpovědi na otázku narušovat plynulost své činnosti.
- Nedělejte všechno najednou. Ve světě, který zachvátil kult hyperproduktivity, vědci před deseti lety vystopovali novou deformaci pracovitosti – PREkrastinaci. Lidé trpící tímto syndromem se snaží získat co nejvíce zaškrtávacích políček „hotovo a chytají se všech úkolů bez ohledu na priority. Výsledkem je, že termíny se stále nedodržují a většina úkolů se buď plní špatně, nebo se nedokončí.
- Investujte a neztrácejte čas. Co můžete udělat hned teď, abyste se přiblížili postavení/pozici/kariéře, kterou chcete mít za rok? Odpověď vám pomůže rozhodnout se, kam investovat svůj čas. Například trávit hodiny procházením sociálních sítí nebo prokrastinací je z hlediska budoucího úspěchu sotva dobré rozhodnutí. Místo toho můžete věnovat čas automatizaci nudných zdlouhavých úkolů, pustit se do zajímavého projektu nebo se přihlásit do kurzu, který zlepší vaše dovednosti.
- Ani to byste však neměli přehánět, protože zahálka je také důležitou součástí osobního rozvoje, do kterého je třeba investovat. Umožňuje mozku odpočívat, zatímco představivost aktivně přichází s novými nápady.
Ve stejném příkladu se strategií se situace může vyvíjet tak, že vedoucí má čas i pozornost – ale chybí mu energie. Podle Phamova vzorce to je vyčerpaný člověk.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem profilu na Facebooku.
Pojďte se připojit!
Jak získat více energie:
- Odkládání spánku kvůli jiným věcem je u přepracovaných lidí častým jevem. Když mají mezi prací a spánkem málo času pro sebe, obětují odpočinek ve prospěch volného času. Dospělý člověk však potřebuje alespoň 7 hodin spánku. Přitom ti, kteří spí o 1–2 hodiny méně, ztrácejí až 20 % své produktivity. A člověk, který spánkem stráví asi 4 hodiny denně, se cítí jako opilec po několika litrech piva. Pokud trpíte nespavostí, přečtěte si několik triků, jak rychle usnout.
- Přidejte sport: Pravidelně cvičte, abyste získali více dopaminu a energie a zároveň se zbavili fyzického stresu. Po cvičení se snižuje hladina stresových hormonů, zvyšuje se hladina noradrenalinu a „hormonů štěstí“ serotoninu a endorfinů. WHO doporučuje dospělým, aby se fyzické aktivitě věnovali alespoň 150 minut týdně. To znamená, že i když nemáte čas na plnohodnotné cvičení, půlhodinová procházka každý den vám pomůže cítit se šťastnější.
- Nezapomeňte jíst. Špatná výživa doslova krade energii a způsobuje stres. Studie amerických vědců zjistila, že nevyvážená strava a nedostatek makroživin (zejména magnézia) zvyšují tepovou frekvenci a způsobují nedostatek kyslíku.
- Travte čas v tichu. Věnujte ho čtení, meditaci nebo stanovování cílů. Přemýšlejte o tom, za co jste vděční a čeho chcete dosáhnout.
Třetí případ je, když člověk nemá pozornost/koncentraci. Cítíte se zahlceni vším, co „je třeba“ udělat, a je obtížné se soustředit, nebo dokonce vybrat správný úkol, na kterém chcete pracovat. I když máte čas na práci na důležitém projektu a energii k činnosti, stejně nedosáhnete pokroku, protože vás neustále rozptylují věci, které ve skutečnosti nejsou důležité.
Uvádíme několik příkladů lidí, kteří mají čas a energii, ale ne pozornost:
- Prodejec, který vždy splní cíl, ale nemůže ho překročit, protože tráví příliš mnoho času povídáním u kávovaru.
- Člověk, který vždy přichází se skvělými nápady, ale nikdy je nerealizuje.
Podle Phama vzorce se takový člověk nazývá nesoustředěný.
Jak zvýšit koncentraci:
- Předvídejte rozptýlení. Pokud je pro vás někdy obtížné udržet pozornost, je to zcela normální. Náš mozek je uzpůsoben k tomu, aby se nechal rozptylovat a neustále vyhledával nové informace nebo potenciální nebezpečí. Začněte si však předem plánovat, jak se s faktory, které narušují vaše soustředění, vypořádáte.
- Řekněme, že potřebujete napsat zprávu na zítřejší schůzku přes Zoom. K tomu potřebujete pracovat bez přerušení několik hodin. Co vás může rozptylovat – chytrý telefon, upovídaný kolega? Zbavte se „dráždidel“: nechte telefon v jiné místnosti, nastavte pracovní chat na soustředění a upozorněte svůj tým, aby vás nerušil až do zítřka.
- Uvolněte operační paměť. Člověk může mít v hlavě až 7 věcí najednou a produktivně pracovat i na menším počtu. Zároveň jsme v moderním světě každou vteřinu bombardováni příchozími informacemi, takže mozek je neustále přetěžován. Nenechávejte si všechno v hlavě – přeneste si to na „externí médium“: zápisník, plánovač nebo diář.
- Travte čas venku a pořiďte si nějaké rostliny. Pokud chcete přirozeně zlepšit své soustředění, choďte každý den ven. V kancelářích s živými rostlinami jsou navíc (nečekaně) zaměstnanci soustředěnější a spokojenější se svou prací.
- Nastavte časovač. Vyhrazení času vám pomůže soustředit se na jeden úkol a snížit riziko rozptýlení.
