Osobní záležitosti se mísí s pracovními, mezi schůzkami není ani desetiminutová přestávka na kávu. A někde uprostřed dne vám Google přilepí připomínku pracovní dovolené. Když takový kalendář otevřete, vaše produktivita klesne na hodnotu −100. Začnete prokrastinovat, protože není šance všechno stihnout.
Zjistěte, jak se nabourat do systému plánování a přimět kalendář, aby pracoval pro vás, místo aby vás přiváděl k zoufalství.
1. Identifikujte nejdůležitější úkoly
Hlavní výzvou pro vedoucí pracovníky je pochopit, kde přesně mohou vytvořit hodnotu pro svou společnost.
Manažer má obvykle dvě nebo tři základní dovednosti, které jsou pro podnik obzvláště přínosné. Může to být vytváření strategie, komplexní technické architektury, rozvíjení vztahů s klíčovými klienty nebo něco jiného. Většinu pracovní doby však zpravidla pohltí rutina.
💡 Tip: Určete si hlavní úkoly, které přinášejí firmě největší hodnotu a které za vás nikdo nemůže udělat. Spočítejte si, kolik procent vašeho pracovního dne skutečně zabírá rutina.
Zkuste si naplánovat program předem – například na pátek. Stanovte si priority úkolů na nadcházející týden a přidejte je do kalendáře jako první. Vyberte si 1–3 nejdůležitější úkoly na den, které uděláte bez ohledu na cokoli – a vyhraďte si na ně čas. Poté si rozvrhněte zbývající úkoly podle jejich priority a hodnoty.
Mapa týdne vám pomůže vytvořit si jasný plán a vyhnout se rozptylování vyskakujícími úkoly. Plánování dopředu pročistí pomyslnou pracovní paměť vašeho mozku a uvolní místo pro skutečně důležité úkoly. Kromě toho vám sestavení plánu v pátek umožní o víkendu odpočívat a neztrácet čas „rozkoukáváním“ na začátku týdne.
2. Smažte, delegujte, odložte
Po stanovení priorit se zbavte všeho, co vám brání věnovat více času důležité práci.
💡 Tip: Pro všechny neprioritní případy a všechny nové úkoly si zadejte tři otázky:
— Mohu je smazat?
— Mohu je delegovat?
— A především: mohu to odložit na později?
Nekompromisnost v těchto záležitostech vám pomůže vyčistit kalendář a soustředit se na to, co je důležité.
Růst je možný pouze tehdy, když se spojí strategie a disciplína. Budete muset stanovit priority klíčových bodů a říci ne mnoha věcem, které odvádějí vaši pozornost a kradou vám čas.
3. Poznejte své biorytmy
Lidé mají přirozené cykly energie a soustředění. Hlavním z nich je cyklus spánku/bdění, kterým denně prochází každý z nás. Existují i další cykly, které probíhají v průběhu dne, týdne, nebo dokonce měsíce. Díky pochopení vlastních biorytmů můžete prakticky „hacknout“ svou produktivitu a využít přírodu ve svůj prospěch.
Zjistěte, kdy je pro vás nejvhodnější doba pro efektivní práci, schůzky, cvičení, jídlo, volný čas s rodinou atd. A pak si stanovte harmonogram a denní pracovní plán tak, abyste tyto cykly využili, místo abyste se s nimi snažili bojovat.
💡 Tip: Analyzujte svůj typický den. V kolik hodin se probouzíte, když vám nezvoní budík? Kdy usínáte? Zamyslete se nad svými týdenními cykly: jste v pondělí svěžejší, nebo se rozhoupete až uprostřed týdne? Obdobně můžete najít vzorce týkající se jakékoli události.
Jste například beznadějná sova, které trvá dlouho, než se „probudí“, a vrcholu produktivity dosahuje až večer. Zařaďte nejdůležitější strategické úkoly do večerního slotu rozvrhu a rutinní věci, které nevyžadují super soustředění a kreativitu, přesuňte na ráno.
Vnější faktory ve svém životě pravděpodobně zcela nezměníte – ale díky znalosti svých vrcholů produktivity si můžete naplánovat důležité úkoly. Přizpůsobte potřebné činnosti správnému času a neplýtvejte nejlepšími intervaly na vedlejší úkoly.
4. Rezervujte si čas pro každý úkol a rozdělte si vše do bloků
Každý úkol, který zabere více než 30 minut, by měl mít v kalendáři vyhrazený prostor. Může se zdát, že zapisovat si do něj všechno je zdlouhavé, ale jakmile překonáte fázi odmítání, po chvíli pečlivého dodržování plánu si uvědomíte, kolik toho za den stihnete.
Navíc tak kupodivu najdete „žrouty času“. Jedná se o drobné úkoly, které se zdánlivě dělají „za pochodu“, ale dohromady tvoří velkou část vašeho pracovního dne.
💡 Tip: Začněte tím, že si vytvoříte časové bloky pro důležité úkoly a zařadíte je do nejvhodnějšího místa ve svém rozvrhu (například několik hodin ráno na začátku týdne). Zamyslete se nad tím, jak by měl vypadat váš ideální kalendář.
Sjednoťte také popisy úkolů – ať máte všechny důležité informace k dispozici na první pohled. Pokud máte více než jeden projekt, je dobré pojmenovat úkol názvem projektu, krátkým shrnutím a klíčovými slovy. Například:
Laba / Efektivní kalendář / Text / Korektura
Přidejte maximum vstupů – nebo odkaz na plánovač/kanban, kde je tento úkol zapsán.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem Instagramu.
Pojďte se připojit!
5. Barevně rozlište události
Díky barevnému seskupení podobných úkolů můžete rychle zkontrolovat svůj kalendář a ujistit se, že odpovídá vašim cílům.
Řekněme, že se rozhodnete začít se třemi barvami:
— žlutá – strategické plánování
— modrá – rutina a papírování
— zelená – schůzky
Hlavním účelem takového označení je usnadnit rychlou analýzu dne, aby člověk i bez čtení pochopil, co ho čeká.
Můžete je také použít barevně odlišit a seskupit úkoly do nejvhodnějších časových intervalů. Pokud jste například noční sova a ráno nejste kreativní a na zítřek máte naplánováno mnoho úkolů týkajících se reportování, přesuňte je na dopoledne. Díky tomu se v období nejvyšší efektivity můžete věnovat něčemu důležitějšímu.
💡 Tip: Aby se váš rozvrh neproměnil v duhu, použijte méně barev. Pokud například používáte jeden kalendář, zkuste si pracovní a osobní úkoly označit různými odstíny.
6. Udělejte si v rozvrhu přestávky
Práce bez přestávky může vést ke kognitivní nudě, která snižuje soustředění. Výzkumníci z Illinoiské univerzity v USA zjistili, že i krátká přestávka pomáhá udržet soustředění při dlouhodobé práci na jednom úkolu.
Ukazuje se, že mozek postupně přestává registrovat neustále se opakující podnět: vjem, zvuk nebo pocit. Většina lidí například nevnímá pocit, že se oblečení dotýká jejich kůže. Tělo si na to „zvykne“ a podnět už v mozku neregistruje. Totéž se děje se soustředěním: mozek vnímá neustálé podněty jako nepodstatné – do té míry, že je vymaže z povědomí.
💡 Tip: Nechte si v kalendáři místa na přestávky. Přestávka během pracovního dne vám umožní odpočinout si a obnovit pozornost.
Abyste zůstali produktivní, můžete se řídit několika způsoby přestávek. Například technika Pomodoro nebo pravidlo 52/17, které zpopularizoval americký profesor Cal Newport ve své knize Deep Work. Navrhuje naplánovat si maximálně 52 minut soustředěné práce a 17minutovou přestávku mezi úkoly.
Důležitý bod: Během 17 minut odpočinku zcela vypusťte práci – nedívejte se na e-maily ani si neprohlížejte Facebook.
7. Chraňte si svůj produktivní čas
Jakmile určíte a zařadíte důležité úkoly na přední místa svého rozvrhu, nekompromisně je chraňte. Snažte se tyto úkoly nepřesouvat, ale vše ostatní naplánujte kolem nich.
