V rozhovoru s Annou Stashenko, naší projektovou manažerkou zastřešující český trh pro Laba, Skvot a robot_dreams, se dozvíte, jak efektivně vést více značek najednou, budovat silné vztahy v týmu a využít empatii pro lepší výsledky a týmovou spolupráci.
Získáte praktické tipy, jak efektivně zvládat tlak na inovace bez kompromisů, vytvářet pozitivní pracovní prostředí a stoupat po kariérním žebříčku.
Anno, ty z pohledu projektového managementu zastřešuješ český trh a zodpovídáš za hladký běh tří různých projektů. Jak vypadá tvůj běžný pracovní den?
Mojí běžnou prací je organizovat vývoj materiálů pro spuštění reklamních kampaní kurzů, webinářů a lekcí, přípravu prezentací ke kurzům, nových formátů reklamních materiálů, materiálů pro sociální sítě – a vlastně všeho, co je na stránkách našich tří brandů.
Každý den je pro mě velmi důležité sledovat provozní činnosti: procházím všechny rozpracované úkoly, komunikuji s těmi, kteří na nich dělají, synchronizuji úkoly se svou pravou rukou, juniorní projektovou manažerkou Karynou, rozděluji úkoly a sleduji naši pracovní zátěž i zátěž týmu.
Kontroluji řadu různých tabulek a diagramů pro plánování kurzů s informacemi o jejich spuštění v daném týdnu. Pokud ještě nemám briefy, zjišťuji u producentů kurzů důvody zpoždění a datum, kdy je můžu očekávat.
Také je to neustálá spolupráce s marketingovým oddělením, protože to nám dává doporučení k vylepšení reklamních kampaní. Velkou část mé práce zabírají také schůzky, takže se každý večer dívám do kalendáře a vymýšlím, jak si zorganizuji den.
Takže můžu říct, že můj den se obecně skládá z komunikace v Asaně, messengerech a na online callech. Důležité je také každý den sledovat počet úkolů, protože tým je vždy na prvním místě a je velmi důležité udržovat zdravé pracovní nasazení.
Někdy přijdou naléhavé úkoly a já potřebuji vědět, zda se jich můžu okamžitě ujmout a jestli musím změnit priority stávajících úkolů a provést změny v plánu týmu. Naše práce je živý organismus.
I když si úkoly naplánujete předem, vše se může velmi rychle změnit, protože pracujeme s lidmi: interním týmem, lektory a našimi studenty. Proto je důležité udržovat pořádek a umět rychle reagovat na změny, požadavky a hledat atypická řešení.
Naše práce úzce souvisí s kreativitou, takže každý den komunikuji s designéry, copywritery, content manažery (to jsou lidé, kteří připravují landing pages kurzů o aktuálních úkolech pro kreativní materiály, kontrolujeme, jak je design udělaný, nebo brainstormujeme, jak materiály vylepšit.
Věřím, že neexistují špatné nápady, a je skvělé, když se o ně manažer podělí s kreativním týmem, protože i když se tento konkrétní nápad nerealizuje, může designéra inspirovat k něčemu úplně jinému. Každý den je tedy žonglováním mezi fungováním třech brandů, kreativitou a termíny.
Celkově se mi líbí, že mám na starosti ne jednu, ale několik značek najednou. Na jednu stranu je to opravdu náročné, protože musíte znát a chápat všechny podrobnosti: identitu značky, positioning a mnoho dalších detailů, protože všechny jsou velmi odlišné.
Na druhou stranu mě právě tato jejich odlišnost v práci baví, protože jsem součástí toho, jak k jednomu problému existují tři různé přístupy a kreativní řešení. Tím se ale samozřejmě zvyšuje množství práce, a proto jsme v týmu projektového managementu pro Česko rovnou dvě.
Příprava kurzů je do velké míry kreativní proces. Bylo pro tebe snadné adaptovat se na kreativní projekty?
Ano, samozřejmě. Už dlouho pracuji jako projektová manažerka v kreativní sféře. V tomto směru mám řadu zkušeností a prošla jsem pozicemi s různými názvy: pracovala jsem i v televizi jako line producer (asistentka výkonného producenta) zábavných formátů a společenských pořadů; jako line producer v produkci reklamních spotů; a jako projektová manažerka v reklamní agentuře, kde jsme vytvářeli různé materiály pro značky od designu brand booků po velké reklamní kampaně.
Moc ráda pracuji s kreativními a tvůrčími lidmi. Velmi mě inspirují. Vždycky mě bavilo něco organizovat, ale zároveň být součástí kreativity a tvorby. Mám ráda i samotný proces: když začíná brainstormingem nápadů, až po jejich proměnu v něco konkrétního a smysluplného. A mám velkou radost, když vidím výsledek týmové práce.
Můžeš se s námi podělit o postupy, jak organizovat práci, aby byli všichni členové týmu motivovaní a zároveň produktivní?
Především musíš mít rád lidi. (smích) Protože bez toho to prostě nejde. Mým úkolem je vytvořit co nejpříznivější podmínky pro to, aby tým pracoval co nejlépe. Je důležité, aby se všichni cítili jako tým, protože všichni pracujeme na jednom cíli, a tím je poskytnout co největšímu počtu lidí přístup ke kvalitnímu odbornému vzdělávání.
Pokud jde o mě, snažím se odhadnout, kolik času by měl určitý tvůrčí úkol zabrat. A někdy musím tento čas obhajovat u stakeholderů. Samozřejmě, že když jde o tvůrčí činnost, někdy se tento čas může prodloužit. Důležité je, aby tým v průběhu procesu poskytoval také zpětnou vazbu a přesně vysvětlil, v čem spočívá problém nebo zdržení. Řekla bych tedy, že musím být pro tým jakousi „službou důvěry“.
Často se ptám, jak se cítí, jak to jde s konkrétním úkolem, naslouchám a snažím se pomoci. V případě potřeby zapojím další kolegy, a jak jsem již řekla, někdy je také třeba podělit se o své nápady, což může kreativnímu člověku často pomoci vrátit se do správných kolejí.
Zkrátka nestačí jen zadávat úkoly a vyžadovat jejich včasné splnění, ale také pomoci člověku, pokud má problémy, a jemně ho touto trnitou cestou provést. Jak často říkám, empatie zachrání svět. Proto se snažím ke svému týmu přistupovat s pochopením a podporou. A tým by měl vždy cítit a vědět, že si jeho práce vážíš. To ale není možné, pokud neuznáváš lidi, se kterými pracuješ, nebo tě nebaví tvůj produkt.
Občas je potřeba umět některé kroky nebo problémy předvídat. Například pokud vidím, že je úkol velký, kreativní a má krátký deadline, někdy ho rozdělím na několik částí. Takto „zákazník“ dostane materiál včas a začne s ním pracovat a my máme čas dokončit další část ve zdravém tempu.
Stručně řečeno, práce manažera s kreativním týmem je také kreativní práce. Protože je potřeba vymýšlet a testovat různé přístupy, udržovat rovnováhu mezi lidskostí, kreativitou a termíny.
Asi každý se občas v práci setkává s překážkami. Jaké problémy nejčastěji řeší projektoví manažeři?
Vyzdvihla bych několik z nich. Prvním jsou omezené zdroje. Manažeři se často potýkají s omezenými lidskými nebo finančními zdroji, což ztěžuje včasné plnění úkolů. Taky když je počet úkolů mnohem vyšší, než jsou lidské zdroje na jejich uzavření ve zdravém tempu, hrozí vyhoření týmu.
Tým se může snažit zvládnout toho více, ale to není udržitelné dlouhodobě. Obvykle se to děje během sezónních projektů. V takových případech je proto důležité, aby manažer sledoval náladu týmu a dopřál mu po dokončení sezónních kampaní pauzu.
Už se mi stalo, že jsem přesvědčovala člověka, aby si vzal dovolenou, protože jsem měla pocit, že únava ovlivňuje kvalitu práce. Všechno musí být v rovnováze.
Manažeři pracující v kreativní oblasti se také často potýkají s nedostatečně vyplněnými briefy nebo úkoly a s nadměrným počtem úprav.
Když například od klienta nebo stakeholdera přichází úkol, který obsahuje mnoho nejasností, ztrácí se čas na upřesnění všech detailů, což může vést ke zpoždění při plnění úkolu. Čím více detailů bude poskytnuto, tím je pravděpodobnější, že výsledek bude odpovídat očekáváním.
Co se týká připomínek, ty jsou samozřejmě normální součástí práce, ale je zásadní, aby nebyly více než tři kola revizí. Důležité je, aby zákazník vyhodnotil dodaný materiál a všechny připomínky uvedl najednou, protože manažeři často čelí situaci, kdy jsou všechny připomínky zapracovány, materiál je schválen a tým je připraven přejít k další fázi, ale později přijde požadavek „aha, tady změníme barvu“ apod.
Takovým situacím je třeba se vyhnout a všechny detaily by měly být projednány na začátku projektu.
Teď máš ve svém týmu i juniorní projektovou manažerku Karynu. Jak jsi vnímala přechod z juniorní do mediorní role?
Do společnosti jsem nastoupila už jako mediorní projektový manažer, protože jsem měla bohaté zkušenosti s organizací práce kreativních týmů. Na českém trhu ale musí manažer organizovat přípravu materiálů pro tři brandy, protože trh je velmi ambiciózní a rychle se rozvíjí.
Při nástupu mi vedoucí projektových manažerů rovnou oznámila, že pracovní zátěž je velká a že se ke mně za chvíli připojí juniorní projektový manažer, aby nám pomohl kvalitně uspokojovat potřeby trhu.
Měsíc po mém nástupu se ke mně přidala Karyna, z čehož jsem měla velkou radost. Dobré bylo, že jsem měla čas se na novou práci adaptovat a naučit se všechny procesy sama. Velkým plusem bylo i to, že Karyna předtím pracovala jako kurátorka kurzů v ukrajinském Skvotu, takže procesy ve firmě znala, a to jí to určitě pomohlo rychleji se adaptovat na novou pozici.
Myslím si, že jsme docela silný tandem. Naše představy o procesech budování pracoviště a naše názory na život a hodnoty obecně jsou velmi podobné. Náš vztah není o šéfce a podřízené, ale o partnerství. Je pro mě opravdu důležité předávat své zkušenosti a podporovat ji na této cestě.
Mám velkou radost z toho, jak pracovně vyrostla, a samozřejmě cítím i svoji zásluhu na jejím úspěchu. To potvrzuje i moje dvoutýdenní dovolená, během které všechny úkoly zvládla sama. Můžu tedy s jistotou říct, že Karyna je opravdu talentovaná a silná projektová manažerka a moje spolehlivá zástupkyně.
Když už se bavíme o Karyně, co jí z tvého pohledu momentálně nejvíc pomáhá v profesním rozvoji?
Je velmi aktivní, nebojí se odpovědnosti ani nových výzev. Je důležité, aby každý manažer měl akční plán, strategii, podle které budete postupovat s novým pracovníkem. My tento plán měly, začaly jsme s jednoduchými tasky a postupně jsem zadávala složitější úkoly.
Každý měsíc máme schůzky, na kterých probíráme všechny její pokroky. Jsem vždy otevřená a připravená naslouchat jejím potřebám a přáním souvisejících s prací. Obecně je pro začínající projektové manažery, jako ostatně i v jiných profesích, důležité nebát se klást otázky a upřesňovat, pokud něco hned není jasné.
Co bys doporučila juniorům, kteří mají strach z převzetí větší odpovědnosti v týmu?
Pokud se chcete stát projektovým manažerem, obávám se, že je to vždy o zodpovědnosti. (smích) Její objem roste s tím, jak postupujete na kariérním žebříčku. Pro mě je v první řadě důležité nebát se dělat chyby. Je třeba si uvědomit, že každý vedoucí také na začátku své kariéry spoustu věcí neuměl, neznal a dělal chyby a to je normální.
Čím více zkušeností získáte, tím klidněji a sebevědoměji budete přebírat odpovědnost za nové věci. Důležité je také najít si mentora, nikoliv pouze vedoucího, který vám zadává úkoly a vy je plníte, ale člověka, který je připraven se s vámi podělit o své zkušenosti a na nové cestě vás učit, opravovat a podporovat.
Práce vás musí opravdu zajímat, musíte být iniciativní a ochotní se učit při práci i mimo ni (to zahrnuje čtení, odborné kurzy, zkušenosti jiných apod.). Pokud jde o odpovědnost, když cítíte, že máte dostatek znalostí k plnění nového úkolu, dejte svému nadřízenému vědět, že si to chcete zkusit. Jinými slovy, pro snadné zapojení do procesu pomalu vyzkoušejte něco nového, začněte s malými typickými úkoly a pak zvyšujte rozsah.
Je však velmi důležité, abyste se v případě problému neobraceli na svého vedoucího jen s tím, že se vám nedaří nebo že nevíte, jak postupovat, ale abyste se zastavili a promysleli si, jaké další kroky podniknete, i když si nejste jistí.
Je to velmi cenné, i když navržená řešení nejsou ideální, protože tím ukazujete, že se snažíte, učíte se analyzovat a strategicky myslet a chcete se rozvíjet. To je skvělý trénink, který vám postupem času pomůže samostatně přijímat rozhodnutí a nést za ně odpovědnost.
Je také normální mít strach. Strach je naše základní emoce a je velmi důležitý. Ale tam, kde je náš strach, je obvykle i náš růst. Naučte se těšit nejen z výsledku, ale i z procesu svého růstu.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
Je z tvého pohledu pro začínající manažery důležité naučit se myslet dopředu a předvídat možné problémy? A dá se to vůbec naučit?
Ano, rozhodně. Schopnost myslet dopředu a předvídat možné problémy je pro budoucí manažery důležitá a užitečná. Pomáhá předejít krizovým situacím a efektivněji řídit rizika. Schopnost vyhodnotit potenciální hrozby umožňuje aktivně hledat řešení namísto reakcí na poslední chvíli.
To je v práci opravdu velmi důležitá dovednost. Je to jako airbag v autě. Myslím, že tato schopnost se také rozvíjí s pracovními zkušenostmi. Někdy se člověk učí na svých chybách a někdy na chybách druhých nebo na případech a zkušenostech jiných lidí, takže učení a kvalitní vzdělávání určitě pomůže.
Pravidelné plánování například pomáhá rozvíjet strategické myšlení. Kromě toho může vzdělávání v oblasti řízení rizik a týmové komunikace výrazně zvýšit schopnost předvídat potenciální problémy a přijímat správná rozhodnutí včas.
Jaké další vlastnosti by podle tebe měl mít každý projektový manažer?
Myslím si, že nemůžete srovnávat projekty z různých oblastí, protože proces a výsledek práce týmu se vždy liší. Každá oblast má svá specifika a od toho se odvíjí i konkrétní dovednosti, které musí projektový manažer mít.
Ale samozřejmě existují i společné základy práce projektového manažera bez ohledu na obor: odpovědnost, schopnost plánovat, předvídat rizika, organizovat týmovou práci a optimalizovat procesy ve firmě tak, aby to ovlivnilo efektivitu práce a obchodní výsledky.
Pro mě je projektový manažer trochu jako orchestr – musí být trochu právník, trochu finančník, marketér, psycholog, designér a tento seznam si můžete doplnit v závislosti na oblasti, ve které pracujete.
A základním pilířem práce projektového manažera jsou určitě komunikační dovednosti. Ty jsou klíčem ke spolupráci s různými lidmi.
Jak ty sama snášíš tlak na inovace a větší kreativitu v rámci projektů, když zároveň musíš hlídat dodržování termínů?
Vyvážit tlak na inovace a dodržování termínů může být složité, ale je důležité k tomu přistupovat strukturovaně. Projekty rozděluji na menší etapy, abych poskytla prostor pro kreativitu, aniž bych porušila termíny. Stanovením jasných cílů a priorit vytvářím příležitosti pro brainstorming a inovace, aniž bych obětovala termíny.
Podporuji také otevřenou komunikaci v rámci týmu, abychom mohli sdílet nápady a řešit případné problémy s předstihem. Inovace se často rodí díky spolupráci, proto je důležité, aby si toho byli všichni vědomi a byli motivováni.
Předtím jsi pracovala pro ukrajinský trh. Vnímáš nějaká specifika českého trhu? Co je pro něj typické?
Nemůžu říct, že by to byly velké rozdíly. Na obou trzích hraje klíčovou roli důvěra ve značku a kvalita reklamních materiálů, ale přístupy ke komunikaci a propagaci se mohou lišit.
Také si myslím, že ukrajinské publikum je náročnější. Shodou okolností se trh s kreativní reklamou v poslední době velmi rychle rozvíjí. Mezi kreativními agenturami, které bojují o značky, panuje velká konkurence. Proto je vidět spousta unikátních kreativních a zajímavých řešení a někdy jsou reklamní kampaně dost odvážné.
Jaké dovednosti by podle tebe měl junior manažer rozvíjet, aby mohl co nejrychleji stoupat na kariérním žebříčku?
Juniorní manažer by se měl zaměřit na rozvoj tvrdých i měkkých dovedností, aby mohl rychle stoupat po kariérním žebříčku. Pro efektivní zvládání více úkolů najednou jsou nezbytné dovednosti v oblasti řízení času a stanovení priorit. Klíčovou roli hrají také komunikační dovednosti a flexibilita, které vám pomohou efektivně komunikovat se členy týmu a zúčastněnými stranami.
Kromě toho je důležité rozvíjet schopnost řešit problémy a zachovat klid pod tlakem – to vás odliší od ostatních. Otevřenost k zpětné vazbě a neustálé hledání možností ke zlepšení sebe sama (prostřednictvím vzdělávání, mentorství nebo získání zkušeností) jsou také velmi důležité. Proaktivní přístup a schopnost přizpůsobit se novým výzvám jsou klíčem k rychlému postupu v kariéře na jakékoli manažerské pozici.
Co ti práce na pozici projektové manažerky dala a vzala? Ať už profesně, nebo lidsky.
Práce projektové manažerky mi dala hodně jak profesně, tak osobně. Z profesního hlediska zlepšila mé organizační schopnosti, naučila mě efektivně stanovovat priority a posílila mé komunikační dovednosti při řízení týmů. Podnítila mě také k tomu, abych se stala krizovým manažerem, tedy takovým řešitelem problémů, a rozvíjela strategické myšlení.
Ale neustálá potřeba dodržovat termíny a zvládat vysoká očekávání může vést ke stresu a dlouhé pracovní době, což ovlivňuje osobní čas a rovnováhu. Po lidské stránce mě práce naučila trpělivosti a odolnosti, ale také prověřila mou schopnost odpojit se od práce, protože často cítím velkou zodpovědnost za úspěch projektů.
Proto je důležité najít si koníček nebo aktivitu, která vám pomůže vypnout a relaxovat. Pro mě jsou to jóga, setkávání s přáteli, sledování filmů a seriálů a večerní procházky po práci.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
