Přibližně před 100 lety si psycholožka Bluma Zeigarnik všimla posedlosti našeho mozku naléhavými úkoly. Popsala efekt, který byl později pojmenován podle ní: lépe si pamatujeme to, co jsme ještě neudělali, než to, co jsme již dokončili.
Později vědci zjistili, že i pouhé zapisování úkolů zvyšuje naši efektivitu. To znamená, že i když úkol ještě není hotový, ale existuje konkrétní plán, práce na úkolu bude postupovat mnohem lépe.
Seznamy úkolů snižují úzkost, dávají nám plán činnosti a slouží jako důkaz toho, čeho jsme za den, týden nebo měsíc dosáhli. Aby však takové seznamy byly užitečné, je třeba vědět, jak je vytvářet.
Vybrali jsme 9 seznamů produktivity, které vám pomohou pokračovat v životě, místo aby vás přivedly do deprese a frustrace.
9 seznamů, které urovnají chaos v práci
i v životě
1. Seznam věcí, které se nemají dělat
Tato metoda je popsána v knize Donalda Rosse „Nedělejte to. Time management pro kreativní lidi“. Pomáhá vystihnout hlavní věci z pracovního plánu a pochopit, které úkoly jsou opravdu důležité a které můžete odložit.
Všechny úkoly by měly být rozděleny do tří seznamů: nesplněné úkoly, splněné úkoly a neúkoly.
Do prvního můžete přidat pouze tři položky. Zbytek úkolů skončí v seznamu úkolů. Po dokončení úkolu se příslušná položka přesune do seznamu úkolů, což vám poskytne příjemný pocit splnění. A na jeho místo můžete přesunout nový úkol.
Například musíte poslat měsíční zprávu, vyzvednout rodiče z vlaku a zaplatit za internet. To jsou naléhavé úkoly, které nelze odložit na jiný den a které je nutné dokončit dnes. V souladu s tím se dostanou na seznam úkolů. Zaplacení zbytku účtů za komunální služby, odpovědi na e-maily a dokončení zbytku pracovních úkolů nejsou pro dnešek prioritou, proto jdou na seznam úkolů. Pokud jste například již ráno zaplatili za internet, pak se tento úkol přesune na seznam splněných úkolů a vyřizování e-mailů se přesune ze seznamu úkolů, které nejsou k vyřízení.
Life hack: pokud máte rádi automatizaci, existuje samostatná aplikace pro iOS, která s touto metodou pracuje – ToDon't. V době vydání článku stojí 0,99 dolaru.
2. Seznam cílů na 90 dní
Někteří odborníci na osobní efektivitu se domnívají, že cíle by měly být stanoveny na tři měsíce, nikoli na rok, jak to dělá mnoho lidí. Tak budete mít větší šanci udržet si motivaci a dosáhnout svých cílů.
Sestavte si podrobný plán na příštích 90 dní – a tento seznam úkolů mějte po ruce, abyste nezapomněli, co je pro vás důležité, kam směřujete a čeho chcete dosáhnout.
3. Deník s odrážkami (Bullet Journal)
Tato technika je užitečná pro ty, kteří rádi vytvářejí seznamy úkolů ručně. Seznam, který běží, vám umožní vizuálně zobrazit všechny úkoly, plány a cíle, které jste si stanovili na týden, na jedné stránce plánovače. Tento systém je velmi flexibilní.
Jak vytvořit bullet journal:
- Rozdělte stránku na dva sloupce. V jednom budou dny v týdnu, ve druhém úkoly. Na průsečík úkolu a dne v týdnu, kdy má být splněn, nakreslete prázdný čtverec. Pokud je úkol splněn, měl by být čtverec vystínován.
- Pokud je úkol odložen, nakreslete do čtverce šipku a vytvořte nový čtverec v den, kdy má být úkol splněn.
- Pokud byl úkol odložen sám od sebe, označte jej křížkem.
- Pokud úkol nebyl splněn, vystínujte polovinu čtverce.
4. Seznam splněných úkolů
Obvykle si splněné úkoly jen odškrtneme a zapomeneme na ně. Můžete je však shromažďovat v samostatném seznamu. Tak uvidíte, kolik toho vlastně děláte, a budete motivováni k novým plánům.
Můžete si také vést seznam knih, které jste přečetli, filmů, které jste zhlédli, akcí, kterých jste se zúčastnili, zemí, do kterých jste cestovali, atd.
5. Pyramida produktivity Benjamina Franklina
Ve svých 20 letech si budoucí americký prezident vytvořil systém řízení času, který používal po celý život. Jeho současníci mu říkali Franklinova pyramida.
Základem pyramidy jsou životní hodnoty. Jsou to morální zásady pro řešení jakéhokoli problému, které Franklin nazývá ctnostmi. Pro sebe jich určil 13: střídmost, mlčenlivost, láska k pořádku, rozhodnost, šetrnost, pracovitost, upřímnost, spravedlnost, umírněnost, pořádkumilovnost, klid, cudnost a mírnost.
Další úrovní Franklinovy pyramidy je globální cíl. Je založen na životních principech a odpovídá na otázku: „Čeho chci dosáhnout do věku X let?“. Například založit vlastní startup.
Franklin vždy dodržoval určitý postup a zapisoval si doslova každý krok. Proto se jeho pyramida dále jeho pyramida obsahuje:
- hlavní plán – návod krok za krokem, jak dosáhnout globálního cíle;
- dlouhodobý plán – cíle na příštích 3–5 let;
- krátkodobý plán – úkoly na příští rok a měsíc;
- týdenní a denní plánování.
Všechny kroky pyramidy jsou uspořádány postupně – každý následující krok navazuje na předchozí. Franklinova metoda není typickým seznamem produktivity, ale spíše obecnou vizí vašeho života, ovšem s maximálními detaily.
6. Seznam termínů
Když si zapisujeme cíle nebo úkoly, obvykle si stanovujeme termíny. Můžete si ale také vytvořit seznam všech věcí, které mají termíny, v chronologickém pořadí. Snadněji tak budete předem vědět, které úkoly se blíží k termínu, na nic nezapomenete a správně si rozdělíte pracovní zátěž.
Tento seznam je užitečný především pro ty, kteří si vedou zápisníky a deníky na papíře. Samozřejmě těm, kdo používají elektronické plánovače, kalendář připomene všechny důležité věci. Stále je však pohodlnější vidět kompletní seznam nadcházejících termínů úkolů nejen den po dni, ale i trochu s předstihem.
7. Seznam věcí, které vás činí šťastnými
Pomáhají také obnovovat sílu a zvládat stres. Tento seznam můžete využít k péči o své duševní zdraví v těžkých chvílích. Může zahrnovat sport, relaxaci, masáže, meditaci, chutné jídlo, knihy a televizní pořady, tvůrčí psaní, lázeňské procedury a cokoli dalšího, co vám skutečně udělá radost.
Seznam mějte po ruce a v náročných dnech si snadno vyberte činnost, která vám pomůže uvolnit se a cítit se lépe.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
8. Metoda Tima Ferrisse
Metoda plánování gurua produktivity Timothy Ferrise je ideální pro ty, pro které je obtížné dodržovat přísný rozvrh a seznamy úkolů.
Rozvrhněte si den tak, abyste 20 % času věnovali nejtěžším a nejdůležitějším úkolům. Zbytek nechte běžet samospádem. Pokud například potřebujete uspořádat obchodní schůzku, musíte si vybrat den, čas, délku trvání – a striktně se držet plánu. Zbytek dne můžete věnovat jakékoli běžné práci.
Jeho metoda stojí na dvou pilířích:
- Paretovo pravidlo: 20 % úsilí přináší 80 % výsledku a zbývajících 80 % úsilí přináší pouze 20 % výsledku. To znamená, že se musíte soustředit na činnosti, které jsou skutečně důležité.
- Parkinsonův zákon: práce zaplní veškerý čas, který je jí věnován. To znamená, že byste si měli na úkol vyčlenit přesně tolik času, kolik je skutečně potřeba k jeho dokončení.
Abyste byli produktivnější, nemusíte prodlužovat pracovní dobu. Naopak, zkraťte ji a zaměřte se jen na to, co je opravdu důležité. A zbytek pak odsuňte stranou nebo delegujte.
Ferrissův přístup je založen na technice plánování 1-3-5. Její podstata je jednoduchá: do seznamu úkolů je zařazen jeden důležitý úkol, tři středně důležité úkoly a pět malých úkolů. To je celkem devět. Ty jsou a priori rozděleny podle naléhavosti, což pomáhá zbavit se pocitu shonu.
9. Flexibilní plánování Stephena Geise
Blogger a autor knihy MINI zvyky – MAXI výsledky Stephen Geis radí, abyste si vytvořili vlastní pravidla. Jeho přístup k plánování kombinuje jednoduchost, svobodu, produktivitu a flexibilitu. Skládá se ze dvou částí: velkého měsíčního kalendáře a popisovací tabulky.
Pomocí kalendáře sledujte svůj pokrok ve svých návycích. Například chcete každý den přečíst 10 stránek knihy a meditovat. Jakmile se vám to podaří, zaškrtněte si v kalendáři políčka. Bude tak snazší sledovat váš pokrok a motivovat se k dalšímu pokračování.
Vedle něj si na tabuli napište ostatní úkoly a zaznamenejte požadované návyky: od jednorázových úkolů až po opakující se úkoly. Geis navrhuje rozdělit je do čtyř kategorií.
- Často se opakující úkoly. Užitečné věci, které by se měly dělat často, ale ne nutně každý den. Například: jít si zasportovat, odpovědět na e-maily.
- Úkoly, které je třeba udělat. Jednorázové úkoly, které je třeba dokončit během dne. Například: poslat balík, někomu zavolat. Úkoly s konkrétním časem, jako jsou schůzky a návštěvy u lékaře, Geis nezařazuje, ale zaznamenává je do kalendáře v telefonu.
- V nejbližší době. Věci, které je třeba udělat v příštím měsíci a které nevyžadují okamžitou pozornost. Například: aktualizace designu webových stránek, pořízení pasu.
- Úkoly na někdy v budoucnu. Něco, co chcete udělat do 5 let. Například navštívit nějakou zemi.
Váš seznam úkolů může vypadat takto:
Co vám Geis radí dělat každý den kromě naléhavých úkolů naplánovaných na dnešek?
- Dva nebo tři minizvyky. Měly by být jednoduché. Pak je nebudete odkládat ani když budete unavení nebo budete mít málo času.
- Dvě položky ze seznamu opakujících se úkolů – sloupec „často“. Například jděte si zasportovat. Kromě nich nebo místo nich můžete v daný den pracovat na věcech ze seznamu „Brzy“ a „Někdy“. Tento přístup zohledňuje vaše hlavní cíle, ale dává vám svobodu měnit plány.
- Jednorázové úkoly jsou povinné, pokud je máte, například vyzvednutí kabátu z čistírny.
- Zhodnocení sebe samého na konci dne.
V kterýkoli den můžete na tabuli přeskakovat. Geis tomu říká „léčit se“, protože nemůžete být každý den stejně produktivní.
Tři obecné life hacky pro seznamy úkolů
Více informací
Jaký je účel úkolu? Jaké konkrétní kroky musíte učinit, abyste jej úspěšně dokončili?
Pokud váš seznam úkolů není jasný a srozumitelný, ale skládá se z chaotických poznámek, pravděpodobně nebudete schopni stanovit priority úkolů – a nakonec neuděláte nic.
Reálné termíny
Abyste mohli sestavit reálný plán na celý den, musíte odhadnout, jak dlouho bude trvat dokončení jednotlivých úkolů. Měli byste také vzít v úvahu rozptýlení a počítat s časem na přestávky.
Pokud je pro vás obtížné jasně definovat časový rámec, který potřebujete pro svou práci, zkuste si zaznamenat časové intervaly pro jednotlivé úkoly alespoň na několik dní. Možná není problém v tom, že byste nebyli dostatečně výkonní, ale v tom, že se necítíte na čas. V průběhu práce se vám může zdát, že jde o rychlou záležitost, ale na konci týdne zjistíte, že jste nad ní strávili půl dne.
Rozdělte si velké úkoly do malých kroků
Velkých projektů se často bojíme a donekonečna je odkládáme. Nejlepším způsobem, jak to překonat, je rozdělit si je do menších bloků, které se snáze zvládnou. Úkol „napsat strategii“ zní skličujícím způsobem, zatímco „nastínit klíčové ukazatele výkonnosti“ je příjemnější, a proto je pravděpodobnější, že ho dokončíme.
