Podle průzkumu společnosti Gallup zaměstnanci, kteří pravidelně osobně komunikují se svými manažery, jsou třikrát více zapojeni do práce. Pravidelné osobní schůzky umožňují manažerům sledovat produktivitu a morálku týmu a udržovat jeho motivaci. Tento nástroj se ukázal jako účinný pro firmy, ale co může udělat pro zaměstnance?
Proč byste měli během individuálních schůzek převzít iniciativu, o čem byste měli mluvit se svým manažerem a o čem s personálním oddělením? Polina Stolyazh, Deputy Head of HR ve společnosti QArea, ve svém sloupku pro Laba vysvětluje, jak využít čas strávený o samotě s manažerem a s personálním oddělením ve svůj prospěch.
Proč jsou důležité individuální schůzky
Studie Harvard Business Review analyzovala trendy ve firmách, kde manažeři tráví s každým ze svých zaměstnanců 30 minut každé tři týdny. Zjistila, že členové těchto týmů mají o 67 % nižší pravděpodobnost, že se budou v práci cítit odcizeni.
Individuální schůzky (one-to-one) – regulární schůzky mezi zaměstnancem a manažerem nebo personálním oddělením, na nichž se probírají problémy, které nelze řešit na skupinových schůzkách – se v mnoha firmách staly běžnou záležitostí. Při správné struktuře řeší problémy jak manažera, tak zaměstnance.
Individuální schůzky (one-to-one) jsou užitečné pro:
- budování důvěry a komunikace
- diskutování o problémech, které ovlivňují výkonnost týmu.
- synchronizaci cílů zaměstnance s cíli týmu a společnosti.
Ale když kolegové nechápou význam tohoto nástroje, individuální schůzky se v nejlepším případě změní v povídání o počasí. A v horším případě se z nich stane povinnost, která je pro všechny zúčastněné nepříjemná a zatěžující.
Individuální schůzka je dialog, nikoli monolog
Komunikace je obousměrná, a to tím spíše, když jde o schůzky 1 : 1. Jak manažeři, tak zaměstnanci musí být opatrní, když vyjadřují své názory a když druhá strana dělá totéž. Jejich role v komunikačním procesu se však liší.
Je lákavé si myslet, že individuální schůzky jsou výsadou manažerů nebo personálního oddělení, protože ti iniciují většinu schůzek 1 : 1. Ve skutečnosti role manažera je především v tom, že rozhovor usnadňuje a poslouchá. Americký podnikatel a investor Ben Horowitz dokonce přišel se zlatým pravidlem pro úspěšné schůzky, které nazval 90 : 10. Podle něj by manažeři měli 90 % času poslouchat a jen 10 % mluvit.
Úkolem manažera při takovém rozhovoru je facilitace. Tuto odpovědnost lze rozdělit na jednotlivé složky:
#1. Nastavení směru. Během individuální schůzky by měl manažer řídit konverzaci tím, že stanoví cíle schůzky, vytvoří program a udržuje konverzaci na správné cestě. Přestože se od manažera očekává, že vytvoří určitou strukturu rozhovoru, měl by pružně reagovat na potřeby zaměstnance.
#2. Vytvoření bezbariérové atmosféry. Různé studie ukazují, že členové týmu se při komunikaci s vedením málokdy odváží být otevření. Hlavním důvodem je strach z trestu a ponížení. Úkolem manažera je vytvořit prostor otevřený upřímnosti.
#3. Poskytování podpory a poradenství. Manažer nejen zadává úkoly, ale také podporuje tým. A nejjednodušší způsob, jak zjistit, kde je potřeba pomoci, je vyslechnout podřízeného, společně identifikovat bolestivé body a přemýšlet, jak s nimi pracovat.
Abyste pochopili, o čem můžete mluvit se svým manažerem nebo personálním oddělením, nejprve si definujme rozdíly v cílech a obsahu těchto rozhovorů.
1 : 1 s manažerem a personálním oddělením: jaký je mezi nimi rozdíl?
- Individuální schůzky s manažerem jsou zaměřeny na vyjasnění pracovních otázek, rozhovor o dalších krocích v kariéře a sledování morálky zaměstnance. Je důležité neplést si tento formát s hodnocením výkonu, i když mohou mít podobnosti. Za tímto účelem se zaměřte na cíle. Hodnocení výkonnosti existuje proto, aby poskytlo hodnocení výkonu, zatímco setkání 1 : 1 jsou určena k vytvoření užšího vztahu, zaměřují se na budování týmu a probíhají v neformálnější atmosféře.
- Individuální schůzky s personálním oddělením jsou zase zaměřeny na udržení fyzického a psychického zdraví. Nebudou se zaměřovat na to, jak nejlépe realizovat projekt z technického hlediska, ani na konkrétní datum, kdy budete povýšeni, ale spíše na vaši celkovou pohodu a rozvoj.
Chcete se dostat na profesionální konferenci na náklady společnosti? To je na rozhovor s personálním oddělením. Chcete vědět, které konference se zúčastnit? Zeptejte se svého manažera. Pokud máte konfliktní situaci, která zasahuje do vaší práce, proberte ji nejprve se svým manažerem, a pokud vám nemůže pomoci, budete se muset obrátit na personální oddělení.
Kromě toho můžete v rámci schůzky 1 : 1 s personálním oddělením vznést všechny otázky, které nemůžete nebo nechcete projednat se svým manažerem. Například pokud jste svého manažera opakovaně žádali o převedení na jiný projekt, ale ignoroval to, měli byste se obrátit na HR.
7 otázek, které můžete položit manažerovi během individuální schůzky
Chcete-li co nejlépe využít čas strávený o samotě se svým manažerem, zamyslete se nad tím, co vás právě teď trápí, a vzpomeňte si, na co jste se zaměřili v uplynulém měsíci.
Mohou to být ambice a sny o růstu – nebo určité překážky ve vaší práci či problematická místa, která byste rádi odstranili.
1. Jak hodnotíte kvalitu mé práce: nadprůměrně, nebo podprůměrně?
Je to slušný způsob, jak získat obecnou zpětnou vazbu na svou práci, aniž byste se dočkali kritiky nebo pochvaly.
2. Jaké jsou priority společnosti/našeho oddělení pro příští měsíc a jaké jsou mé osobní priority?
Tato otázka vám pomůže lépe pochopit společné cíle a to, co se od vás osobně očekává. Pokud tyto informace vezmete v úvahu při své další práci, budou se vám později hodit při hodnocení vašeho výkonu a přehodnocování odměňování.
3. Jaké jsou možnosti mého kariérního růstu a za jakých podmínek mohu být povýšen?
Odpověď na tuto otázku vám pomůže zjistit, jak váš manažer hodnotí váš potenciál a jaké možnosti růstu ve firmě vidí.
4. Jaké jsou mé silné stránky?
Podle analýzy společnosti Indeed, která provedla průzkum mezi 2 500 zaměstnanci ve Velké Británii, trpí syndromem podvodníka 3 z 5 zaměstnanců. Pokud si myslíte, že byste mohli být jedním z těchto tří, neváhejte požádat svého manažera o pozitivní zpětnou vazbu. Uvidíte tak, že vypadáte jako lepší profesionál, než jste zvyklí si o sobě myslet.
5. Je něco, co bych mohl*a dělat lépe?
Touto otázkou manažerovi ukážete, že jste zapojeni do týmové práce a máte vysokou motivaci. Zároveň se však připravte na to, že uslyšíte nepříjemnou zpětnou vazbu.
Poté, co dostanete odpověď, se můžete zeptat, jak můžete posílit své Achillovy paty – manažer už podobnou cestou prošel a bude vám schopen dobře poradit.
6. Jak mohu věnovat více času ___ a zkrátit čas strávený ___?
Všichni máme své oblíbené i neoblíbené části práce a schůzky 1 : 1 mají za úkol udržet motivaci týmů. Nebojte se svěřit svému manažerovi nejen s tím, co vás baví, ale také s tím, co vás nudí nebo frustruje.
V reakci na to vám váš manažer poradí, jak automatizovat, optimalizovat nebo se zbavit nepříjemných úkolů. Také vám řekne, za jakých podmínek se můžete více věnovat tomu, co vás baví.
7. Kdybych mohl*a do další schůzky zlepšit jednu dovednost, co by to bylo?
Odpověď na tuto otázku vám pomůže pochopit, jaká jsou očekávání vašeho manažera. Poté, co uslyšíte odpověď, se nezapomeňte zeptat, jak by vám manažer poradil proklestit si cestu k novým kompetencím.
6 otázek, které byste měli položit personálnímu oddělení během 1 : 1
Celkově můžete s personálním oddělením probrat vše, o čem si netroufáte mluvit se svým manažerem, a také vše, co se týká přínosu společnosti pro váš profesní rozvoj.
1. Jaké kariérní možnosti se nabízejí v rámci mé pozice ve společnosti?
Tato otázka se netýká povýšení, ke kterému dojde zítra. Spíše vám poskytne obecnou představu o trajektoriích růstu, které si můžete ve společnosti zvolit.
Je dobré tuto otázku položit ve fázi, kdy teprve přemýšlíte o dalším postupu, ale ještě nevíte, kam se vydat. Pro personální oddělení bude tato otázka také znamením, že máte ambice, což je dobře, protože o vašem povýšení nebo přechodu na jinou pozici nebude rozhodovat pouze váš přímý manažer.
2. Od koho ve firmě se mohu nejvíce naučit? Ke komu vzhlížíte?
Je to dobrá otázka, kterou si můžete položit, abyste prokázali svou motivaci k růstu. Je také užitečná, pokud hledáte mentora nebo kouče, který by vám pomohl urychlit váš rozvoj.
3. Jaké možnosti mentoringu mám k dispozici?
Tato otázka je podobná té předchozí, ale není duplicitní, protože se netýká jen mentorů ve vašem současném týmu. Dobrý personalista vám možná nenabídne možnosti mentoringu hned, ale vezme žádost „tužkou“ a bude hledat možnosti, jak získat mentora ve vašem oboru. Buďte připraveni na otázku: „V jaké oblasti potřebujete mentora?“ a předem si připravte odpověď.
4. Jaké velké změny nastanou v příštích šesti měsících a jak mohou ovlivnit mou práci?
Položením této otázky prokážete strategický přístup, loajalitu a ochotu projít s firmou obdobím transformace. Budete také lépe připraveni a budete dosahovat lepších výsledků při zavádění změn.
5. Jak mohu ovlivnit ___?
Pokud se potýkáte s problémy nebo vidíte nedokonalosti v procesech, bude vám tato formulace užitečná. V reakci na ni vám personální oddělení bude moci poskytnout seznam kroků, které je třeba podniknout, nebo navrhnout jiné způsoby řešení problému.
6. Jaké jsou možnosti interního přesunu nebo změny role ve společnosti, pokud chci zkusit něco nového ve své kariéře?
Tuto otázku je dobré položit v situacích, kdy máte pocit, že jste se ve své současné roli „zasekli“. Tuto otázku je také dobré položit, když se cítíte přetížení, demotivovaní, vyhořelí nebo jednoduše unavení.
