Senior Project Manager ve společnosti Kyndryl Robin Beránek působil dříve také jako Team Leader a Project Manager ve společnosti IBM. Po odštěpení Kyndrylu od IBM se věnuje řízení rozsáhlých a různorodých IT projektů. V rozhovoru přínáší zajímavé poznatky z oblasti projektového managementu nejen pro začátečníky a zájemce o práci v tomto oboru.
Pokud ale chcete rozjet novou kariéru jako project manager, vše podstatné si na vlastní kůži vyzkoušíte pod Robinovým vedením na našem kurzu Projektový management v praxi.
Robine, jaké jsou podle Vás nejefektivnější způsoby vedení týmu a jaký vliv může mít dobré vedení týmu na úspěšnost projektu?
Já osobně preferuji tzv. Servant Leadership (dále jen SL), kdy stavím svůj tým na první místo spolu se zákazníkem. Cílem SL není upřednostnit klienta za každou cenu, na úkor svého týmu, svých lidí. Oba aspekty se snažím udržet v rovnováze, protože bez klienta by nebylo potřeba mých lidí, ale zároveň bych bez svých lidí nebyl schopný dodávat klientovi požadovaný servis.
Využívám také přidružené praktiky Pull instead of Push. Tato metoda by se dala parafrázovat na příkladu:
- PULL: „Potřebujeme projekt dokončit v pátek, jak ti můžu pomoci, aby to bylo zrealizováno?“
- PUSH: „Tady máš zadání, termín je příští pátek. Je mi jedno, jak to uděláš, ale dej mi vědět, jakmile to bude.“
Kvalitní styl vedení týmů má velký vliv na úspěšnost každého projektu. Pro mě je nejefektivnější kombinovat přímočarost s otevřeností a upřímností.
Jaké faktory je třeba zvážit při plánování projektu a jak může dobrý plán pomoci při překonávání překážek?
Je třeba zvážit hned několik faktorů:
- Časovou náročnost – Jak časově náročná je každá aktivita?
- Obtížnost/komplexitu – Jak je složitá daná problematika?
- Reálnost – Je reálné propojit všechny 3 klíčové aspekty projektu: čas, kvalitu a finance?
- Dostupnost lidských zdrojů/týmu – Je momentálně dostupných dost specialistů?
Každý project manager by měl přistupovat k projektovému plánu zodpovědně, tudíž by měl využívat nějakých best practices. Na základě těchto informací by měl být schopen mít hrubý plán. Aby byl projekt pod kontrolou a nerozhodila ho každá malá deviace, je nutné plánovat tzv. projektové rezervy, jak časové, tak i finanční. Ke každému plánu A by měl existovat alespoň plán B a v nejhorším případě i C.
Některým překážkám lze předejít díky kvalitnímu risk managementu, který definuje předem předchystané scénáře pro situace, které by mohly nastat.
Co jsou největší výzvy, se kterými se setkávají manažeři projektů a jak jim mohou čelit?
Jako úskalí vnímám:
- Časový pres
- Náhlou změnu v projektu
Všechny tyto situace lze ale řešit, pokud má PM:
- Tým, na který se může spolehnout
- Perfektně nastavený vztah a komunikaci s klientem – zde by měla vystupovat asertivita a profesionální chování
Máte osvědčené postupy pro řešení konfliktů v týmu? Může mít řešení konfliktů vliv na úspěšnost projektu?
Pro řešení konfliktů v týmu je nejdůležitější komunikace a vzájemná důvěra. V takových situacích PM nesmí chodit kolem horké kaše a musí okamžitě zasáhnout, jednat. Pro mě osobně funguje následující scénář:
1. Vyslechnu si obě strany
2. Každé straně zvlášť vysvětlím důležitost:
- Vzájemné spolupráce
- Vysvětlím také, že osobní spory musí jít stranou, protože jsme profesionálové a klient nám věří
3. Většinou pak mluvím s oběma stranami zároveň mezi šesti očima, kde se snažím dosáhnout smíru, sebereflexe a návratu zpět pevnýma nohama na zem
Konflikt v rámci projektového týmu či týmu obecně může mít za následek narušení kolektivního ducha a afektovat ostatní kolegy, což může vést například ke zpoždění termínů – tudíž negativní dopad na čas a finance.
Která kritéria by měla být použita pro hodnocení úspěšnosti projektu a jak může být projektový management využit pro zlepšení výsledků v budoucnosti?
Hodnocení úspěšnosti projektu je závislé na několika aspektech. Každý PM musí brát v potaz kvalitu, čas a finance. V některých situacích je potřeba najít kompromis mezi těmito hodnotami.
Projektový management definuje hned několik metod, které by měly dohromady podpořit princip Learn from experience. Používáním zmíněného principu lze předejít chybám, překážkám, které již řešili v minulosti, nebo které dokonce řešil jiný project manager. Tyto případy by měly být zaznamenávány a sdíleny mezi všemi členy týmu projektových manažerů.
Jaké jsou nejlepší způsoby motivace týmu a jak se může motivace týmu projevit na kvalitě projektu?
Osobně se snažím vždy začít přirozenými nástroji motivace. Snažím se předat svou osobní motivaci dál. Obnáší to na prvním místě osobní profesní růst – každý projekt, každá extra aktivita mě může posunout dál v mé kariéře, ke vztahu ke klientovi, mé viditelnosti – míněno v rámci společnosti, ale i externě.
V některých, zvláště krizových, situacích lze využít i méně přirozených motivačních faktorů. Finance (příplatky za přesčasy), čas (extra volno), ale i hmotné prostředky (musíme na projektu pracovat neplánovaně i v noci kvůli nečekané situaci – pizza pro všechny!).
Motivace je velice ošemetné téma a musí se k ní přistupovat s rozumem a nadsázkou. Stěžejním aspektem je také to, že každý člen týmu je unikátní a může mít jiný pohled a hodnoty motivace než vy. PM tudíž musí znát svůj tým a vědět, kdo na co „slyší“.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
Můžeme nějak identifikovat a řídit rizika a jaký vliv mohou mít rizika na úspěšnost projektu?
Risky mohou být identifikovány více způsoby:
- Užitím principu Learn from experience
- Důkladným brainstormingem na začátku projektu, kde PM s pomocí specialistů odhalí možná rizika
Během prvotního risk managementu by měly být definovány risky a k nim navazující risk responses, mitigation plan. Ty mají za cíl nadefinovat postupy pro řešení případných problémů a snížit tak dopad na projekt a na klienta.
Každé riziko, jak z označení vyplývá, může ohrozit všechny aspekty projektu.
Jak lze zajistit kvalitu projektu a jak to může ovlivnit jeho úspěšnost?
Kvalita projektu by měla mít nadefinovaná v úvodní fázi projektu. Hodnotící kritéria kvality projektu musí vzájemně odsouhlasit PM i klient.
Kvalita je klíčovým aspektem úspěšného projektu. Lze afektovat čas (zkrátit termín dodání), ale bude to mít za následek snížení kvality nebo zvýšení nákladů pro udržení právě požadované kvality.
Jakým způsobem mohou být řešeny stresové situace v průběhu projektu a jaký vliv může mít stres na úspěšnost projektu?
PM by měl stres perfektně zvládat a umět s ním také pracovat. Stres je většinou způsoben tlakem. Tlak vzniká zejména při nestandardních scénářích. PM by měl tlak a jeho dopad korigovat a usměrňovat.
Stres má většinou negativní dopad na projekt a může způsobit velké komplikace.
Můžeme nějak využít předchozí zkušenosti pro zlepšení budoucího projektového managementu?
V project managementu se hodně využívá principu Learn from experience. Používáním zmíněného principu lze předejít chybám, překážkám, které již řešili v minulosti, nebo které dokonce řešil jiný project manager. Tyto případy by měly být zaznamenávány a sdíleny mezi všemi členy týmu projektových manažerů, ale i v technických týmech.
Máte osvědčené způsoby komunikace s klienty?
Vztah a obecně komunikace s klienty je klíčový aspekt fungování project managera. Já upřednostňuji upřímnost, otevřenost, vstřícnost a přímočarost – jdu přímo k problému, nikdy nechodím kolem horké kaše.
Některé situace mohou být náročné, možná i nepříjemné. Například komunikování skutečností, ze kterých nebude mít klient radost. Zde musí PM tasit svůj štít – asertivitu. Každou situaci musíte zvládnout s grácií a ledovým klidem.
Kdy můžeme využít technologie pro zlepšení projektového managementu a jaké jsou nejlepší nástroje pro správu projektů?
Technologie obecně nám v dnešní době ulehčují život. Vezměme IoT, Internet of Things, díky kterému se vám doma automaticky rozsvítí světla na požadovaný odstín, když zrovna vstáváte; pustí se vaše oblíbená hudba a dokonce se vám hodinu před tím, než přijdete z práce, automaticky zapne pračka. Není to fascinující?
Já jsem člověk, který preferuje využívání technologií. Usnadňují totiž i můj pracovní den; od sdílených kalendářů přes automatizaci, která některé manuální úkony vyřeší za vás, po efektivní a vizualizované řízení projektů.
Myslím si, že nejlepší nástroj pro řízení projektů nelze generalizovat na celou populaci projektových manažerů. Jak má každý svůj individuální styl řízení projektů a lidí, tak má i každý PM své osvědčené nástroje jak pracovat efektivně a úspěšně.
Jednou z věcí, která funguje pro všechny mé projekty, je KANBAN board – vizualizovaná tabule, kde vidím, co mi zbývá udělat, co se právě děje a co jsme již dokončili. Při řízení komplexnějších projektů samozřejmě využívám pokročilejšího softwaru jako například ProjectLibre nebo Microsoft Project.
Co vám pomáhá zajistit dodržování termínů při práci na projektech?
Termíny by měly být dodrženy na základě kvalitního projektového plánu; efektivní komunikace, jak interní, tak i zákaznické, a obecně nastavení management systému.
Jakým způsobem mohou být zajištěny adekvátní zdroje pro realizaci projektu a jaký vliv může mít nedostatek zdrojů na úspěšnost projektu?
Téma adekvátních zdrojů rozdělím na dva:
Lidské zdroje – Je velice důležité mít správné lidi ve správný čas na správném místě. Výběr/přiřazení lidských zdrojů většinou zajišťuje management daného týmu – na základě požadavku od PM by měl alokovat vhodné lidské zdroje.
Finanční zdroje – K rozpočtu se musí přistupovat stejně zodpovědně jako k času, protože se navzájem ovlivňují. Rozpočet by se měl plánovat a řídit predikativně a pragmaticky, je totiž klíčovým aspektem hodnocení úspěšnosti projektu. Neopatrná manipulace s rozpočtem může mít za následek nedodržení kvality, času nebo rozsahu a opačně.
Nedostatek zdrojů z obou kategorií pak může mít fatální následky na progress celého projektu.
