Zajištění správného vedení účetnictví je pro každou firmu zásadní úkol a zákonná povinnost. Interní účtárna se však menším firmám nemusí vyplatit a dnes už navíc není jediným možným řešením.
Co můžete dělat, když nemáte dost velkou firmu, abyste plně využili kapacitu vlastní účtárny, ale práce účetní je pro vás přesto nepostradatelná? Případně ještě ani nemáte firmu, potřebujete klid na práci na volné noze, ale daňové povinnosti vám přerůstají přes hlavu?
Stále častěji se setkáváme s outsourcingem v oblasti účetnictví. Výraz outsourcing vznikl z anglického sousloví outside resource using (využívání vnějších zdrojů) a spočívá v delegování určitých činností externím společnostem nebo freelancerům*kám.
Outsourcing snižuje firmě náklady, zvyšuje efektivitu a umožňuje přístup ke specializovaným dovednostem. Výsledkem je zlepšení kvality služeb, protože firma se může více soustředit na svoji primární činnost.
Jedná se o oblíbený způsob, který postupně proniká do různých oborů. Pojďme se zblízka podívat na účetní outsourcing. Ponoříme se do světa účetního outsourcingu a prozkoumáme, proč by neměl zůstat stranou vašeho zájmu. Proč byste měli raději přenechat zpracování účetnictví někomu jinému?
Přenesení starostí s účetnictvím na externí účetní firmu přináší několik výhod:
1. Efektivita a snížení nákladů
Outsourcing vám umožní snížení nákladů tím, že eliminuje potřebu zaměstnávat účetní a mít vlastní účetní oddělení.
Společnosti, které poskytují externí účetní služby, často nabízejí více tarifů, které se přizpůsobí potřebám a rozpočtu vaší firmy. Delegování tak vede k výrazným úsporám nákladů na platy a kancelářské prostory.
Práce externí účetní probíhá online, nemusíte nikam chodit a doklady a formuláře máte stále k dispozici v elektronické podobě.
2. Přístup k odborným znalostem
Dalším nákladem, který by v případě vlastní účtárny zatěžoval vaši firmu, je vzdělávání.
V oboru účetnictví jsou nezbytná pravidelná školení o legislativních změnách, protože účetní musí mít neustále přehled.
V zákonech je složité se vyznat a online účetní se tak mnohdy vyplatí už OSVČ podnikajícím osobám, i když ještě nemají vlastní firmu. Delegování účetnictví jim přinese jistotu správně zpracovaných daňových záležitostí a ušetření nákladů za účetní poradenství.
3. Úspora času a zaměření pozornosti na vaše podnikání
Outsourcing účetnictví umožňuje majitelům*kám malých firem i podnikatelům*kám na volné noze soustředit se na to, co umí nejlépe – rozvíjení a růst svého podnikání.
Osvobození od účetních povinností, či starosti o vlastní účetní oddělení znamená více času a energie na inovace, strategické plánování a budování vztahů se zákazníky.
Jak probíhá spolupráce?
Samozřejmě i účetní outsourcing na vás klade jisté požadavky. Úspěšná spolupráce s externí účetní firmou je založena na pravidelné oboustranné komunikaci a bezproblémové výměně informací. Postup obvykle vypadá následovně:
1. Nahrávání dokladů do cloudu
Spolupráce začíná „předáním“, tedy v online prostoru nahráním, potřebných dokladů a faktur do vaší složky v cloudu. Obě strany tak mají zajištěn snadný přístup k dokumentům.
Vystavené faktury posíláte nejčastěji ve formátu XML a PDF, případně si je účetní firma stahuje přímo z aplikace, jakou je třeba Fakturoid.
2. Stahování výpisů z bank a platebních terminálů
Dalším krokem je získání výpisů z bank a platebních terminálů. Tento proces může být automatizovaný tak, že účetní firma stahuje výpisy přímo, nebo můžete tyto výpisy opět nahrávat do předem určené složky v cloudu.
3. Ukládání zpracovaných daňových přiznání
Daňová přiznání jsou po zpracování ukládány zpět do vaší složky na cloudu. Díky tomu máte zajištěn přístup k vašim finančním dokumentům kdykoliv a odkudkoliv.
4. Komunikace prostřednictvím datové schránky
Klientela většinou poskytuje účetní firmě přístupy k datové schránce. Sdílení přístupů usnadňuje oficiální komunikaci a zasílání dokumentů státním institucím a značně zjednodušuje a zrychluje práci účetní firmy.
Výsledkem je skutečný „klid na práci“, protože klient*ka ví, že vše potřebné je zařízeno včas a legislativně správně. Bohaté zkušenosti s outsourcingem účetnictví má Kateřina Sanetrníková a její firma SANETO spol. s r.o.
Sama zdůrazňuje, že „náš tým je tu pro vás a rádi uděláme tu byrokracii za vás, nás to baví, rádi vás zbavíme všeho, co vás prudí a otravuje. Tady platí přímá úměra – čím více přístupů nám povolíte, tím větší od nás máte klid.“
Práce online účetní ji baví, ale občas se setkává s problémy ze strany klientů*tek. Svoje rady sepsala do článku Jak efektivně spolupracovat s účetní? Inspirovali jsme se a shrnuli jsme pro vás základní body:
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem Instagramu.
Pojďte se připojit!
Kdy spolupráce nefunguje?
Přestože jsou pravidla ze strany účetních firem dobře a pečlivě nastavena, mohou nastat případy, kdy spolupráce drhne. Nejčastěji jsou jimi tři níže zmíněné jevy.
- Nedodání podkladů v čas nebo jejich neúplnost může způsobit zpoždění ve zpracování a problémy s termíny.
- Přehnaná kontrola ze strany klienta*ky a pocit, že účetní firma je pro jejich firmu nutné zlo, může vést k napětí a neefektivní spolupráci.
- Nedocenění práce externí účetní firmy a názor, že služby jsou příliš drahé, vede k neshodám a možnému ukončení spolupráce.
Pokud máte nepřekonatelný problém s důvěrou, nutkavou potřebu všechno kontrolovat, nebo je pro vás z jiného důvodu obtížné plnit podmínky, které delegování čehokoliv vyžaduje, smiřte se raději s vlastní účetní ve firemní kanceláři.
Jestli jste někde na půl cesty, mohou vám například s přístupy k datové schránce pomoci účetní aplikace, zmíněné v článku Znáte užitečné aplikace pro finanční management?
Soustřeďte se na podnikání
Hledáte cesty, jak zefektivnit práci a více se soustředit na klíčové podnikatelské aktivity? Jedním z rozhodnutí, které vám pomohou dosáhnout těchto cílů, je outsourcing účetnictví.
V dnešní době nemusíte zaměstnávat ve firmě vlastní účetní. Můžete si celý proces zjednodušit a najít si účetní online. Sdílení informací prostřednictvím cloudu umožňuje komunikaci na dálku. Nemusíte se s nikým potkávat osobně a máte tak možnost spolupracovat s experty*kami na účetnictví, ať žijí kdekoliv.
Někdo může mít obavy z předání tak důležité činnosti do rukou externí společnosti, nicméně přínosy, které outsourcing účetnictví přináší jsou nezanedbatelné. Přesun povinností na externí společnost nabízí celou řadu výhod od snížení nákladů, úspory času a získání přístupu k odborným znalostem přes zlepšení efektivity až po možnost soustředit se na hlavní podnikání. Představte si účetnictví bez starostí.
Klíčem k úspěšné spolupráci je samozřejmě vzájemná důvěra, respekt a ochota přizpůsobit se procesům, které zajišťují efektivitu a bezpečnost. Outsourcing účetnictví je zde pro vás, aby převzal vaše účetní záležitosti a šetřil vám čas a peníze.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
