V agile prostředí dochází neustále k rychlým změnám, a proto je nezbytné, aby celý management lidských zdrojů mohl snadno koordinovat své aktivity, sdílet pokrok a úzce spolupracovat. Je důležité vytvořit inspirativní pracovní prostředí a zvolit vhodnou technologii, která podporuje a podněcuje agilní přístup k práci.
Při představě agilního pracovního prostředí můžete očekávat řadu krátkých, neformálních setkání během dne, často probíhajících mezi stěnami ozdobenými poznámkami a referenčními materiály.
Pro ty, kdo pracují v kreativních a technických oblastech, je typické, že potřebují dostatek prostoru pro hlubokou koncentraci na detailní úkoly. Často můžete spatřit lidi, kteří většinu dne nosí sluchátka, což jim pomáhá zůstat soustředění, nebo jsou zapojeni do rozhovorů s kolegy, kde společně řeší různé úkoly.
3 metody k docílení agilního pracovního prostředí
Neboli i metody řízení lidských zdrojů, protože především nám jde o to, aby naši zaměstnanci byli spokojeni. Pokud budou spokojení oni, budeme spokojeni i my s výsledky. Existují tři metody, které byste měli praktikovat i u sebe v kanceláři, a nepotřebujete na to žádné extra vybavení.
1. metoda – přizpůsobte fyzické pracovní prostředí
Místo, kde váš tým pracuje, je klíčovým nástrojem. Má stejný význam jako volba programovacího jazyka či nástrojů pro projektové řízení. K tomu, aby vám prostředí vylepšilo nejen pracovní výkony, ale ušetřlo i čas, je potřeba splnění několika bodů:
- Společné sezení. Ideální je, když váš tým pracuje z jednoho místa a sedí společně. Krátké neformální diskuze mají velký význam pro testování hypotéz. To bývá výrazně obtížnější, pokud je tým rozprostřen po různých kancelářích či budovách anebo pokud zkrátka všichni pracují na home office.
- Rozdělení pracovního prostředí. Zrušení bariér mezi stoly mění dynamiku prostředí a umožňuje týmu volnější a plynulejší komunikaci. Je jen na vás, jak rozvrhnete celou místnost, ale opravdu je lepší jedna větší než desítky malých.
- Prostor na stěnách. Týmy, které zvolily agile přístup, potřebují prostor na stěnách. Pokud nemáte volné stěny, zkuste použít tabule nebo i dveře a okna. Budete potřebovat samolepky a barevné značky, abyste mohli na stěnách zaznamenávat průběh práce a jednotlivé úkoly.
Díky vytvořené stěně může tým třeba shromažďovat nápady, sdílet společně stav plánu nebo sledovat a aktualizovat průběh dne. Tím pádem bude každý v centru dění a nikomu nic neunikne. Tyto metody řízení lidských zdrojů jsou nejen účinné, ale tým může získat možnost diskutovat různé nápady a probírat myšlenky s ostatními.
2. metoda – výběr správné technologie
Jako tým je nezbytné mít k dispozici online nástroje, které usnadní komunikaci mezi členy týmu a zjednoduší práci. Každý člen týmu bude potřebovat přístup k online nástrojům, které odpovídají jeho práci.
Je vhodné ověřit, zda někdo nevyžaduje školení pro efektivní používání zvoleného nástroje. I tak byste měli ale všechny vyškolit o běžném používání jednotlivých nástrojů, minimálně tedy nově příchozí. Nástroje, z kterých můžete vybírat, jsou například Slack, Yammer nebo Discord. Online nástroje umožňují týmu:
- Rychle se rozhodovat.
- Sdílet informace odkudkoliv a kdekoliv
- Neustále informovat všechny o aktualizacích v práci
Tyto platformy fungují jako chatovací prostory a usnadňují komunikaci výrazně lépe než tradiční e-maily. Technologie a agile jdou ruku v ruce, protože jeden bez druhého by nemohli být.
Zvláště prospěšné je to pro ty, kteří pracují mimo kancelář a nemají snadný přístup k e-mailům. Zároveň umožňují týmu komunikovat i v situacích, kdy se členové nenacházejí ve stejné místnosti – ideálním příkladem je home office.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
Důležité je mít také nástroj pro sdílenou editaci, protože to umožní více členům pracovat na jednom dokumentu současně. To je klíčový požadavek pro efektivní správu a takový nástroj pomáhá také předejít problémům s prací na různých verzích dokumentů.
V České republice ho například používá Ministerstvo vnitra i mnoho dalších resortů ve formě Google Drive či Office 365. Pro interní wiki využívá Ministerstvo vnitra nástroj Confluence, Digitální Česko pak používá MediaWiki pro svůj web. Jinde se osvědčil Basecamp pro spolupráci ve větších komunitách.
Údaje z roku 2018 ukazují, že projekty využívající agilní metodiky jsou o 28 % úspěšnější a téměř 71 % organizací využívá agilní metodiku s různou frekvencí.
3. metoda – návštěva týmu, který má agile zavedený
I tohle může být jedna z variant pro metody řízení lidských zdrojů. Nepředpokládáme, že vám druhý tým řekne své know-how a jak to dělají, ale můžete se mnohé přiučit i pouhým pozorováním. Není to vždy jednoduché se domluvit s nějakým jiným týmem, ale existují i různé semináře, které můžete jako firma absolvovat.
Jsou různé varianty a je jen na vás, zda si zvolíte jít cestou vpřed, nebo setrváte na místě. Budete-li nastavovat agilní pracovní prostředí pro svůj tým, mohlo by být užitečné se podívat, jak fungují ostatní agilní týmy, nebo navštivte společně seminář.
Výhody a nevýhody agile pracovního prostředí
Výhody a nevýhody agilních metod existují a třeba i na základě nich se rozhodnete, zda využijete nové moderní přístupy, nebo budete chtít setrvávat u stávajících. Prvně se koukneme na výhody:
- spokojenost zákazníka i zaměstnance,
- rychlé dodání funkčního produktu,
- komunikace a feedback probíhají snadno,
- efektivita práce,
- zvýšená konkurenceschopnost díky rychlým změnám.
Pochopitelně neopomeneme ani nevýhody:
- nehodí se pro velké projekty, ale spíše jen pro startupy nebo malé podniky,
- je zapotřebí aktivní účast všech zaměstnanců,
- potřeba specifické firemní kultury a podpory top-managementu,
- lidé jako kámen úrazu,
- změny způsobují zvýšení náročnosti.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
