Kick-off meeting je úvodní setkání před zahájením projektu. Taková setkání pomáhají představit členy týmu, stanovit cíle, aby spolupráce byla transparentní. Samozřejmě za předpokladu, že schůzka proběhne korektně.
Přinášíme vám rady, jak organizovat zahajovací schůzku podle francouzského portálu Manager GO.
Proč potřebujete úvodní schůzku?
- Představíte účastníky projektu a zhodnotíte rozložení sil v týmu
- Prodiskutujete hlavní problémy projektu
- Ujistíte se, že každý rozumí cílům projektu a své roli
- Slouží jako další zdroj motivace a inspirace před spuštěním
- Stanovíte si pravidla práce
Jako každé jiné setkání, i kick-off schůzku je třeba pečlivě promyslet a naplánovat. Vytvořte plán schůzky a pošlete jej pozvaným, aby si mohli připravit otázky a návrhy.
Jednoduchost a efektivita jsou klíčové vlastnosti takového setkání. Jeho účelem není vysypat na účastníky haldu informací, čísel a dat o projektu. Naopak usnadňuje pochopení pracovních postupů.
1. Seznámení
Představte se a požádejte účastníky, aby udělali totéž. To je zvláště důležité, když se účastníci neznají. Co o nich máte říci? Základní údaje: jméno, příjmení, funkce ve společnosti. Role každého z nich v projektu bude upřesněna později.
2. Program jednání
Někdy se tento krok zanedbává a považuje za ceremonii navíc. Pro všechny bude vlastně snazší, když si hned od začátku určíte, v jakém pořadí budete o projektu diskutovat, kdy se ptát atd. Setkání tohoto typu nejsou monologem. Je třeba zapojit celý tým.
3. Podstata projektu a cíle týmu
Nezapomeňte odpovědět na otázku: Jaké problémy projekt řeší? Je důležité, aby zaměstnanci pochopili, proč budou dělat tu či onu práci.
Nezapomeňte, že na setkání se sešli specialisté různých oborů. Určete obecné cíle a pokud je to možné, upřesněte je podle oblastí pro každou skupinu zaměstnanců. Popište, jaký výsledek očekáváte.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem profilu na Facebooku.
Pojďte se připojit!
4. Popis fází projektu
Rozdělte projekt na etapy, upřesněte výsledek každé (nákres, dokumentace) a termín. Máte tak jistotu, že vám nic neuniklo. Některé procesy mohou běžet paralelně. Vyhnete se tak situaci, kdy zaměstnanec čekal na konec předchozího procesu a nezačal s prací, čímž ztratil spoustu času.
Pokud používáte speciální aplikace (Trello, Redmine, Jira), upozorněte na to hned na začátku.
5. Role a zodpovědnosti
Jedním z hlavních cílů kick-off meetingu je podrobně vysvětlit, kdo co dělá, v jakých skupinách jsou zaměstnanci a jak mezi sebou spolupracují. Například dva designéři a jeden manažer, který pak pošle layout ke schválení analytikovi a projektovému manažerovi.
Nezapomeňte si vytvořit seznam s kontakty každého účastníka. Upřesněte, jak budete komunikovat. Často vedoucím projektů nevadí komunikovat na Facebooku prostřednictvím osobních účtů. Pro některé je důležité mít neustálý přístup ke korespondenci.
6. Monitoring projektu
Autoři Manager GO doporučují poskytovat pravidelné informace o průběhu projektu jednou týdně a vždy písemně.
Takový report může obsahovat následující prvky:
- stav postupu projektu v %
- dodržování harmonogramu (např. pomocí barev: zelená – OK, oranžová – otázky k diskusi, červená – nedodržený termín, je nutné přehodnotit pořadí prací na projektu)
- stav plnění rozpočtu (stejné tři barvy)
- stav spokojenosti v týmu (podobně)
- shrnutí toho, co už je hotové, výsledek práce
- problémy čekající na rozhodnutí
- rizika – co se podle názoru specialisty může pokazit
Nedělejte zprávy příliš byrokratické. Vyberte pouze informace, které jsou pro projekt zásadní.
7. Hodnocení výkonnosti
Na úvodní schůzce si určete, jak budete hodnotit, zda je práce odvedena a jak dobře je odvedena. Musejí zaměstnanci dodržovat termíny? Podle rozpočtu? Dá se v týmu vše dohodnout? Používají se nové metody nebo technologie? Nebo je nejdůležitější dělat co nejméně chyb?
8. Plánování dalších schůzek
Koordinace harmonogramu příštích schůzek zaměstnancům opět připomene termíny a množství práce, kterou musí odevzdat včas.
Na úvodní schůzce také proberte:
- Zákazníka/sponzora: pro koho tým projekt dělá. Pokud má zákazník svůj tým – kdo a jaká rozhodnutí bude dělat.
- Dodavatelé: jestli na projektu spolupracuje externí společnosti, je nutné určit, jak budete vzájemně spolupracovat a kdo za co bude zodpovědný.
Používejte interaktivní pomucky:
- Krátká videa nebo prezentace o projektu a týmu. Ale ne na 100 slajdů v malé velikosti – mělo by to být dobře čitelné a zapamatovatelné.
- Flipchart pro vizualizaci myšlenek při odpovídání na otázky. Týká se to celého týmu.
Technologie vám umožňuje dát dohromady všechny členy týmu, i když jsou v různých zemích. Čím více zaměstnanců rozumí cílům a záměrům projektu, tím vyšší bude jejich efektivita.
Pokud se nepodaří shromáždit všechny, pozvěte klíčové specialisty – ty, kteří povedou projektové týmy. Každé oddělení (marketing, IT, finance) musí mít alespoň jednoho zástupce.
Je možné uskutečnit několik úvodních schůzek: interních a společných se zákazníkem. V ideálním případě by setkání mělo trvat hodinu. Pokud je delší, pozornost účastníků se vytrácí.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
