KPI. Zkratka, kterou jsme my všichni už někdy v životě viděli, avšak ne všichni chápeme její význam. Zkratka, se kterou můžeme pracovat v mnoha odvětvích. A konečně také zkratka, která se poměrně dost podílí na tom, jak bude společnost výkonná.
Co je to KPI
KPI je zkratka z anglického Key Performance Indicators. Do češtiny tuto zkratku překládáme jako klíčové ukazatele výkonnosti. Co je to KPI, co přesně představují a jak je můžeme měřit? Může být díky nim firma ještě výkonnější a efektivnější? A jsou KPI něco, bez čeho se vlastně obejde?
KPI představují soubor kvantifikovatelných měření, která se používají k hodnocení celkové dlouhodobé výkonnosti společnosti. Konkrétně pomáhají určit strategické, finanční a provozní úspěchy společnosti, zejména ve srovnání s jinými podniky ve stejném odvětví.
Forbes píše, že KPI představují „měřitelné cíle, které ukazují, jak si jednotlivci či podniky vedou při plnění [svých] cílů“. Právě díky sledování a měření klíčových ukazatelů mohou podniky zjistit, co (ne)funguje a jak to případně vylepšit.
Klíčové ukazatele se mohou napříč podniky lišit. Často zahrnují kategorie jako zisky a ztráty, fluktuaci zaměstnanců či průměrné roční náklady. Na otázku, co je to KPI, můžeme tím nejjednodušším způsobem odpovědět tak, že KPI jsou ty ukazatele, které měří úspěšnost společnosti ve srovnání se souborem cílů, úkolů nebo srovnatelných ukazatelů v odvětví.
O tom, jak KPI prakticky uplatnit ve svém businesse, se dozvíte na našem online kurzu Finanční analýza. Jan Šrom, Senior Finance Manager ve společnosti Lego, vás během 12 lekcí naučí, jak odhalit vliv KPI na finanční výsledky a jak efektivně čelit případným finančním výzvám.
Druhy a typy KPI
Když už víme, co je to KPI, můžeme se zaměřit na to, jaké známe typy. Jak jsme si již řekli, každá firma si stanovuje své vlastní klíčové ukazatele na základě toho, v jakém odvětví funguje.
Budeme-li se zabývat KPI z pohledu odvětví, můžeme definovat následující druhy:
- Finanční
- Zaměřeny na zákazníka
- IT
- Obchodní
- HR
David Parmenter, specialista na klíčové ukazatele a univerzitní profesor, KPI označuje jako soubor jakýchsi měřítek, které cílí na ty nejkritičtější části výkonnosti společnosti, ovlivňující její stávající a budoucí úspěch. Na základě toto pak Parmenter definuje sedm charakteristik, kterými jsou KPI určeny:
- nefinanční měřítka,
- pravidelné měření,
- vedou k budoucí změně,
- všichni pracovníci smysl KPI chápou,
- odpovědnost jednotlivce či týmu,
- silný dopad,
- kladný dopad v celkovém měřítku.
Splní-li firma všechny tyto „požadavky“, je na dobré cestě. Klíčové indikátory můžeme rozdělit do několika skupin, neboť všechny do jednoho mají mnoho podob. Některé se používají k měření měsíčního pokroku v plnění cíle, jiné jsou zaměřeny dlouhodobě. Všechny klíčové ukazatele výkonnosti mají společné to, že jsou vázány na strategické cíle.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
KPI tak dělíme do čtyř základních kategorií:
1. Strategické
Tyto klíčové ukazatele výkonnosti s velkým rozsahem sledují cíle organizace. Vedoucí pracovníci obvykle sledují jeden nebo dva strategické KPI, aby zjistili, jak si organizace v daném okamžiku vede. Příkladem jsou návratnost investic, výnosy a podíl na trhu.
2. Operativní
Operativní klíčové ukazatele výkonnosti obvykle měří výkonnost v kratším časovém horizontu a zaměřují se na organizační procesy a efektivitu. Mezi příklady patří prodej podle regionů, průměrné měsíční náklady na dopravu a náklady na akvizici.
3. Funkční jednotka
Klíčové ukazatele, které se týkají především zaměstnanců, kteří se podílejí na chodu firmy.
Lze je také klasifikovat jako strategické nebo provozní.
Mnoho klíčových ukazatelů výkonnosti je vázáno na konkrétní funkce, například finance nebo IT. Zatímco IT může sledovat dobu do vyřešení problému nebo průměrnou dobu provozu, finanční klíčové ukazatele výkonnosti sledují hrubou ziskovou marži nebo návratnost aktiv.
4. Vedoucí vs. zaostávající
Bez ohledu na typ klíčového ukazatele výkonnosti, který definujete, byste měli znát rozdíl mezi předstihovými a zpožděnými ukazateli. Zatímco předstihové klíčové ukazatele výkonnosti mohou pomoci předvídat výsledky, zpožďující klíčové ukazatele výkonnosti sledují, co se již stalo. Organizace používají kombinaci obou, aby zajistily, že sledují to nejdůležitější.
O práci s klíčovými ukazateli a práci finančního analytika se můžete dočíst v našem rozhovoru s Janem Šromem, Senior Finance Managerem v Lego Group a také lektorem našeho kurzu.
V čem tkví jejich důležitost?
Jednou z častých otázek jak malých dětí, tak dospělých, je otázka PROČ. Nevyhneme se jít tak ani tady. Proč jsou KPI důležitá a k čemu vlastně mohou sloužit?
Jsou jedním z mnoha důležitých způsobů, díky kterým zajistíte, aby vaše týmy podporovaly celkové cíle organizace.
– Díky KPI udržujte své týmy v souladu: ať už měří úspěch projektu nebo výkonnost zaměstnanců, udržují týmy ve stejném směru.
– Poskytují kontrolu stavu: klíčové ukazatele výkonnosti vám poskytnou realistický pohled na zdraví vaší organizace, od rizikových faktorů až po finanční ukazatele.
– Díky nim jste schopni efektivně provádět úpravy: klíčové ukazatele výkonnosti vám pomohou jasně vidět vaše úspěchy a neúspěchy, takže můžete dělat více toho, co funguje, a méně toho, co nefunguje.
– Vaše týmy udržují zodpovědné: ujistěte se, že každý poskytuje hodnotu pomocí klíčových ukazatelů výkonnosti, které pomáhají zaměstnancům sledovat jejich pokrok a manažerům posouvat věci kupředu.
Jak si svá KPI nastavit?
Nejjednodušším a zároveň nejpoužívanějším způsobem je metoda SMART.
Metodu SMART můžeme aplikovat nejen na nastavování klíčových ukazatelů, ale také na další věci jako například na řízení podniku, tvorbu marketingové kampaně či třeba rozjíždění nového podnikání. Metoda SMART je tedy nejen smart, ale také hodně užitečná.
S – specific (specifický)
M – measurable (měřitelný)
A – attainable (dosažitelný)
R – relevant (relevantní)
T – time-bound (časově omezený)
Tak tedy:
- S – vaše cíle, v tomto případě metriky a ukazatele, byste měli nadefinovat co nejpřesněji, měly by být specifické a odrážet daný cíl, kterého chcete dosáhnout.
- M – KPI musí dobře měřitelné, díky tomu tak budete připraveni reflektovat výsledky.
- A – cíle musí za všech okolností být dosažitelné a realistické.
- R – jako zadavatel musíte vědět, k čemu vám metriky pomohou a k čemu vám vlastně budou sloužit.
- T – důležitá je také specifikace času, musíte vědět, kdy budete měřit.