Projektový management je velmi užitečný nástroj. Pomůže nám plánovat, realizovat a úspěšně dokončit jakýkoliv projekt.
Mezi hlavní úkoly patří: Zpracování velkého množství úkolů a dosažení vytyčených cílů ve vymezeném časovém úseku s dodržením stanoveného rozpočtu. Konkrétně projektové řízení představuje činnosti, které zahrnují iniciování projektu, plánování, realizaci, kontrolu a uzavření projektu. Základem úspěšně dokončeného projektu je projektový tým. Množství lidí, kteří na projektu pracují, není omezeno. Tito lidé ale musí mít vždy společný cíl, který je „nakopne“ a žene kupředu. Cesta, kterou k cíli dojdeme, se nazývá projektové řízení.
Více informací o projektovém řízení z praxe nám řekne pan Marian Navrátil, který je CEO ve společnosti Ideaware a pracoval také jako PMO Manager ve společnosti ABB. Má mnohaleté zkušenosti s řízením projektů a v následujícím rozhovoru vám předá své cenné informace.
Pan Navrátil s námi navázal spolupráci, aby se stal lektorem kurzu Projektový management - základy a naučil vás, jak využít jeho know-how a zkušenosti z praxe i ve své práci nebo byznysu.
#1. Co je podle vás nejdůležitější činnost, kterou projektový manažer musí dělat?
Projektový manažer je především leader a jako takový musí umět naslouchat a ve správnou chvíli dělat rozhodnutí. Hraje roli facilitátora, kde na jedné straně je zákazník se svými potřebami a na druhé straně projektový tým, který je omezen časem a prostředky. Komunikace je tedy pro každého projektového manažera klíčovou činností.
#2. Když dostanete k řízení nový projekt, co uděláte/zařídíte jako první?
Z definice projektu vyplývá, že každý projekt je unikátní. Při zahájení či převzetí projektu je tedy kritické porozumět v prvé řadě motivaci, proč projekt vznikl či vzniká. Správná identifikace potřeb zákazníka a pochopení celkové situace je tedy bod číslo 1.
#3. Jaký byl váš nejúspěšnější projekt?
Rád vzpomínám na projekt, kde bylo cílem nahradit chybějící el. součástku, která již nebyla vyráběna dodavatelem. Místo prosté náhrady jsme nicméně dokázali v rekordním čase kompletně inovovat celý výrobní proces a uspořit tak firmě peníze v řádu milionů EUR.
#4. Měli jste někdy projekt, u kterého jste nedodrželi termín nebo rozpočet? Jak jste problém vyřešili?
Samozřejmě se to stává, takže se to stalo i mně. Pokud ale udržujete adekvátní komunikaci se všemi stakeholdery a snažíte se podobné situace odhadovat dopředu formou identifikace rizik, pak by to nemělo být nikdy překvapením a následná diskuze nad vhodnými řešeními by měla být jednodušeji akceptovatelná pro všechny.
#5. Jaké metody řízení projektů používáte ve své každodenní praxi?
Způsob vedení projektu vždy vychází z konkrétní situace. Jeden z nejpodstatnějších faktorů, které mi pomáhají určit nejvhodnější postup, je úplnost zadání. Čím je zadání více otevřené a nejasné, tím více je vhodné použít agilní přístup. Nicméně při rozhodování je třeba zvážit i další aspekty jako jsou zkušenost týmu, ochota spolupracovat ze strany zákazníka, časový a finanční rámec smlouvy.
#6. Jak často delegujete úkoly? Vyhovuje vám delegování obtížných úkolů?
Snažím se delegovat maximum úkolů, aby mi zůstal prostor na kreativní činnost a mentoring. Z mého pohledu není podstatné, jaký typ úkolu delegujete, ale jakým způsobem to činíte. Delegování neznamená zbavení se odpovědnosti, takže je nutné správně odhadnout míru a způsob kontroly nad plněním, a to je mnohem důležitější.
#7. Jak řešíte konflikty ve svém týmu?
Prvně je nutné říct, že konflikty se dějí a vždy budou vznikat. Snaha eliminovat je nebo se jim vyhýbat je není správným přístupem. Konflikt totiž může pomoci pročistit atmosféru v týmu a posunout se dále. Podstatné je dobře porozumět dané situaci a správně identifikovat typ konfliktu. Je tedy nutné v prvé řadě naslouchat a pokusit se přimět všechny strany vidět to z opačného úhlu pohledu. Navíc v projektu máme všichni jeden cíl, takže prosté zopakování proč jsme tady může v situaci pomoci.
#8. Jak motivujete členy svého týmu nebo i sebe, když je projekt náročný a vyžaduje více práce než obvykle?
Velkou roli hraje počáteční kick off a představení projektu týmu. Pokud každý člen týmu souhlasil se svou rolí a potvrdil svou součinnost, je připomenutí této dohody nejlepší motivací. Navíc každý jeden člen týmu včetně projektového manažera dokáže strhnout ostatní, proto je nejlepší motivace jít příkladem.
#9. Kdybyste měl popsat svůj styl vedení, řekl byste, že jste spíše direktivní, nebo liberální?
Uznávám vedení formou leadershipu, tedy velmi liberální přístup postavený na důvěře.
#10. Jak byste popsal ideální projekt?
Mohu popsat pouze ideální projekt pro mne a to je takový, který vypadá jako opravdová výzva ale na druhou stranu mi dává maximum prostoru pro kreativitu.
#11. Jak byste popsal ideálního projektového manažera?
Vzhledem k vůdčí roli, a ve většině případech matrixovému způsobu řízení, by ideální projekťák měl být především dobrým parťákem. Člověk, kterému můžete věřit a jste ochotni ho následovat.
#12. Na jakém typu projektů pracujete nejraději? (v jaké oblasti)
Jelikož mám rád výzvy a kreativitu, preferuji projekty z oblasti softwarového vývoje. Zákazník většinou není schopen definovat produkt detailně již v počáteční fázi a tak je odkázán na projektový tým, který tím získává větší svobodu ve hledání řešení.
#13. Co je nejdůležitější věc, kterou musí projektový manažer udělat, aby udržel projekt na správné cestě?
Zde mohu pouze zopakovat předchozí odpovědi. Jako správný leader musí projektový manažer neustále naslouchat hlasu zákazníka a jeho týmu a vyhodnocovat, zda nedochází k nesrovnalostem ohledně očekávání. Projektový manažer má mnoho metod a technik jak toho docílit. Jsou to pravidelné schůzky či reporty, ale všechny mají jedno společné a tím je efektivní komunikace.
#14. Čeho by se podle vás měl projektový manažer ve své každodenní praxi vyvarovat?
Zažil jsem spoustu dobrých i špatných projektových manažerů. Sám jsem se v rámci své kariéry vyvíjel a posouval. A za tu dobu jsem se ujistil v názoru, že direktivní přístup a solitérství je to nejhorší, co může PM udělat a většinou to vede k izolaci, ztrátě důvěry, snížení motivace týmu a následně problémům v exekuci.
#15. Jak komunikujete a řešíte vztahy a připomínky stakeholderů, partnerů nebo zákazníků?
Jsem otevřen jakékoliv diskuzi a mojí snahou je být dobrým partnerem, který dokáže pomoci, tedy zákazník ví, že se na mne může vždy obrátit a ví, že mi může důvěřovat. Nic neskrývám a stakeholdeři vždy ví, na čem jsou.
Osobní otázky:
- Jak zvládáte stres nebo situace, kdy se projekt stává obtížným?
Projekty mohou být obtížné, nicméně ne nutně stresové, pokud si člověk udrží čistou hlavu a zbytečně nepřetěžuje svůj organizmus, pak se stresu dokáže vyhnout, což je nejlepší řešení (eliminovat takové situace). - Plánujete zůstat u projektového řízení i v příštích letech?
Určitě ano, projektový management je všude kolem nás, a to i mimo práci, takže své dosavadní zkušenosti budu jistě dále zužitkovávat a pokud možno rozvíjet - Co děláte pro relaxaci a odpočinek po náročném projektu?
U mne nejvíce funguje sport a kupodivu vzdělávání. Učit se novým věcem mne neuvěřitelně uspokujuje.
