Pokud je společnost malá, můžete se pokusit uchovávat důležité HR údaje v Excelu. S rostoucím počtem lidí v organizaci začínají vznikat problémy. Platy, daně, dovolené a rozpočet na benefity se v tabulkách počítají obtížně a odpovědi na běžné otázky sežerou veškerý čas HR oddělení. Přitom podle SHRM lze 16 z 21 nejběžnějších HR procesů téměř zcela automatizovat.
Laba Global má tým více než 700 lidí po celém světě a díky automatizaci vše funguje bez chaosu. Vedoucí HRBP Yulia Klassen se s námi podělila o to, jak nastavujeme HR procesy a jaké nápady si může odnést každá společnost – od malého startupu až po velkou firmu.
Jak jsme automatizovali HR procesy ve společnosti Laba: jak to bylo a jak to je
Tradičně se databáze uchazečů, jejich profily, volná místa, náborový trychtýř, dopisy, profily specialistů a rozvrhy dovolených ukládaly do různých souborů, tabulek a systémů CRM. Tempo růstu týmu se však velmi rychle zvyšovalo – například jen na Ukrajině se loni tým rozrostl o 150 lidí. Na podzim roku 2022 jsme si uvědomili, že potřebujeme HR systém, protože jsme v tabulkách dělali spoustu chyb a začali jsme implementovat Zoho People.
Bylo náročné přecvičit lidi a přejít od tabulek ke komplexnímu HR systému. Trvalo to šest měsíců, během nichž HR pracovníci doslova „prodávali“ Zoho People a nutili lidi vyplňovat své profily. Nyní jsme co nejvíce personálních a náborových procesů zautomatizovali a rutinní úkoly nám nezabírají čas.
Společnost má dvě části automatizace: technickou (vlastní automatizace) a procesní (systematizace). Technická část spočívá ve výběru nástroje, který bude nejlépe vyhovovat našim potřebám. Nejprve tedy provedeme průzkum mezi HR a dalšími týmy, abychom zjistili, co jim chybí, jak bychom mohli pomocí nástrojů a služeb zjednodušit procesy a zpříjemnit práci. K tomuto účelu používáme dotazníky, které rozesíláme v Asaně a Slacku.
Po výběru a konfiguraci nástroje sepíše People Partner nebo HRBP příručky, pokyny, zásady a kontrolní seznamy pro tým HR a také zásady pro liniové specialisty a manažery.
Pokud například zavedeme 360° hodnocení, vysvětlíme týmu, k čemu tento nástroj slouží. A manažerům vysvětlíme, co mají s výsledky dělat.
Dnes má Laba Global HR oddělení s 36 specialisty, týmem více než 700 lidí a pobočkami v 8 zemích. Na jaké nástroje jsme se zaměřili:
- Zoho People je náš hlavní HR systém, který používáme jako databázi specialistů a platformu pro HR procesy: nástup, ukončení pracovního poměru, ukončení zkušební doby, 360° hodnocení a žádosti o zaměstnání. Je také základem pro naše HR politiky.
- Power BI používáme na analytiku. Sledujeme míru fluktuace, předčasnou fluktuaci, procento uzavřených zkušebních lhůt a čerpání dovolené našich kolegů. Máme také dashboardy pro nábor zaměstnanců.
- Workable je systém CRM pro náboráře. Spolu s HR systémem Zoho People je integrován s naším task managerem Asana a firemním messengerem Slack.
- Slack využíváme ke komunikaci, a to individuální i ve skupinách, sdílíme soubory a odkazy. Služba také umožňuje snadno označit kolegy a získat rychlou odpověď.
- Asana je nástroj pro sledování úkolů, který slouží k organizaci práce, sledování pokroku a uzavírání cílů. Je vhodné rozdělit velké plány na malé a srozumitelné úkoly. Můžete také zjistit, jak je váš den vytížený, a seřadit úkoly do vhodného pořadí.
- LaPaw je chatbot na Slacku, který slouží ke kontrole zůstatku benefitů, nejčastějších dotazů, přístupu k firemním službám a žádosti o proplacení výdajů poskytovaných společností.
Všechny služby jsou vzájemně propojené, nefungují izolovaně. Například:
V aplikaci Zoho People končí zkušební doba nového zaměstnance a ten také dostává upozornění do aplikací Asana a Slack bot, že si má na základě svých výsledků domluvit schůzku 1 : 1 se specialistou.
7 tipů pro automatizaci HR od Yulie
1. Připravte finanční prostředky na vzdělávání odborníků odpovědných za automatizaci
Pokud máte ve společnosti HR specialistu, který dobře ovládá Slack, Asanu, Jiru, Google Sheets (nebo má zájem se to naučit), doporučuji ho poslat na kurzy automatizace. Rychle se vám to vyplatí, protože v budoucnu budete díky používání správných nástrojů schopni ušetřit spoustu času a vyhnout se chybám.
2. Změňte nástroje a opusťte to, co nefunguje
Ve společnosti Laba Global jsme používali Zoho pro základní HR procesy. Postupem času jsme však zjistili, že tato služba nepokrývá všechny naše potřeby. Našemu týmu například poskytujeme rozsáhlý balíček benefitů. Člověk vyplňoval žádost v systému Zoho, aby mohl People Partner ručně zkontrolovat, kolik mu z rozpočtu zbývá na sport, zdravotní péči a další benefity. Zabralo to asi 3 hodiny týdně.
Poté jsme s analytiky hovořili o tom, jak tento proces automatizovat. Ukázalo se, že Zoho tuto funkci nemá a že musíme integrovat další řešení. Pak jsme ve Slacku vyvinuli chatbota s názvem LaPaw – francouzského mývala, který pomáhá specialistům najít potřebné informace, obsahuje sekci s benefity a vytáhne částku, která člověku zbývá na účtu.
Můžete zde také zanechat žádost o náhradu škody: napište podrobnosti, částku, uveďte odkaz na službu/kurz/posilovnu, kterou jste využili, a přiložte snímek obrazovky s platbou. Žádost schvaluje manažer pro lidi a nyní tento proces nezabere více než 30 minut týdně.
3. Automatizujte onboarding
Až 26 % nově příchozích zaměstnanců opouští společnosti se špatným procesem nástupu a vzdělávání. Zároveň během onboardingu provádějí 54 různých činností (podpis smlouvy, administrativní a jiné opakující se úkony). Bez automatizace to ubírá čas jak HR oddělení, tak i novým zaměstnancům.
Automatizace může optimalizovat procesy před nástupem, při nástupu a při vzdělávání. Můžete vyvinout herní aplikaci: například společnost Deloitte nabízí online hru pro analytiky o zombie apokalypse. Obsah je rozdělen do modulů a na konci každého modulu obdrží nováčci kód, který odemkne další úroveň. Program zlepšuje dovednosti v oblasti poradenství a vývoje softwaru.
Dříve společnost používala formát videohry, která začínala scénou na letišti. Nováčci si museli vybrat mezi Pekingem, Šanghají nebo Hongkongem. A pak museli do daného města odletět, komunikovat s kolegy ve virtuální kanceláři společnosti Deloitte a seznámit se s firemní kulturou, důvěrností a internetovou etiketou.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
4. Automatizujte monitoring nálady
Například člověk přijde do kanceláře, přihlásí se do systému a zobrazí se mu dotazník, který trvá 1–2 minuty:
— Jak se dnes máte?
— Jak se cítíte?
— Motivují vás dnešní pracovní úkoly?
Můžete zavést systém, ve němž zaměstnanec klikne na emotikon, který odráží jeho aktuální náladu, a má možnost napsat k této emoci komentář. Všechny údaje budou sledovány HR systémem a analyzovány za určité období.
Tento přístup poskytuje HR manažerům nebo majitelům firem kontext: jsou dnes lidé motivováni? Obecně umožňuje získat přehled o různých týmech nebo zemích. Důležité je však zpětnou vazbu nejen shromažďovat, ale také s ní pracovat.
Například zjistíte, že se tým cítí přetížený. Můžete odložit dnešní schůzku v Zoom nebo nabídnout kratší pracovní den.
5. Nastavení anonymních průzkumů
Chatbota můžete spustit například pomocí funkce „Speak Up“. Kolegové mohou nabízet zajímavé nápady nebo mluvit o tom, co je trápí.
Obecně doporučuji, aby většina dotazníků nebyla anonymní. Ale odborníci nejsou ochotni, zejména v některých zemích, sdílet své názory otevřeně.
Podle zkušeností Laba Global například lidé v Turecku nejsou tak otevření a přímí jako na Ukrajině. Jsme zvyklí mluvit přímo a oni se několikrát zeptají, zda je správné vyjádřit svůj názor na inovaci, manažera nebo kolegu a zda to bude mít vliv na další práci nebo komunikaci.
Situace v České republice je podobná. Je to malá země, jsou mezi sebou jako kamarádi. To někdy způsobuje problémy při získávání zpětné vazby: nemůžete člověku říct do očí, co vás trápí nebo co by se dalo zlepšit.
6. Spojte knowledge bases na jedné platformě
Ve firmách jsou knowledge bases pro různá oddělení často rozptýleny v různých nástrojích: někdo je má ve službě Google, jiný v Jira nebo Notion. Doporučuji přesunout všechny firemní zásady, pokyny a užitečné materiály na jednu platformu a zpřístupnit je všem odborníkům.
7. Automatizujte offboarding a exit interview
Lidé odcházejí a to je nepříjemná pravda HR života. Hlavní je poskytnout bezpečný prostor, aby se odborník mohl podělit o to, co ho trápí (pokud ho něco trápí), a odejít s co nejpozitivnějším názorem na firmu. Navíc se dotyčný může po nějaké době vrátit. Možná bude propuštěn kvůli nedostatku určitých dovedností, ale za rok své schopnosti zlepší a vrátí se na stejnou, nebo dokonce vyšší pozici.
Ve společnosti Laba vyplní manažer ve fázi propouštění žádost v systému Zoho a doplní podrobnosti: kdy byl poslední pracovní den dané osoby, jaký byl důvod odchodu atd. A předává užitečné komentáře People Partnerovi.
Zároveň se v chatu na Slacku objeví zpráva se všemi podrobnostmi: jak dlouho dotyčný pracoval, kdo byl jeho nadřízený a kdy byl jeho poslední den. Provádíme výstupní průzkumy, sdílíme výsledky s manažery a sestavujeme akční plán: co lze zlepšit, aby se snížila fluktuace a práce byla pro všechny příjemnější.
Co dělat, když je tým proti změnám
Lidé se obvykle radují z malých změn (například automatizace procesu rezervace zasedacích místností) a sabotují velké změny (změna systému HR). Doporučuji vám spolupracovat s PR nebo komunikačními manažery a rozhodnout, jak nový nápad „prodat“ kolegům. Poté se obraťte na manažery, kteří budou změny komunikovat se svým týmem formou „jeden na jednoho“ nebo na společných schůzkách. Ještě předtím však:
- Připravte efektivní prezentaci, aby týmy pochopily, proč jsou změny nutné a kam směřují.
- Zaměřte se na pozitivní věci: výhody a přínosy změny. Zdůrazněte, že kvůli automatizaci nebude nikdo propuštěn. Kromě toho můžete v případě potřeby některé procesy vrátit zpět nebo změnit nástroj tak, aby se přizpůsobil potřebám firmy nebo týmu.
- Realizujte transformace po etapách, komunikujte s vedoucími týmů a rychle reagujte na změny.
- Vytvořte metriky a hodnotící systémy pro sledování průběžných výsledků a podávání zpráv o nich.
Nejlepší možností je, když změny ve společnosti oznámí generální ředitel nebo někdo z vrcholového vedení. Snažte se proto získat souhlas alespoň jednoho vrcholového manažera, nebo ještě lépe – získejte podporu alespoň 10 % ambasadorů společnosti.
👹 Mýty o automatizaci HR procesů, které vám brání začít pracovat efektivně
Společnost Gartner předpovídá, že do roku 2025 zavede automatizaci procesů 70 % společností. Přesto existuje mnoho škodlivých mýtů, kterým firmy věří a které je nadále vedou k plýtvání časem na opakující se úkoly.
1. mýtus: „Automatizace je kouzelné tlačítko pro všechny úkoly související s HR.“ Majitelé firem se chytají do pasti a myslí si, že jakmile vše nastaví, nebudou HR oddělení potřebovat. Tak to ale nefunguje. Automatizace je příležitostí, jak úkoly, které děláte ručně, přenést na systém, opustit rutinní funkce ve prospěch strategických a kreativnějších úkolů.
Existují však funkce, kde je automatizace nemožná nebo neefektivní, například vývojové programy. Samozřejmě existují připravené šablony a služby, jejichž prostřednictvím může specialista podat žádost o kurz, o který má zájem, ale stále je třeba, aby manažer L&D nebo HR manažer projednal otázky vzdělávání a rozpočtu.
Nebo se jedná o choulostivé záležitosti – například je povolán specialista, který potřebuje pomoc při nákupu vybavení a rezervaci pracoviště. Nebo je člověk vyhořelý a žádá o sabatikl. Takové záležitosti stroj nezvládne (alespoň zatím).
2. mýtus: „K zavedení automatizace potřebujete velký tým HR.“ Ano, s velkým týmem a analytiky bude cesta rychlejší a lepší. Budou moci sdílet zkušenosti, vidět chyby a „napasovat“ HR procesy do celkové datové architektury. Například ve společnosti Laba Global se na automatizaci HR procesů podílejí HRD, HRBP, People Operations Specialist, Business & Data Analytics a People Partners.
Pokud však má vaše společnost tým 10 lidí, rozhodně nepotřebujete, aby se na něm podílelo mnoho lidí. V dnešní době se navíc vývojáři automatizačních řešení snaží vytvářet služby, které každý rychle pochopí a přizpůsobí si je pro sebe.
3. mýtus: „Automatizace je drahá.“ Náklady na neefektivní pracovní postupy dosahují 20–30 % ročních příjmů společnosti, což je obvykle mnohem více než investice do automatizace HR procesů.
4. mýtus: „Firmy potřebují automatizaci od X lidí.“ Bez ohledu na to, kolik máte v organizaci odborníků, se bez automatizace budete jen těžko rozvíjet. Proto jsem zastáncem následující myšlenky: jakmile se ve firmě objeví HR specialista, je třeba začít postupně automatizovat některé procesy – jinak později vynaložíte mnohem více prostředků na „přeškolení“ lidí.
