Podle výzkumu Global Talent Trends 2022 se flexibilita rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem stala pro zaměstnance nejvyšší prioritou. Lidé chtějí pracovat pro společnosti, které si váží jejich času, fyzické a emocionální pohody. A zaměstnavatelé si začínají uvědomovat, že aby přilákali a udrželi si talenty, musí svým týmům poskytnout více volného času.
To, jak pohodlně a svobodně se zaměstnanci na pracovišti cítí, přímo ovlivňuje jejich výkonnost a spokojenost. Známe 5 způsobů, jak ušetřit čas a usnadnit práci svému týmu.
1. Nainstalujte kvalitní software
Lidé nemohou ušetřit čas při rutinních procesech, pokud je software zpomaluje.
Podle společnosti Robert Half Technology a výzkumu Harvard Business Review může zaměstnanec ztratit více než 2 pracovní týdny ročně kvůli řešení technických problémů. To znamená, že člověk stráví v průměru 22 minut denně hledáním informací nebo řešením problému. A v důsledku to negativně ovlivňuje jeho produktivitu.
Proto by měl být pracovní software co nejjednodušší na používání, integrovaný s ostatními aplikacemi a pokud možno cloudový.
- Snadné používání: zaměstnanci by měli mít možnost přizpůsobit si svůj pracovní prostor, rychle najít data, která pravidelně používají při své práci, a snadno komunikovat a sdílet informace v rámci společnosti.
- Integrovaný: to nejen šetří čas, ale také eliminuje nutnost ručního exportu a opětovného zadávání informací v budoucnu, zabraňuje chybám a ztrátě dat při přechodu z jednoho softwaru na druhý.
- Cloudový: nemusíte se starat o zabezpečení a údržbu pracovních programů na pracovišti. Díky cloudovému řešení lze software udržovat odkudkoli na světě a zvýší se doba provozuschopnosti systému.
Kromě toho trh ukazuje, že společnosti, které investují do technologických řešení, jsou ziskovější. Podle výzkumu společnosti Deloitte podniky, které zavedou kvalitní software, zvýší příjmy na zaměstnance o 218 %.
2. Omezte počet meetingů
Výzkumníci z Harvard Business School a Bostonské univerzity provedli průzkum mezi 182 vedoucími pracovníky z různých odvětví – 65 % z nich uvedlo, že meetingy zasahují do jejich hlavní práce, a 71 % se domnívá, že většina meetingů je neefektivní. Podle statistik stráví jeden zaměstnanec neproduktivními schůzkami 31 hodin měsíčně, tedy téměř 4 pracovní dny.
Podle organizačního experta Michaela Manishe jsou neustálé meetingy důvodem, proč se kritické obchodní úkoly plní déle. Ve své knize Time, Talent, Energy Manish píše, že zaměstnanci na všech úrovních si pravidelně stěžují, že jim množství porad brání zabývat se důležitými otázkami a hloubkovými analýzami.
Jak snížit počet meetingů:
1. Vyhraďte si čas na neodkladné úkoly
Abyste se nedostali do pasti přeplněného kalendáře, vyhraďte si několik hodin denně, kdy se můžete soustředit na práci a nenechat se rozptylovat meetingy. Dejte svému týmu vědět, kdy nebudete na meeting k dispozici.
2. Používejte e-mail a aplikace pro týmovou komunikaci
Messengery, e-maily a aplikace pro správu projektů mohou být skvělou náhradou meetingů. Tyto nástroje usnadňují zaměstnancům přístup k aktuálním informacím o stavu projektu, prohlížení úkolů a pokroku.
3. Naučte se říkat ne
Někdy stačí zdvořilé „ne“, abyste snížili počet meetingů. Pokud nezačnete meetingy odmítat a nepřevezmete kontrolu nad svým rozvrhem, budou váš pracovní den i nadále kontrolovat jiní lidé.
4. Zaveďte „den bez meetingů“
Stačí jeden den v týdnu bez meetingů, abyste se lépe soustředili a zvládli více práce. Pokud nebude pracovní proces přerušován nekonečnými jednáními, tým bude moci výrazně pokročit v plnění svých hlavních úkolů.
5. Vytvořte program každé pracovní schůzky
Meeting bez jasného cíle je obvykle odsouzen k neúspěchu. Před meetingem si vyhraďte čas na sestavení programu – ten se stane plánem.
6. Získejte zpětnou vazbu od týmu
Mají zaměstnanci dostatek času na dokončení svých úkolů? Pomáhají meetingy k dosažení cílů, nebo jsou jen únavná? Odpovědi vám pomohou určit, jak často byste měli meetingy pořádat.
3. Automatizujte vše, co lze automatizovat
Lidé, kteří jsou zahlceni rutinními úkoly, neustále odkládají důležitější projekty a cítí se méně produktivní a cenní. Podle studie ADP Research Institute má 55 % zaměstnanců pozitivní postoj k automatizaci monotónní práce a 78 % manažerů tvrdí, že zvyšuje produktivitu všech zúčastněných stran.
Automatizace zbavuje lidi únavných a opakujících se úkolů a umožňuje jim soustředit se na zajímavější projekty a inovace. 73 % vedoucích pracovníků v oblasti IT tvrdí, že ušetří zaměstnancům 10 až 50 % času, který dříve trávili opakujícími se úkoly. Automatizace má i další výhodu: zlepšuje řízení a zvyšuje soudržnost ve firmě.
Správná strategie automatizace omezí zmatky a chyby, zlepší komunikaci v týmu a uvolní zdroje zaměstnanců.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem Instagramu.
Pojďte se připojit!
4. Dělejte si přestávky
Podle průzkumu, který provedla značka Essity, si téměř 40 % zaměstnanců dělá přestávku během pracovního dne jen zřídka nebo nikdy. Přestávky však potřebujeme, abychom načerpali nové síly a byli efektivnější.
Studie provedená Illinoiskou univerzitou ukázala, že i malé přestávky v práci zvyšují produktivitu, snižují stres a únavu.
„Zaměstnanci, kteří mají každý den přestávku na oběd, dosahují lepších výsledků v řadě ukazatelů angažovanosti, včetně spokojenosti s prací, pravděpodobnosti, že zůstanou ve firmě, a doporučování svého zaměstnavatele,“ říká Alan Call, podnikový konzultant a odborník na wellness.
Podle společnosti Tork USA téměř 90 % respondentů uvádí, že jim přestávka na oběd pomáhá cítit se odpočatí a připravení vrátit se do práce.
5. Zaveďte čtyřdenní pracovní týden
Stále více organizací přehodnocuje staletý standard a opouští pětidenní pracovní týden. Podle studie společnosti Mind Share Partners se u 60 % firem, které přešly na čtyřdenní pracovní týden, zlepšilo duševní zdraví a produktivita zaměstnanců.
V letech 2015–2019 na Islandu tento formát práce se stejným platem testovala městská rada v Reykjavíku a národní vláda. Podle výzkumníků byly testy „ohromným úspěchem“: produktivita zůstala nezměněna nebo se ve většině případů zvýšila.
Zaměstnanci uváděli, že se cítí méně stresovaní a ohrožení vyhořením, zlepšilo se jejich zdraví a rovnováha mezi pracovním a soukromým životem. Kromě toho mají více času na rodinu, koníčky a domácí práce.
Tento experiment přiměl odbory k revizi pracovních podmínek a nyní 86 % zaměstnanců na Islandu buď přešlo na zkrácenou pracovní dobu, nebo tak učiní v blízké budoucnosti.
Podobné výsledky ukázala i japonská kancelář společnosti Microsoft: po zavedení třídenního víkendu se produktivita společnosti zvýšila o 40 %. Podle zaměstnanců začali efektivněji využívat svůj čas a zvýšila se jejich angažovanost a spokojenost.
Nezáleží na tom, zda se jedná o statický čtyřdenní pracovní týden, který platí pro celou společnost, nebo o flexibilní týden, kdy si týmy vybírají den volna navíc. Hlavní je, že zaměstnanci dostanou jasný vzkaz: firmě záleží na výsledcích jejich práce, nikoli na hodinách strávených v kanceláři.
Autor: Nika Jegorova
