Společnost Great Place to Work porovnala produktivitu pracovníků pracujících na dálku od března do srpna 2020 se stejným obdobím roku 2019. Studie provedená na 800 000 osobách zjistila, že produktivita zůstala stabilní nebo se zvýšila.
Analýza Stanfordovy univerzity také potvrdila, že práce z domova zvyšuje efektivitu v průměru o 13 %.
Ne všichni zaměstnanci jsou ale při práci z domova stejně produktivní. Nyní, když je jediným kontaktem s kolegy videokomunikace, musí být manažeři opatrnější, aby odhalili špatné návyky ve „vzdálených týmech“.
Podle Medium, SHRM a Fast Company identifikujeme 5 „červených vlajek“, které signalizují problémy s produktivitou u pracovníků na dálku.
#1. „Skrývání se“ během videokonference
Během týmových hovorů nebo online schůzek s klienty si můžete všimnout, že někteří kolegové nikdy nezapnou zvuk nebo video. Takoví lidé se jen zřídka účastní rozhovorů, takže není jasné, zda diskusi skutečně poslouchají nebo ji ignorují.
Deaktivované video může také naznačovat, že priority nejsou nastaveny správně: zaměstnanec nemusí být správně oblečen, je v nevhodné situaci nebo není na schůzku dostatečně připraven.
Výzkum společnosti Microsoft ukázal, že náhlá redukce neverbálních signálů (intonace, gesta, mimika) ze strany účastníků rozhovoru a vizuálně omezený pohled na publikum, se kterým komunikujete během video komunikace, vedou k chronické únavě.
„Nepodceňujte důležitost neverbálních sociálních podnětů: video umožňuje účastníkům setkání vzájemně analyzovat výrazy a reakce toho druhého,“ řekl Jamie Abbott, kouč a kariérní poradce.
Co dělat:
- Nastavte pravidla pro videokonference. Řekněte například všem účastníkům: „vypněte mikrofony, dokud nebude čas diskutovat“ nebo „nechte video zapnuté po celou dobu schůzky“.
- Vyžádejte si komentáře od jednotlivých členů týmu. Pokládejte přímé otázky namísto kontaktování všech účastníků najednou.
- Pořádejte schůzky v malých skupinách, kde se do konverzace bude muset zapojit každý zaměstnanec.
#2. Neustálý multitasking
Nejčastěji se takoví zaměstnanci zdají „nepřítomní“: během videohovorů posílají e-maily o jiných projektech, píšou si přes různé messengery a často jsou zaskočeni tím, že nechápou, na jakou otázku mají odpovědět.
Výzkum na Stanfordské univerzitě ukázal, že multitasking je méně produktivní, než dělat věci postupně. Profesor Clifford Nass zjistil, že pro lidi, kteří jsou pravidelně bombardováni mnoha proudy elektronických informací, je těžší se soustředit, něco si zapamatovat nebo přejít z jedné práce do druhé.
Nass také dospěl k závěru, že v průběhu času neustálý multitasking skutečně mění způsob, jakým mozek funguje – to vede ke snížení produktivity, i když je člověk soustředěný.
Co dělat:
- Pokud má zaměstnanec mnoho úkolů, upřednostněte, co je potřeba udělat a v jakém termínu, aby si mohl řídit svůj čas.
- Diskutujte s kolegou o krátkodobých i dlouhodobých cílech.
- Udělejte si osobní schůzku se zaměstnancem a prodiskutujte rušivé faktory. Pokud se jedná o neustálý tok zpráv, řekněte mu o technice Pomodoro nebo poskytněte dočasné „carte blanche“, abyste nereagovali na požadavky před úkolem.
#3. Práce přesčas
Práce z domova nutí mnoho lidí pracovat od časného rána až do pozdních nočních hodin bez přerušení. Tým může mít pocit, že tímto způsobem poskytuje zaměstnanec firmě službu, ale ve skutečnosti se vydává cestou vyhoření. Podle studie Leidenské univerzity vykazují zaměstnanci, u nichž došlo k narušení rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, horší zdraví, menší pocit štěstí a emoční vyčerpání.
Podle studie LinkedIn a British Mental Health Foundation přispívá práce z domova k utváření kultury takzvaného „prezentismu“ (situace, kdy zaměstnanec tráví na pracovišti více času, než je nutné). Lidé se díky tomu cítí přetížení a chronicky unavení. V průměru stráví ti, kteří pracují z domova, dalších 28 hodin měsíčně (přibližně +4 dny) přesčas.
Studie Advanced Time zjistila, že 10% nárůst přesčasů vede k 24% poklesu produktivity.
Profesor Stanfordské univerzity John Pencavel také zjistil, že produktivita prudce klesá, když pracujete více než 50 hodin týdně. Po 55 hodinách efektivita klesá natolik, že trávit ještě více času prací je prostě zbytečné.
Co dělat:
- S kolegy jasně proberte délku pracovního dne.
- Snažte se neposílat e-maily a zprávy týmu večer nebo o víkendech, s výjimkou naléhavých případů.
- Ujasněte si, že vzdálení (online) zaměstnanci mohou na takové zprávy reagovat během běžné pracovní doby.
#4. Odmítnutí formalit
Dlouhodobý nedostatek fyzického kontaktu s kolegy vede k proměně sociálního chování. Během pandemie formální komunikace, obchodní dress code a dodržování podnikových norem ustupuje do pozadí.
Pyžama a sendviče během videokonference mohou být přijatelné pro malá týmová setkání. Tyto karanténní návyky by však měly být znepokojivé, když se zaměstnanci chovají stejným způsobem na důležitých schůzkách s top managementem nebo zákazníky.
Podle studie americké Northwestern University určité oblečení a jeho symbolický význam zvyšuje koncentraci.
Výzkumníci použili bílé pláště k testování vlivu oblečení na psychologické procesy. V různých skupinách byly subjekty testovány v pláštích lékařů či laborantů nebo v každodenním oblečení. Ti, kteří si mysleli, že mají na sobě "uniformu" lékaře, vykazovali nejlepší výsledky ve všech testech.
Podle CSO research se jen polovina vzdálených (remote) zaměstnanců cítí produktivně, když pracují v pyžamech. Ale toto číslo se zvyšuje na 79 % mezi těmi, kteří si vybírají profesionální oblečení. U neformálního obchodního oblečení dokonce 83 % – pro styl smart casual.
Co dělat:
- Nastínit základní pravidla interakce mezi zaměstnanci v rámci týmu. Například nejezte během videohovorů, nechoďte pozdě na virtuální schůzky, určete si čas pro neformální komunikaci.
- Upozorněte kolegy, když se videohovory budou týkat vedení nebo důležitých zákazníků.
- Jasně prodiskutujte, co se během videokonference očekává a co je přijatelné, ale v případě potřeby zvažte uvolnění pravidel.
#5. Selhání času
Pro některé vzdálené zaměstnance bylo těžké pracovat v malém bytě nebo „otevřít kancelář“ u kuchyňského stolu. V důsledku těchto okolností se nemohou soustředit na úkoly a splnit je včas.
Podle interní studie společnosti Microsoft se zaměření týmu a celková soudržnost snížily s tím, jak se doba práce na dálku protáhla. A podle nové zprávy více než polovina pracujících (54%) uvedla, že je obtížné najít rovnováhu mezi prací a domácími povinnostmi, když pracují na dálku.
Co dělat:
- Provádějte pravidelné (denní, týdenní) kontroly, abyste zjistili, v jaké fázi se každý zaměstnanec nachází.
- Jednou týdně prodiskutujte problémy s kolegy a vytvořte akční plán na jejich řešení.
- Naplánujte si „neformální schůzky“ předem, abyste udrželi komunikaci v týmu.
