V dnešní digitální éře se stále více obchodních schůzek přesouvá do online prostředí. Virtuální setkání nabízejí flexibilitu, efektivitu a možnost spojit lidi z různých částí světa. Nicméně, úspěšné vedení obchodních schůzek online vyžaduje specifické dovednosti a strategie. V tomto článku se podělíme o klíčové tipy, které vám pomohou vést obchodní online schůzky s maximálním účinkem.
Jak vést obchodní schůzku? Online?
Připravili jsme si pro vás takové mini tipy, které by se vám mohly hodit. Asi nejste žádné béčko a víte jak vést obchodní schůzku, jenže v online prostředí platí jiná pravidla hry. Proto se raději připravte dopředu a nepodceňujte přípravu, což nás přivádí k prvnímu bodu:
Připravte se předem
Než začne obchodní schůzka, udělejte si čas na důkladnou přípravu. Zkontrolujte technické vybavení, ověřte spojení a ujistěte se, že ovládáte používaný software pro videokonference. Předem také definujte cíle schůzky a připravte si potřebné materiály, prezentace či ukázky produktů.
Ostatně, tak jako když se pořádá normální obchodní schůzka, s tím rozdílem, že tady vám můžou v průběhu vypadnout lidé ze sítě. Prostě buďte připraveni na nečekané.
Vytvořte profesionální prostředí
Ujistěte se, že prostředí, ve kterém budete vést online schůzky, je profesionální a vhodné pro obchodní jednání. Zvolte klidné místo bez rušivých faktorů a zajistěte dostatečné osvětlení. Přiřaďte si také odpovídající pozadí nebo virtuální pozadí, které podpoří váš profesionální obraz. Ve výsledku to vypadá dobře a budete na ostatní účastníky působit profesionálněji.
Zapojte účastníky
Aktivní zapojení účastníků je klíčové pro udržení jejich pozornosti a zájmu. Nechcete přece, aby vám tam usínali. Při vedení online schůzky vytvářejte prostor pro dialog a klaďte otázky. Přizpůsobte svůj styl komunikace tak, aby byl interaktivní a podněcoval diskuzi. Ujistěte se, že všichni účastníci mají příležitost vyjádřit své názory a dotazy.
Využijte vizuální prvky
Prostřednictvím vizuálních prvků můžete zvýšit angažovanost účastníků a navíc i lépe udržíte jejich pozornost. Vytvořte atraktivní prezentaci s jasnými obrázky, grafy a diagramy. Ukažte ukázky produktů nebo služeb pomocí sdílení obrazovky. Vizuální prvky pomáhají lépe ilustrovat vaše myšlenky a přitáhnout pozornost. Co se dá během online schůzky využít za nástroje?
- Videokonferenční platformy jako je Zoom ( ale to nám je asi dopředu jasné)
- Sdílení obrazovky
- Online nástěnky a bílé tabule (Miro, Mural nebo Microsoft Whiteboard)
- Chatovací aplikace (třeba my využíváme Slack)
- Klientské portály (Google Drive, Dropbox, Sharepoint…)
- Virtuální whiteboardy a anotační nástroje (Explain, Jamboard nebo Everything)
- Online dotazníky a průzkumy (Google Forms, Typeform nebo SurveyMonkey)
Je čistě na vás, které nástroje využijete, ale věřte, že s nimi bude vaše obchodní schůzka jednodušší. Ale teď jdeme zpátky k našim tipům a trikům.
Sledujte čas a dodržujte strukturu
Udržování online schůzky v časovém rámci a dodržování struktury je důležité pro efektivitu a profesionální dojem. Nikdo neměl rád přetahování hodin ve škole a v dospěláckém životě to funguje dvojnásob. Chápu, že někdy se tomu vyhnout nedá, ale zkuste to vždycky zkrátit, co nejvíc to půjde.
Před začátkem stanovte časový plán a držte se ho zuby nehty. Rozdělte čas mezi různé body, jako jsou představení, prezentace, diskuse a uzavření či závěrečné shrnutí, na čem jste se dohodli. Ujistěte se, že účastníci jsou informováni o plánu schůzky, aby věděli, co očekávat. Budou vám totiž potom věnovat víc pozornosti.
Aktivně poslouchejte a reagujte
Být dobrým posluchačem je klíčové pro úspěšné vedení online schůzky. Dávejte pozornost účastníkům, aktivně poslouchejte jejich názory a reagujte na jejich otázky nebo připomínky.
Celá obchodní schůzka totiž není jen o tom, aby vás účastníci pouze poslouchali, ale také se musí zapojovat a interagovat. Musíte se ujistit, že projevujete zájem o jejich potřeby a představy. To vytváří důvěru a posiluje vztahy s klienty nebo obchodními partnery.
Mějte rezervní plán
I přes veškerou přípravu se mohou objevit neočekávané problémy, jako je výpadek internetu nebo technické potíže. Což jsme vám psali už o pár řádků výše, že? Nikdy nevíte, co přijde, tak buďte připravení na nečekané.
Mějte tady v záloze rezervní plán, abyste se s takovými situacemi vyrovnali. Například mít připravenou alternativní možnost spojení prostřednictvím telefonu nebo záložní materiály, které můžete použít, pokud dojde k problémům se sdílením obrazovky.
Po skončení schůzky poskytněte shrnutý obsah
Pro posílení dojmu a udržení zájmu účastníků online schůzky je vhodné poskytnout následný obsah nebo zápis z důležitých bodů a diskusí z dané schůzky. Nejlepší je takový zápis poslat všem e-mailem, aby do něj mohli kdykoliv nahlédnout. Zasílání onoho shrnutí nebo sdílení prezentace může účastníkům pomoci v jejich dalším rozhodování a dává jim pocit, že jejich účast měla smysl.
Zhodnoťte a zlepšujte se
Po ukončení online schůzky také nezapomeňte provést zhodnocení. Posuďte, co fungovalo dobře, a co by se dalo vylepšit. Zpětná vazba od účastníků se vám bude hodit, až bude zase další obchodní schůzka. Sledujte své KPIs (Key Performance Indicators), jako je účast a angažovanost účastníků. O KPI jsme si také psali v článku Jak hodnotit úspěšnost týmu, takže pokud byste chtěli toto téma přiblížit stačí kliknout na odkaz.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem profilu na Facebooku.
Pojďte se připojit!
Už víte, jak vést obchodní schůzku?
Snad se vám tipy líbily, ale ten největší jsme si schovávali na závěr. Možná jste napjatí, o co jde ale už vás nebudeme dlouho natahovat a rovnou vám prozradíme tu nejlepší radu:
Učte se od experta
To je naše top rada na závěr, protože kdo jiný vám poradí s tím, jak vést obchodní schůzku než Obchodní ředitel? Gabriel Makki vede online živý kurz (to se vám bude hodit), kde se naučíte:
- Nastavit finanční cíle a zvýšit zisky s novou prodejní strategií
- Reagovat na změny trhu a maximalizovat potenciál firmy
- Předběhnout konkurenci
Lektor s vámi stráví celý kurz a naučí vás pomocí domácích úkolů vše, co potřebujete vědět. Navíc na domácí úkoly dostanete zpětnou vazbu přímo od lektora, kterého se kdykoli můžete ptát a konzultovat s ním vše, co se týká tématu kurzu.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
