Podle studie Kalifornské univerzity trvá zaměstnancům, kteří jsou přerušeni hovory a e-maily, v průměru 23 minut, než se vrátí ke svému úkolu.
Po průzkumu společností Inc, Fast Company a Huff Post jsme zjistili 7 nejčastějších příčin frustrace v práci, kterých se vyplatí zbavit.
#1. Neustálé kontrolování telefonu
Podle studie Reviews.org se 66 % Američanů podívá na svůj telefon až 160krát denně a 75 % se považuje za závislé na gadgetech.
„Hlavní chybou mnoha mých klientů je, že si k práci sedají s telefonem vedle sebe. Pokud se webová stránka načítá příliš dlouho nebo pokud mají pár vteřin volno, okamžitě sáhnou po telefonu. A to může být nakonec ztráta času na 10 minut,“ zdůrazňuje americká koučka pro time-management a autorka podcastu It's About Time Anne Dirmon Cornick.
Co dělat:
- vypnout oznámení messengeru a sociálních médií
- držte telefon mimo dosah, když se potřebujete soustředit
- vypněte svůj gadget při práci
- používat svůj smartphone během během kontrolovaných přestávek
#2. Přebírání nepracovních úkolů, které zaberou jen minutu
V jednu chvíli pilně plníte nějaký úkol a v další minutě se přistihnete, že si děláte nákupní seznam, utíráte monitor a zapomínáte, co jste chtěli udělat předtím.
Zahájení úkonu, jakmile si na něj vzpomenete, je zvyk, který se postupně stává problémem. Říkáme si, že to bude trvat jen chvilku, ale pak se vleče jedna věc za druhou.
Podle kariérní koučky Anielis Cordero je kombinování několika pracovních a domácích úkolů běžným problémem při práci na dálku během pandemie a lidé kvůli tomu ztrácejí energii.
Co dělat:
- sepsat si seznam osobních záležitostí a vymezit si čas na jejich vyřízení, abyste nebyli rozptylováni při práci
- zjistěte, co můžete delegovat, odložit nebo udělat později
- mít účelné pracovní sprinty (individuálně zvolený čas) namísto tříhodinového nesmyslného multitaskingu
#3. Otevření příliš mnoha záložek v prohlížeči
Studie americké Carnegie Mellon University ukazuje, že 55 % respondentů má problémy se zavíráním záložek, a to nikoli proto, že by nemohli najít malý křížek. Bylo to proto, že se respondenti domnívali, že stránky obsahují informace, které by mohli potřebovat. V důsledku toho 30 % lidí hlásí problém s hromaděním záložek a pocit stresu.
Adam Stiles, který v roce 1995 vytvořil funkci záložek, tvrdí, že jejich nadměrné používání může souviset s psychologií odporu ke ztrátám: „Proč máme otevřeno tolik záložek? Protože často chvíli trvá, než najdeme to, co potřebujeme - a myslíme si, že bychom tyto informace mohli navždy ztratit.“
Co dělat:
- nechte otevřené pouze stránky, na kterých potřebujete pracovat
- používat organizéry záložek, jako je One Tab, které přemění záložky na seznam
- používat správce na pozadí, jako je Tab Auto Close a Tab Wrangler, které automaticky zavírají záložky po delší době nečinnosti
#4. Impulzivní kontrola pracovních chatů a e-mailů
Kontrola pracovních chatů během dne je v pořádku. Pokud však budete trvat na tom, abyste je kontrolovali stále dokola a přijímali každý nový požadavek, můžete uvíznout v neustálém proudu drobných úkolů a nepustit se do důležitějších projektů.
Když si zvyknete reagovat na oznámení okamžitě a téměř nikdy neopouštět Slack, vyšlete lidem signál, že jste připraveni vzdát se všeho, abyste mohli zpracovat žádost někoho jiného, což vám přidělá více práce.
Podle životní koučky a řečnice TEDx Shanity Liu to pro členy týmu představuje precedens. Budou od vás očekávat okamžitou odpověď, což znamená, že se můžete obejít bez e-mailů, abyste se s nimi mohli rychleji spojit a vyřešit svůj problém.
Studie vědců z americké University of British Columbia zjistila, že pokud se lidé omezí na kontrolu e-mailu pouze třikrát denně, výrazně se sníží jejich hladina stresu.
Co dělat:
- vypnout upozornění na nové e-maily.
- nastavení časového rámce pro zobrazení chatů nebo e-mailů souvisejících s prací.
- stanovte si s kolegy hranice, aby věděli, kdy vás svými zprávami nemohou rozptylovat.
- v případě potřeby změňte stav pracovního chatu na „Není na místě“.
#5. Řešení všech příchozích problémů a požadavků
Podle Tanyi Menonové, profesorky managementu na Ohio University, není neobvyklé, že se zaměstnanci s vysokou úrovní odborných znalostí impulzivně ponoří do řešení problémů. Dávají přednost rychlému vyřízení věcí ve firmě, ale neanalyzují, zda se jim vyplatí věnovat čas a prostředky na konkrétní úkol.
Menon zdůrazňuje, že když se řídíte impulsem rychlého řešení, ignorujete jiné (možná účinnější) způsoby řešení problému.
Co dělat:
- neberte si úkol hned a na vlastní pěst
- analyzujte, zda je hledání řešení v oblasti vaší odpovědnosti
- klást vysvětlující otázky a spojovat kolegy
- brainstormujte s týmem, aby se do procesu zapojil také a nečekal na hotové odpovědi
#6. Plýtvání časem na zbytečných schůzkách
Stalo se vám někdy, že jste po hovoru ve službě Zoom přemýšleli, proč jste ztratili hodinu času něčím, co jste mohli probrat e-mailem? Někdy se jedná o jednorázovou schůzku, ale někdy se v kalendáři objevuje znovu a znovu.
47 % zaměstnanců v průzkumu Salary.com uvedlo, že hlavním důvodem rozptýlení na pracovišti je příliš mnoho schůzek.
„Pokud se mítinky konají hlavně za účelem šíření informací, doporučuji použít jiné komunikační formáty,“ říká poradce pro mítinky Stephen J. Rogelberg.
Často jsou naplánovány pravidelné hodinové hovory, aby bylo možné sledovat, co který zaměstnanec dělá, a probrat aktuální úkoly. Pokud kvůli zbytečným schůzkám klesá vaše produktivita, máte právo navrhnout změnu formátu komunikace.
Co dělat:
- nesouhlasit s účastí na schůzce, pokud organizátor neposkytl konkrétní program a neuvedl, kolik času bude potřeb
- naplánovat všechny schůzky s jasným časovým rozvrhem a seznamem otázek a určit osobu, která bude sledovat časový průběh a řídit schůzku
- pravidelně se ptát, proč je schůzka potřebná a shromažďovat zpětnou vazbu od účastníků o její délce a užitečnosti
