Zjišťění, jak to funguje. Majitel ne vždy ví, co je ve firmě motorem úspěchu a co se může vylepšit. K pochopení situace pomůže Paretův princip: 80% zdrojů zajišťuje 20% výsledku. Pravidlo 80/20, říká, že osmdesát procent úsilí, které v nejrůznějších oblastech vynakládáme, přináší jen dvacet procent výsledků, kterých jsme na jeho základě dosáhli.
A analýza ABC je nástroj/metoda, který vychází ze zmiňovaného pravidla 80/20 a umožňuje nákupním profesionálům ještě více zefektivnit práci s nakupovaným sortimentem zboží/služeb – detailněji ho rozdělit.
Co je třeba analyzovat
#1. Zisk nebo výnosy. Obchody prodávají různé výrobky, stravovací zařízení prodávají jídlo, nápoje, koktejly, pekárny produkují pečivo, atd. V sortimentu mohou být desítky, stovky nebo dokonce tisíce položek. Pro každou z nich můžete vypočítat zisky a výnosy. Udržet si výsledky v paměti, natož je třídit, je však nereálné.
Analýza ABC vám je pomůže rozčlenit a poskytne vám čísla, na jejichž základě můžete činit manažerská rozhodnutí.
#2. Pohledávky. Pokud máte hodně dlužníků, proveďte ABC analýzu sumy jejich pohledávek a zjistíte, kdo dluží nejvíce. Pohledávky se týkají všech, kteří dluží podniku.
#3. Závazky. To je vše, co podnik dluží. Po analýze ABC zjistíte, komu firma dluží nejvíce.
Dalším příkladem použití analýzy ABC je výběr zákazníků pro věrnostní program. Nejžádanějším účastníkem je ten, který přináší největší příjmy nebo zisk.
Jak si vybrat, co analyzovat
Nepodrobujte celý sortiment výrobků analýze ABC najednou, i kdybyste opravdu chtěli. Pokud má vaše firma více oborů podnikání, musíte provést analýzu v rámci každého oboru podnikání.
Pokud máte řetězec čerpacích stanic s obchody a kavárnami, jedná se o tři různé obory podnikání: čerpací stanice, obchod, kavárna. Analýza motorového oleje a sendvičů na jedné hromadě je málo užitečná.
Při obchodování s počítači a počítačovým příslušenstvím je třeba analyzovat počítače a příslušenství odděleně. Jedná se o zboží různých cenových kategorií a frekvence spotřeby. Počítač kupujeme každých několik let. Příslušenství a náhradní díly nakupujeme častěji a tomu odpovídá i rozdíl v ceně.
Pokud prodáváte stejný výrobek ve velkoobchodě a v maloobchodě, jedná se rovněž o dva různé obory podnikání. Pro jistotu proveďte samostatnou analýzu pro každý z nich.
Jak provést analýzu
K provedení analýzy potřebujete pouze minimální technické vybavení - počítač a prázdnou tabulku Excel nebo Google sheet.
Do tabulky náhodně zadejte všechny položky, které chcete analyzovat, a ukazatele, které jim odpovídají. Například:
- název výrobku a zisk, který vám vznikl po prodeji
- jméno zákazníka a sumu, kterou vám dluží
- věřitel a suma, kterou mu dlužíte
- jméno klienta a příjmy nebo zisk plynoucí od něj
Dále se podíváme na možnost analýzy zboží podle zisku.
Postup:
#1. Položky zadáváme náhodně: levý sloupec - název, pravý - zisk.
#2. Pomocí tabulky seřadíme položky sestupně.
#3. V dalším sloupci vpravo vypočítejte podíl jednotlivých položek na celkovém zisku pomocí chytré tabulky. Má všechny potřebné funkce.
#4. V dalším sloupci vpravo uvažujeme podíl zboží na zisku jako kumulativní součet. Předpokládejme, že v tabulce jsou v řadě tři výrobky: podíl prvního výrobku na zisku je 25%, druhého 20% a třetího 15%. První výrobek nám přináší 25% zisku, druhý výrobek 45% zisku a první, druhý a třetí výrobek dohromady 60% zisku.
Výstupem je tabulka, kterou lze rozdělit na tři části: do 80%, do 95% a co zbývá. Referenční hodnotou je však 80/15/5. V praxi můžete získat poměr 75/15/10, 70/20/10 nebo jakýkoli jiný. Na tom není nic špatného. V každém případě však získáte tři skupiny: A, B, C.
Skupina A je vše, co je v závěrečné tabulce nad podmíněnou hranicí 80%. To je vaším motorem úspěchu, který jste hledal.
Skupina B zahrnuje střední třídu výrobků.
Skupina C je v roli outsidera.
Jak často provádět analýzu ABC
Analýza ABC je strategický nástroj, který lze použít jednou ročně k úpravě plánování. Je však třeba vzít v úvahu specifika podniku.
Pokud je podnikání ovlivněno sezónností, vyplatí se provést sezónní analýzu. V létě je větší poptávka po zmrzlině a nealkoholických nápojích, v zimě po horkém čaji a kávě. Ignorování sezónnosti vede k chybám. Například nekupujte zmrzlinu na základě ročních průměrů. Na základě údajů za zimní sezónu se ukáže, že je lepší pořizovat žádanější zboží.
Údaje ABC lze použít ke zvýšení průměrného útraty. Tento ukazatel slouží k posouzení efektivity prodeje. Čím vyšší je průměrná útrata, tím lépe.
Pro tyto účely je užitečné provádět analýzu ABC každý měsíc. To vám umožní posoudit, jak vaše manažerská rozhodnutí ovlivní výkonnost podniku: průměrná útrata, výnosy, zisk.
Co dělat s výsledky analýzy ABC
Pokud analyzujeme zboží podle zisku/výnosů, skupina A je produkt, který musí být vždy na skladě/na regále. Pokud nezajistíme dostupnost produktu, příjmy budou klesat a ztratíme zákazníky, kteří budou nespokojeni a přejdou ke konkurenci.
Zásoby střední třídy produktů skupiny B také neuškodí. Dopady nedostatečných zásob však nebudou tak kritické.
Smysl uchovávání zboží skupiny C je však sporný. Zaujímají místo žádanějších položek na skladě a navíc zadržují hotovost. Je lepší dodávat toto zboží na objednávku - nebo tuto kategorii zcela opusťte.
Mezivarianty ukazují oblasti růstu. Pokud je zboží ve skupině A z hlediska výnosů a ve skupině B z hlediska zisku, analyzujte, zda je možné snížit její výrobní cenu tak, aby se přesunula do skupiny A i z hlediska zisku.
Pokud jsme pro budoucí věrnostní program roztřídili zákazníky do skupin, jsou možné různé varianty.
Zákazníci skupiny A si bonus jednoznačně zasloužili a více než zaslouží. Je však třeba zvážit i možnost, že věrnostní program přiměje zákazníky k přechodu z méně ziskové skupiny do ziskovější.
Při analýze pohledávek jsou ve skupině A nejhorší dlužníci, s nimiž je třeba jednat přísněji nebo je dokonce žalovat. A pokud se jedná o pohledávky, pak do skupiny A budou patřit vaši věřitelé, tedy dluhy, které budete muset v první řadě uhradit.
Úkolem analýzy ABC je poskytnout majiteli podniku čísla, na jejichž základě se může rozhodovat. Jaká rozhodnutí však učiní, záleží pouze na nich.
