Jak zlepšit obchodní procesy ve firmě | Laba Czech ✌
Для отслеживания статуса заказа — авторизируйтесь
Введите код, который был выслан на почту Введите код с SMS, который был выслан на номер
Код действителен в течение 5 минут Код с sms действителен в течение 5 минут
Вы уверены, что хотите выйти?
Сеанс завершен
На главную
Blog

Hledat

obsah

Bez obchodních procesů není obchod

Jak zlepšit obchodní procesy ve firmě

frame-10-1-635fc3cbabd96502262477.png

Jak si kdo ustele, tak si lehne. Pokud zakládáte firmu, ale je vám líto strávit pár dní sestavováním podnikatelského plánu a systému procesů, nečekejte nic dobrého. Ještě horší je, pokud je výroba již v plném proudu a vy zatím nevíte, jak prodat všechny tyto věci. A je opravdu špatné, když se snažíte dát ve firmě věci do pořádku, ale manažeři tyto pokusy sabotují a sledují jen vlastní zájmy.

Odborník na finance a provozní řízení Andrei Drobot nám vysvětlil, proč ve firmě vzniká chaos a zmatek a jak s pomocí procesního řízení řešit konflikty mezi odděleními.

Jak řídit procesy

Procesy ve firmě lze rozdělit na procesy obchodní, provozní a pomocné.

Představte si rodinnou pekárnu.

Pečení koláčů je provozní proces.

Jejich skladování, balení a expedice ke kupujícímu je záležitost skladu a logistiky, lze je přiřadit k pomocným procesům.

Stále to není obchod, ale pouze příprava na něj. Obchodní proces není výroba, skladování nebo přeprava koláčů, ale uzavření smlouvy s velkoobchodním kupujícím nebo prodej koláčů v místě prodeje.

Jednoduše: aby byla pekárna byznys, koláče se musejí nejen péct, ale i prodávat.


Řízení jakéhokoli procesu – provozního, pomocného nebo obchodního – vypadá takto:

analytika, popis → plánování → kontrola odchylek → analytika.

Počet procesů v různých společnostech se může lišit. Ale čím méně, tím lépe.

Hlavní je, aby tím neutrpěl hlavní obchodní cíl – zisk.

Někteří zakladatelé startupů využívají více zdrojů příjmů a zaměřují se na desítky obchodních procesů.

V plánování a řízení je chaos, trpí tím výsledek. Startupům se doporučuje zaměřit se na jednu skupinu zákazníků a jeden business proces, mít jeden nebo dva pomocné a co nejvíce omezit počet provozních procesů.

Podnikání je pro peníze

Každá společnost existuje kvůli obchodnímu procesu - prodeji produktu nebo služby. Například startup, který vyrábí hračky. Už zahájili výrobu hraček v Číně, ale zatím nedošlo k žádnému prodeji. Proběhl následující rozhovor:


„Máte obchodního ředitele? Jak prodáváte produkty zákazníkům?“

„Voláme 2-3x týdně do různých obchodů. Jak často je to potřeba?“

„To by měl říci obchodní ředitel, ale ne méně než 10-15 hovorů denně.“

„Dobře, jsme připraveni zaplatit 1 500 dolarů každému, kdo prodá naše hračky do Evropy.“

„Obchodní ředitel v Evropě si řekne o 5 tisíc dolarů, v Kyjevě od 3 tisíc.“

„Budeme o tom přemýšlet, ale nevyhovuje nám to.“

Tento startup odvedl skvělou práci – vymyslel a vyrobil produkt. Unikla mu však hlavní myšlenka: když neexistuje obchodní proces, není ani obchod.

Pokud na obchodním procesu nepracují žádní lidé, nemá žádný výsledek. Žádný výsledek = nulový zisk.

Správný proces = zisk pro majitele

Zdálo by se, že čím větší cash flow ve firmě, tím efektivněji funguje.

Cash flow by měl být tvořen výhradně obchodními procesy společnosti.

Pokud se tyto toky skládají např. z dotací nebo bankovních úvěrů, pak se hodnota majitelům podniků nevytváří. Společnost může mít kladný peněžní tok, a přitom být neefektivní pro investora.

Procesní řízení zvyšuje efektivitu společnosti a její akcionářskou hodnotu (vlastní kapitál). Také umožňuje:


utrácet méně za správu

utrácet méně zdrojů na výrobu

vyhnout se zbytečným výdajům

najmout přesně tolik lidí, kolik je potřeba

vyrobit tolik zboží, kolik můžete prodat

To vše pomáhá firmě být efektivnější v obchodním smyslu – méně utrácet, více vydělávat.

Proč vznikají konflikty

Majitelé podniků jen zřídka píší na začátku podnikatelský plán. Sestavit 50stránkový dokument, který se stane páteří jejich podnikání, je pro ně časově náročné, zdlouhavé nebo drahé. Pokud však touto fáze neprojdou, bude to jen obtížnější.

Jakmile je podnikatelský plán vytvořený, generální ředitel sestaví operační plán s organizační strukturou a procesy společnosti. Ale i v této fázi často dochází k poruchám.


Pokud nejsou procesy a funkce oddělení jasně popsány, začínají v týmu konflikty.

Lidé plně nechápou svou odpovědnost a plán, nevidí cíle a nerozumí tomu, jak se jeden proces kombinuje s druhým, nemají jasné postupy a pravidla.

Často jsem se setkal s firmami, ve kterých mají zaměstnanci pozice, ale žádnou pravomoc. Vedoucí katedry nemohl úkol zadat nebo neměl rozpočet ani na nákup tužek pro své oddělení.


To vše vede ke zmatku a zmatek vytváří napětí, třenice a nevraživost mezi zaměstnanci a odděleními.

Abyste se vyhnuli konfliktům v týmu, musíte:

  • formalizovat strukturu společnosti a její funkce
  • sepsat operační akční plán na příští rok
  • jmenovat manažery, kteří budou tento plán striktně plnit.

Je důležité nejen přidělit odpovědnost ostatním, ale také definovat jejich pravomoci.

Jak plánovat a organizovat správné procesy

Mnoho společností začíná pracovat chaoticky. Ale přijde okamžik, kdy se majitel rozhodne vše strukturovat. K tomu bude potřebovat spoustu času a úsilí, a co je nejdůležitější - chuť přestavět celý systém.

Musíte pochopit, jak by vše mělo fungovat a jak to vlastně funguje nyní. 

I ty nejmenší prvky procesu jsou důležité. Například v pekárně musíte jasně pochopit, kolik lidí je potřeba k upečení jednoho koláče, jak dlouho to trvá, jaké kroky to zahrnuje, kolik kousků získáte.

Poté všechny tyto procesy spojte dohromady – vyhodnoťte, jak jsou propojeny a kde jsou kritické body ve vzájemném působení. Když jsou popsány všechny podrobnosti, musíte udělat několik diagramů - jak to bylo a jak by to mělo být.

Poté popište tyto diagramy. Když přeskočíme několik dalších fází provozního plánování, můžeme říci, že konečném výsledkem by mělo být to, že zaměstnanci dostanou popis práce, aby mohli plnit úkoly v procesu.


Majitelé a vrcholoví manažeři společnosti si musí prostudovat obecnou mapu procesů, popisy pracovních míst a schválit formální dokumenty. Když je vše schváleno, majitelé a generální ředitel shromáždí vedoucí oddělení a vysvětlí nový druh procesů. To je důležitý krok.

Šéfové musejí rozumět tomu, jak se tyto procesy provádějí, protože musejí svým zaměstnancům vše vysvětlit. Distribuují pokyny, pracují na nich několik dní, kontrolují kvalitu provedení a v důsledku toho implementují proces.

Pokud je proces jednoduchý („pečení koláče v kuchyni“), stačí jednoduše napsat pokyn pro zaměstnance, kterého se tento proces týká. Bude to trvat několik hodin. Pokud je proces rozsáhlý („práce na softwarové smlouvě“), může jeho zavedení trvat několik měsíců.

Šéf musí rozumět tomu, jak fungují procesy v jeho oddělení. Je jasné, že ne každý generální ředitel závodu umí vyvrtat díru frézou. Ale musí umět popsat proces analýzy, plánování a kontroly, protože zná principy těchto fází.

Sabotáž

Konflikty a sabotáže vznikají tam, kde řízení není formalizováno. Společnost něco prodává, ale produkty se neustále mění a samotná společnost je pod „manuální“ kontrolou - rozhodnutí se dělají a ruší na zavolání.

Pokud procesy nejsou popsány, vždy existují neformalizované peněžní toky. Je snadné dělat provize, vytvářet schémata a manipulovat s penězi. Pokud manažeři nechtějí nic měnit, odradit od toho generálního ředitele a přesvědčit ho, že je vše v pořádku, v 99 % případů schémata tají.

Navíc ne vždy mluvíme o milionových schématech. 15-20 „přebytečných“ dolarů při nákupu psacích potřeb je pro někoho malý, ale snadný výdělek.


K sabotáži může dojít také proto, že manažeři jsou příliš líní vést další dokumentaci. V novém systému potřebujete plánovat a analyzovat odchylky. Další rutinu – zvláště pokud její význam nebyl jasně vysvětlen – nepotřebuje nikdo.

Majitel se může vzdát. Ale pokud opravdu chce něco změnit, stojí za to si pamatovat: pokud neexistují žádné formalizované obchodní procesy, pak nejsou žádné potřebné výsledky.

Jak se může majitel vypořádat se sabotáží? Uvědomte si, jak transparentní je jeho společnost. Je třeba požádat generálního ředitele, aby prostřednictvím reportů objasnil situaci ve firmě.

Pokud je zřejmé, že generální ředitel neorganizoval operace správně a neumí je řídit, je nutná výměna za někoho efektivnějšího. Toto schéma funguje i na nižších úrovních – pokud vrcholový manažer některé z funkcí není spokojen s výsledky, je vyměněn.

Druhou možností je vyhnout se vyhazovu, poslat je na školení, nebo jednoduše říct: „nezahrávejte si, víme o vaší krádeži“ a dát čas na restrukturalizaci. Často je ale nejúčinnějším východiskem propustit nevýkonné a neschopné manažery a najmout nové, vzdělané a kompetentní.

Projektové oddělení

V době restrukturalizace se ve společnosti objevuje další „projektová“ kancelář. Jedná se o tým, který předepisuje postupy, buduje procesy, pomáhá je analyzovat a implementovat.


Taková kancelář může existovat od dvou do šesti měsíců. Pokud se to celé roky odkládá, výsledek není dobrý: nedochází k žádné skutečné změně, společnost nemůže zastavit pokles akcionářské hodnoty.

Po skončení restrukturalizace lze projektové oddělení přeformátovat na oddělení business analýzy (Business intelligence) nebo sloučit s oddělením strategie.

Nástroje automatizace

Úplná automatizace podnikových procesů je mýtus, neexistuje, protože v prodeji jsou vždy (více či méně) zapojeni lidé.

 Některé prvky obchodního procesu však můžete automatizovat - za tímto účelem se zřizují například samoobslužné pokladny a automaty.

Můžete také automatizovat pomocné a provozní procesy. K tomu použijte programy SAP, Oracle, Sales Force, Microsoft Dynamics, Terrasoft, 1C Accounting a 1C Enterprise, Excel, PowerPoint, Visme a další.

Úkolem generálního ředitele je zajistit, aby podnik běžel jako hodinky, procesy byly zapsány a zaměstnanci jasně znali své úkoly. Jedině tak zajistíte, že firma splní svůj hlavní úkol – generovat příjem.

Chcete se přihlásit k odběru novinek?

Přihlaste se k odběru, aby vám nic neuniklo.
Děkujeme za přihlášení k odběru!