Kanban vstoupil do podnikové sféry díky své průhlednosti a efektivitě. Zjistili jsme, proč je tato metodika tak oblíbená a jak organizovat pracovní postup pomocí kanban.
Agilní metodika řízení projektu: Co je to Kanban?
Kanban je metoda pro vývoj produktů, která pomáhá zefektivnit stávající procesy a zabránit přetížení týmu. Kanban systém učí organizace lépe rozumět a vizualizovat tok práce takovým způsobem, aby se neustále zlepšoval a dosahovalo se efektivnějších výsledků.
Kanban je založený na Agile a agilním vývoji.
Jak vznikla tato metodologie?
Systém kanban byl vynalezen v továrně Toyota. V klasickém výrobním procesu se díly vyráběly v různých dílnách. Například mezi výrobou například auta a čelního skla jednoho modelu může uplynout několik měsíců. Pokud byla určitá šarže vadná, musela se celá předělat.
Taiiči Ono, vedoucí strojírenské dílny a pozdější víceprezident společnosti, se rozhodl zprůhlednit procesy, aby optimalizoval výrobu a snížil ztráty.
Vyvinul systém Kanban, metodu Just-in-time a Štíhlou výrobu. Aby Taiiči Ono sdělil zaměstnancům problémy závodu, vytvořil model "sedmi ztrát", v němž popsal hlavní problémy závodu:
#1. zásoby
#2. nadprodukce
#3. doprava, přemisťování
#4. zbytečné pohyby
#5. nadbytečné procesy
#6. zmetky a vady
#7. čekání (prostoje)
Společnost Toyota zavedla systém "karet" s informacemi pro výrobu a logistiku zvaný "Kanban". To umožnilo vyrábět díly ve správném množství, nepřemisťovat je z místa na místo a ušetřit peníze za materiál a skladování.
Přestože systém vznikl ve výrobě, stal se populárním v oblasti nákupu, HR, marketingu, zákaznické podpory, IT, stavebnictví a dalších oblastech.
Čtyři základní principy “kanban”
#1. Stavte na tom, co máte nyní
Metodika vás nenabádá, abyste ze dne na den změnili strukturu firmy a role zaměstnanců. Naopak je třeba provést změny ve stávajícím systému.
#2. Usilujte o postupné, trvalé a evoluční změny
Jinými slovy, jděte k velkému cíli po malých krocích. Na první pohled se může zdát, že globální změny přinesou více výhod a zisků. Musíte si však uvědomit, že to s sebou nese i obrovská rizika.
Postupný přístup je flexibilnější a bezpečnější.
#3. Respektujte tokové procesy a role
Musíte si ponechat to, co dobře funguje. To platí pro vztahy, pozice i procesy. Spojení s lidmi pomůže získat podporu pro změnu a zefektivněné procesy pomohou zlepšit ty nestabilní.
#4. Podporujte vedení na všech úrovních
Snažit se být vůdci a nabízet změny zaměstnancům na všech úrovních, nejen managementu.
Proč je důležité vizualizovat?
Kanban je především o vizualizaci. Pro vizualizace Kanban využívá nástěnku a sadu barevných karet. Jedna barva znamená jednoho vykonavatele nebo proces. Všichni členové týmu mohou kdykoli zkontrolovat stav jakéhokoli úkolu.
Tyto nástěnky lze použít pro osobní řízení času i pro plánování projektů. Nejjednodušší nástěnka Kanban má tři sloupce: "Udělat", "Probíhá", "Hotovo".
Každý projekt je rozdělen do různých fází. Tolik fází, kolik je sloupců na Kanban nástěnce. Takto vypadá Kanban pro IT projekt:
Jak dosáhnout stavu ideálního průběhu procesů v týmu?
Nástěnka Kanban zobrazuje všechny procesy projektu. Díky tomu je lze snadno analyzovat a včas odhalit problematické oblasti. Hlavním úkolem je zajistit překročení úkolů z jednoho sloupce do druhého, tj. vytvořit ideální průběh.
Díky ideálnímu průběhu je možné:
- zlepšit kvalitu výrobků
- šetřit čas a zdroje
- snížit náklady na výrobek
- zvýšit produktivitu
Zajištění plynulého průběhu lze dosáhnout plánováním pracovní zátěže zaměstnanců. Když tým nastaví práce podle Kanban, plánování se zpřesní - a úkol se jednoduše odevzdá včas.
Co dělat, když se ideální průběh zastavil?
Když se v jednom ze sloupců začnou hromadit úkoly, nazývá se tento jev "bottle-necking". To znamená, že průběh činností fáze je nedostačující.
Je třeba najít příčinu a odstranit ji. Pokud se například během fáze testování hromadí úkoly, možná by stálo za to najmout dalšího QA, změnit procesy nebo zlepšit dovednosti stávajícího zaměstnance. Pro každý sloupec určete maximální počet obsažených činností.
Multitasking není o Kanbanu. Každý pracovník by měl mít stanoven limit úkolů a čas na jejich splnění. Pamatujte, že příliš krátké termíny mají negativní dopad na kvalitu a příliš dlouhé termíny mají negativní dopad na náklady a rychlost uzavření projektu.
Pro rychlejší zavedení metodiky Kanban do týmu je možné pozvat Agile-kouče.
Kanban vs. Scrum
Přestože Kanban i Scrum patří k Agile, existují mezi nimi zásadní rozdíly.
Nejprve délka iterací. Zatímco ve Scrumu je sprint (obvykle týden nebo dva týdny) naplánován předem a nemění se, v Kanban lze nové úkoly přidávat, kdykoli se vám zachce. Hlavním účelem Kanban je uzavřít činnost, zatímco Scrum uzavírá sprint.
Za druhé, ve Scrum se úkoly odhadují v Story points nebo v hodinách, aby bylo možné vypočítat, kde bude tým po sprintu. V Kanban se počítá pouze průměrný čas na jeden úkol.
Za třetí, Scrum je vhodnější pro začátek projektu, protože umožňuje přesnější termíny a úzkou komunikaci s týmem. Kanban je naopak oblíbenější pro podporu hotového produktu - komunikace s týmem je menší a úkoly přicházejí v nepředvídatelném sledu.
Software pro Kanban
Trello — jednoduchá a estetická aplikace pro individuální i týmovou práci. Můžete přiřadit správce úkolů, přidávat komentáře a nastavovat termíny. Synchronizuje se mezi zařízeními, integruje Google Disc, Dropbox, Slack a další platformy.
KanbanFlow — minimalistická aplikace pro práci s nástěnkou Kanban s významnou sadou funkcí: časovač podle metodiky Pomodoro, limity počtů úkolů ve sloupcích a analytika.
Kanban Tool — software pro práci se systémem Kanban. K dispozici jsou kartičky, barvy, časování, štítky, analytika a historie změn a také synchronizace s oblíbenými službami, jako je Slack a cloudové úložiště.
Chcete se přihlásit k odběru novinek?
