Kick-off meeting - je úvodní schůzka před začátkem projektu. Kick-off meeting pomáhá představit členy týmu, stanovit cíle a zprůhlednit spolupráci. Samozřejmě za předpokladu, že jednání proběhne korektně.
Přeložené tipy z francouzského portálu Manager GO, jak uspořádat úvodní kick-off mítink.
Proč potřebujeme kick-off meeting
- Seznámit účastníky projektu a zhodnotit rovnováhu sil v týmu.
- Diskutovat o hlavních otázkách ohledně projektu.
- Ujistit se, že všichni chápou cíle projektu a svou roli'.
- Má sloužit jako zdroj motivace a inspirace před začátkem projektu.
- Stanovení pracovních pravidel.
Stejně jako každá jiná schůzka musí být i kick-off meeting pečlivě promyšlen a naplánován. Sestavte osnovu schůzky a rozešlete ji pozvaným, aby si mohli připravit otázky a návrhy.
Klíčovými vlastnostmi takového setkání jsou jednoduchost a efektivita. Cílem není předat účastníkům tok informací, čísel a údajů o projektu. Naopak se snažte usnadnit pochopení pracovních procesů.
#1. Seznamte se
Představte se a požádejte účastníky, aby udělali totéž. To je důležité zejména v případě, že se jedná o kolegy, se kterými jste třeba v minulosti nikdy nepracovali. Jak na to? Základní informace jako jméno, příjmení, funkce ve společnosti budou pro začátek stačit:). Role každého z nich v projektu bude upřesněna později.
#2. Program kick-off meetingu
Tento krok je někdy opomíjen jako zbytečný ceremoniál. Ve skutečnosti je pro všechny jednodušší, když si hned na začátku určíte, v jakém pořadí budete o projektu diskutovat, kdy bude prostor na doplňující otázky, atd. Tento typ setkání není monologem. Je třeba, aby se zapojil celý tým a proběhla diskuze.
#3. Podstata projektu a cíle týmu
Nezapomeňte odpovědět na otázku: "Jaké problémy tento projekt řeší a co je cílem tohoto projektu?" Je důležité, aby zaměstnanci pochopili, proč budou vykonávat určitou práci.
Nezapomeňte, že se na setkání setkávají lidé z různých oblastí. Uveďte celkové cíle a pokud možno je specifikujte podle oblastí pro každou skupinu zaměstnanců. Popište, jaký výsledek očekáváte.
#4. Popis fází projektu
Rozdělte projekt do fází a uveďte výsledek každé z nich (projektová dokumentace) a termín. Tímto způsobem máte jistotu, že vám nic neunikne. Některé procesy lze provádět paralelně. Vyhnete se tak situaci, kdy zaměstnanec čekal na dokončení předchozího procesu a nezačal pracovat, čímž ztratil spoustu času.
Pokud používáte speciální program pro řízení projektů (Trello, Redmine, Jira), upozorněte na to hned na začátku.
#5. Role a odpovědnost každého
Jedním z hlavních cílů kick-off meetingu je podrobně vysvětlit, kdo co dělá, do jakých skupin jsou zaměstnanci rozděleni a jak mezi sebou spolupracují. Například dva designéři a jeden manažer, který poté zašle dokumentaci ke schválení analytikovi a vedoucímu projektu.
Ujistěte se, že máte seznam kontaktů na každého člena projektového týmu. Ujasněte si, jak budete komunikovat. Projektovým manažerům často nevadí komunikovat např. na Facebooku prostřednictvím osobních účtů. Pro některé je důležité mít neustálý přístup ke korespondenci.
#6. Monitorování projektu
Autoři projektu Manager GO doporučují sdělovat pravidelné informace o průběhu projektu minimálně jednou týdně (záleží na typu projektu), a to vždy v písemné podobě.
Takový status update může obsahovat tyto prvky:
- stav průběhu realizace projektu v %.
- dodržování pracovní doby (např. pomocí použití barev: zelená - OK, oranžová - jsou otázky k diskuzi, červená - termín je porušen, je nutné upravit pořadí prací na projektu).
- stav plnění rozpočtu (stejné tři barvy).
- spokojenost týmu (analogicky).
- shrnutí toho, co bylo provedeno, výsledek práce.
- nevyřízené záležitosti.
- rizika - co by se mohlo pokazit + hrozby.
Vždy se snažte vybrat pouze informace, které jsou relevantní pro projekt, a snažte se omezit byrokracii.
# 7. Hodnocení výkonnosti
Během kick-off meetingu si určete metriky pro hodnocení průběhu práce na projektu. Dodržují členové projektového týmu termíny? Status aktuálního rozpočtu? Jak co nejrychleji zkoordinovat práci v týmu? Měli bychom používat nové metody nebo technologie?
#8. Plánování dalších schůzek
Předem si s členy týmu vyjasněte rozvrh pravidelných schůzek, pravidelně také připomínejte termíny a milníky projektu, které musí být splněny a odvedeny včas.
Jevgenij Kamašev, ředitel projektu, Metinvest Digital
Během kick-off meetingu také prodiskutujte:
- Klient/sponzor: pro koho tým projekt realizuje. Pokud má klient vlastní tým - kdo bude o čem rozhodovat.
- Dodavatelé: zda do projektu zapojíte externí společnosti, jak budete spolupracovat a kdo je za co zodpovědný.
Používejte interaktivitu:
- Krátké video nebo prezentace o projektu a týmu. Ale rozhodně ne 100 snímků drobným písmem - prezentace musí být snadno čitelná a zapamatovatelná.
- Flipchart pro vizualizaci myšlenkových odpovědí na otázky. To zapojí celý tým.
Technologie umožňují spojit všechny členy týmu, i když se nacházejí v různých zemích. Čím lépe budou zaměstnanci rozumět cílům a záměrům projektu, tím efektivněji budou pracovat.
Pokud není možné, aby se sešli všichni, pozvěte klíčové osoby - ty, které povedou projektové týmy. Z každé funkce (marketing, IT, finance) by měl být alespoň jeden zástupce.
Je možné uspořádat několik úvodních schůzek: interní a společné s klientem. Optimálně by schůzka měla trvat jednu hodinu. Čím je delší, tím se snižuje pozornost členů v projektovém týmu.
