Jak najít nejslabší článek podnikových procesů? | Laba Czech
Blog
if locale != request.locale

Hledat

"Business analytik si všimne problému ještě dříve, než se objeví."

Jak najít nejslabší článek podnikových procesů?

photo5c41aa3fe7d70-60cf58983f07c749436673-61d6eed47f409211565432.webp

"Máme problém - zisky klesají," sdělí ředitel business analytikovi. Ve skutečnosti to není problém, ale je to důsledek. "Budeme tedy hledat problém," odpovídá analytik. Analytici identifikují problémy  podniku a nabízejí řešení, jak je odstranit - pomáhají tak společnosti směřovat správným směrem.

Alexander Belin, prezident ruského zastoupení IIBA a vedoucí business analytik společnosti EPAM Systems, hovořil o tom, jak business analytici pracují, co by měli umět a proč jsou potřeba. Podílel se na projektech pro společnosti Oracle, Boeing Inc., Kaspersky Lab, DHL.

Jaká je náplň práce business analytika

Každá firma a ta má potřeby, které je třeba uspokojit. Pokud se tak nestane, budeme mít pocit, že se něco pokazilo.

Například: zaostáváme za konkurencí, ztrácíme zákazníky, klesá kvalita výrobků, klesá motivace zaměstnanců. Podniky všechna tyto znamení vnímají jako problémy. Ve skutečnosti jsou to ale jen indikátory.

Úkolem business analytika je pochopit, co a proč se pokazilo, identifikovat skutečné problémy a navrhnout řešení k jejich odstranění.

Často se říká analytikovi: "Víte, máme problém - ztrácíme zákazníky."

Odpovídá: "Lidi, to ale není problém, to je důsledek. Zjistíme, v čem je skutečný problém." Problémem může být zastaralá aplikace nebo obchodní procesy, které se staly pro zákazníky nepohodlnými.

Finanční analytici rozumí finančním otázkám, IT oddělení zjišťuje, proč je web neefektivní, a navrhuje vývoj nového webu na jiné platformě.

Odborníci na řízení procesů se specializují na optimalizaci podnikových procesů.

Podniková analýza je užitečná pro všechny podniky - komerční i nekomerční, státní i soukromé. A všechna odvětví, kde se vyskytují potenciální problémy: finance, letectví, výroba.

Případ: řešení problémů pomocí podnikové analýzy

Podílel jsem se na projektu vývoje informačního systému pro logistickou společnost DHL. Provedli jsme ji v Malajsii - sídlí tam IT oddělení společnosti.

Společnost DHL zaznamenala prudký růst a velmi rychle obsadila místní trhy. Vstoupila prakticky do všech zemí a souběžně se svou fyzickou přítomností zřídila webové stránky.

DHL se rozšířilo převzetím logistických společností, které v těchto zemích již existovaly. Společnost DHL tyto webové stránky jednoduše přejmenovala, přičemž zachovala funkce specifické pro každou zemi s ohledem na místní předpisy. Ve skutečnosti byly webové stránky společnosti DHL v každé zemi jiné.

Udržovat takovou flotilu aplikací a webových stránek bylo neekonomické. Společnost se rozhodla: vyvinout jeden portál, který by fungoval jako 150 malých portálů.

Náš tým 9 analytiků musel prostudovat, jak jsou cíle společnosti implementovány v jednotlivých aplikacích a zemích: 

  • vytvořit soubor obchodních procesů pro všechny země
  • identifikovat běžné obchodní procesy a obchodní pravidla
  • implementovat je jako základní funkce a doplnit je scénáři pro jednotlivé země

Potřebovali jsme vypracovat koncept jediné aplikace, která by spojovala funkce všech stávajících aplikací a webových stránek. Realizace projektu trvala rok.

Během této doby se nám podařilo vytvořit systém, který byl na jedné straně jednotný pro všechny země a na druhé straně zohledňoval specifiku jednotlivých trhů.

Jak podniková analýza ovlivňuje zisky

Podniková analýza vám umožní odstranit problémy a posunout vaše podnikání na vyšší úroveň. První i druhý faktor mají vliv na zisk.

Případová studie: velká investiční poradenská firma, Boston, Massachusetts, USA. Její konkurenti používali výkonné matematické nástroje k lepšímu vyhodnocování investičního prostředí a přesným investičním doporučením.

Naši odborníci vyvinuli funkce založené na složitých algoritmech. To umožnilo získat přesnější hodnoty finančních ukazatelů a přijímat optimální investiční rozhodnutí. Díky tomu společnost výrazně rozšířila svou klientskou základnu a zvýšila zisky.

Implementace řešení navrženého analytikem umožňuje společnosti:

  • přežít
  • držet krok s konkurencí
  • směřovat k dalšímu strategickému cíli.

Zodpovědnost business analytika

Business analytik se ne vždy podílí na zavádění změn. Řekněme, že jako řešení bylo navrženo přepracování podnikových procesů. Zavedení takových řešení je v kompetenci vedení společnosti.

Analytik však změny sleduje, aby mohl včas navrhnout nápravná opatření. Hlavním účelem tohoto monitorování je ujistit se, že implementované řešení stále řeší zjištěné problémy.

Business analytik není lékař - nepodílí se přímo na "léčbě" společnosti. Je to někdo, kdo přijde do firmy, zjistí, v čem je problém, navrhne řešení a sleduje jeho realizaci.

Existují dva typy zapojení analytika:

Práce na projektu

Když se vyskytne problém, společnost najme externí tým s business analytikem. Po skončení projektu tým odchází.

Průběžná práce

Ne v rámci jedné iniciativy a projektu, ale neustále. V tomto případě jsou analytici zaměstnanci na plný úvazek z oddělení podnikové analýzy, strategického rozvoje nebo finanční analýzy.

O podnikové analýze v Agile projektech

Existují dva přístupy k organizaci práce v projektu: přístup založený na plánu a přístup založený na změně.

Agile je významným představitelem přístupu založeného na změnách. Pochází z IT, ale nyní je jeho využití mnohem širší.

V klasickém Agile se předpokládá, že business analytik není potřeba - tým je malý, komunikuje přímo a neustále se zákazníkem.

Zákazník zadává drobné požadavky a vývojáři je okamžitě realizují. Výsledek je rychlý, lze jej okamžitě ověřit - zkontrolovat, zda bylo přání zákazníka správně pochopeno.

Realizace → implementace → ukázka → pochopení, správně nebo špatně → oprava

Nicméně v některých Agile projektech jsou business analytici užiteční. Nejčastěji se tak děje v projektech, které implementují složitou obchodní logiku. Tam je úkolem business analytiků provádět všechny stejné činnosti podnikové analýzy, ale v krátkých iteracích, v malých dávkách.

V Agile projektech musí business analytik definovat rozsah práce a nastínit, jaké budou hlavní vlastnosti řešení. Vytvoří obecný seznam - backlog úkolů, které budou muset vývojáři realizovat.

Dále se analytik postará o plánování a zpracování detailů. Komunikuje s externím nebo interním zákazníkem (v projektech se jim říká product owner a subject matter experts) a společně s ním určuje, která část seznamu by měla být implementována v další iteraci. V Agile přístupu se tomu říká "sprint". Obvykle to trvá dva až tři týdny.

Ještě před zahájením vývoje by měl business analytik tyto požadavky podrobně rozpracovat a sdělit je vývojářům. Napřímo jim říct: "Potřebujeme tyto funkce, a takto by měly fungovat".

Poté řídí vývoj a zároveň připravuje novou dávku požadavků pro další iteraci.

Business analytik není projektový manažer. Projektový manažer řídí tým, zdroje a rozpočet. 

Úkolem analytika není řídit tým, ale spravovat informace o tom, co a kdy má tým dělat.

O tom, jak podniková analýza pomáhá předvídat rizika

Existují dva typy rizik:

Aktuální rizika

Firemní business analytici sestavují soubor ukazatelů, které měří aktuální stav společnosti. Díky tomu pochopí, co jde podle plánu a co ne.

Metriky mohou být finanční, technické nebo logistické. Jakákoli záporná odchylka představuje riziko. Pokud se nic neudělá, riziko se v budoucnu stane problémem.

Rizika v procesu změny

Při provádění změn vždy existuje riziko, že něco nepůjde podle plánu. Business analytik by měl například říct: "Zatím máme jen týdenní zpoždění, ale pokud bude trend pokračovat, mohli bychom se s implementací opozdit o šest měsíců.

To představuje riziko překročení rozpočtu a neplnění závazků. Jedná se o závažný potenciální problém. Business analytik musí tyto ukazatele vidět a začít s nimi pracovat.

Jak zavádět změny po podnikové analýze

Pokud business analytik vytvoří řešení a řekne: "Tak, lidi, implementujte to a tohle," a pak si sbalí kufr a odjede na dovolenou, je to špatný business analytik. Podniková analýza začíná před provedením změn a končí mnohem později, než jsou změny dokončeny.

Zde jsou čtyři fáze práce business  analytika:

  • doba stabilního fungování společnosti
  • období před změnou
  • změny
  • období po změnách

Provedení změny je 1/4 celého procesu a business analytik pracuje na celém cyklu. Připravuje změny, kontroluje, sleduje, navrhuje a upřesňuje řešení.

Analytik pracuje ještě dlouho po dokončení změn, takže je zodpovědný za školení zaměstnanců. Když zavedete nový web nebo obchodní proces, musíte své zaměstnance vyškolit, aby s ním uměli pracovat.

O "Bibli" business analytika

Pro podnikovou analýzu existují různé nástroje, ale nejdůležitější je mozek. Existuje mnoho pomocných nástrojů, v každé oblasti jsou jiné: nástroje finanční analýzy, modelování, plánování, dokumentace, řízení požadavků.

Na začátku kariéry je lepší nezabývat se nástroji, ale snažit se pochopit účel a cíle podnikové analýzy. Bez tohoto pochopení je schopnost používat určité nástroje pouze mechanickou dovedností.

Dobré porozumění podnikové analýze poskytuje Guide to the Business Analysis Body of Knowledge (BABOK Guide® v3.0) – druh Business Analysts příručky, který vyvinul International Institute of Business Analysis (IIBA®).

Jedná se o mezinárodní organizaci, která propaguje podnikovou analýzu a certifikuje business analytiky. BABOK popisuje přístupy, metody, techniky a nástroje používané v analýze podniku bez ohledu na oblast projektu.

Institut projektového řízení (PMI) rovněž vytvořil soubor znalostí o analýze podniku (The PMI Guide to Business Analysis), ale jeho doporučení se překrývají s BABOK a do značné míry z něj vycházejí, přičemž se zabývají analýzou podniku z pohledu projektové činnosti.

Kdy se obrátit na business analytika

Je to jako v podobenství: Mladí rodiče se ptali guru: "Našemu dítěti jsou tři měsíce, kdy bychom ho měli začít vychovávat?". Guru odpověděl: "Přišli jste o tři měsíce později".

Podniková analýza by se měla ve firmě objevovat od prvního dne - nebo lépe ještě předtím. Strategický cíl a plán rozvoje by měly být stanoveny ještě před formálním založením společnosti.

Chcete se přihlásit k odběru nových článků?

Jeden e-mail s nejlepším obsahem týdne. Přihlaste se k odběru, aby vám nic neuniklo.
Děkujeme za přihlášení k odběru!