Podle Human Capital Institute se většina společností po prvním týdnu už adaptací nováčků nezabývá. V důsledku toho se lidé cítí zmatení, frustrovaní a pociťují nedostatek prostředků. Nejúčinnější onboardingové programy zároveň podporují nového zaměstnance po dobu 90 dnů.
Po těchto 3 měsících je důležité vyhradit si čas na zpětnou vazbu, abyste si stanovili cíle, řešili problémy včas a pochopili, co vašeho nového kolegu motivuje.
Jaké otázky klást po 3 měsících mezi čtyřma očima – analyzujeme společně s Katyou Glushenya, vedoucí HR ve společnosti Laba.
Proč potřebujete osobní schůzku
One-to-one je pravidelná konverzace mezi HR (nebo manažerem) a zaměstnancem, která oběma stranám pomáhá lépe se navzájem poznat a také budovat důvěru. Taková setkání podporují otevřenou komunikaci a upřímnou zpětnou vazbu.
Od doby, kdy Adobe nahradilo klasickou kontrolu effektivity na one-to-one , klesla fluktuace zaměstnanců společnosti o 30 %.
Nasloucháním a včasným podáváním pokynů se manažer stává partnerem svého kolegy. Podle studie, která analyzovala dotazníky od 38 000 zaměstnanců, lidé s partnerským vedením častěji uváděli větší životní spokojenost.
A podle studie Google Project Oxygen dosahují manažeři, kteří mají týdenní individuální schůzky se svými zaměstnanci, lepší výsledky než ti, kteří je nemají.
Jak se připravit na schůzku
Katya:
Nejprve si udělejte rozcvičku – mluvte na abstraktních téma. Požádejte například kolegu, aby povídal o svých zálibách. K tomu, abyste si člověka získali, stačí pár otázek položených s upřímným zájmem. Poté prodiskutujte plán schůzky: o čem budete mluvit a jaký je účel vašeho osobního setkání.
Neměňte konverzaci do formátu otázek a odpovědí. Musíte pochopit, co přesně chcete vědět. A nezapomeňte použít upřesňující formulace.
Jaké otázky klást
1. Jakou máš náladu?
Katya:
Zaměstnanci obvykle odpovídají na první otázky povrchně nebo tak, jak je společensky žádoucí. Pokračujte dál s upřesňujícími otázkami, dokud se nedostanete podstaty věcí. Pokud například osoba řekne „Všechno je skvělé“, zeptejte se: „Podle čeho se pozná, že je všechno skvělé? Co přesně je cool? Co hodnotíš?
2. Jak moc se ti líbí/nelíbí to, co děláš?
Katya:
Zeptejte se, jak probíhalo prvních 90 dní. Co bylo v tomto období dobré a co těžké? Byly chvíle, kdy měl zaměstnanec pocit, že vše klape? Cítil, že mu docházejí síly?
Na základě odpovědí můžete upravit školení a postavit budoucí práci nováčka na správných dovednostech.
3. Odpovídala tvoje očekávání realitě?
Data Human Capital Institute ukazují, že nejčastějším důvodem odchodu nováčků je nesplnění očekávání během náborové fáze. A podle CareerBuilder jsou 2 ze 3 zaměstnanců nespokojeni s programy školení a adaptací.
Katya:
Odpověď na tuto otázku ukáže, zda se kolega cítí frustrovaný a co přesně způsobilo jeho obavy. Budete schopni předvídat rozhodnutí člověka odejít a ovlivnit ho tím, že napravíte své nedostatky.
4. Proběhla komunikace s týmem?
Mezilidské vztahy a týmová práce přímo ovlivňují produktivitu a spokojenost.
Katya:
Řešení mnoha problémů závisí na týmu a interní komunikaci. Pokud se zaměstnanec okamžitě nezařadil do týmu, pomozte mu začlenit se.
85 % lidí zažívá konfliktní situace na pracovišti. Když se v týmu objeví neshody, musíte zjistit okolnosti a problém vyřešit společně. Dáte tak najevo svůj zájem a nenecháte nováčka se situací samotného.
5. Je navázán kontakt s vedoucím?
72 % zaměstnanců uvádí, že osobní rozhovory s manažerem jsou nejdůležitější součástí adaptace a pracovního postupu.
Katya:
Zjistěte, zda vedoucí dává zpětnou vazbu a zda je dostatečná. Jak se manažer zapojí do práce nováčka a jasně stanoví úkoly?
Studie Gallup ukázala, že když manažeři poskytují týdenní (a ne jen roční) zpětnou vazbu, členové týmu jsou 3× více motivovaní a angažovaní.
6. Je jasné, jaké jsou vaše cíle a úkoly?
Ve Spojených státech a Velké Británii se ročně utratí asi 37 miliard dolarů na údržbu neproduktivních zaměstnanců, kteří nerozumí svým úkolům.
Katya:
Vyzkoušejte koučovací model GROW:
– Definujte cíl, kterého chce zaměstnanec dosáhnout.
– Zjistěte, v jaké fázi se člověk nyní reálně nachází.
– Prozkoumejte možnosti pro dosažení cílů.
– Vyznačte konkrétní kroky.
Model GROW byl vyvinut ve Velké Británii v 80. letech 20. století. Jeho název je zkratkou pro čtyři fáze růstu: Goal (Cíl), Reality (Realita), Options (Možnosti), Will (Záměr).“
7. Máte vše, co k práci potřebujete?
Katya:
Zjistěte, zda má nováček správný software a znalosti, zda ví, na koho se obrátit s dotazy.
Jaký je výsledek osobní schůzky
60 % společností si pro nové zaměstnance nestanovuje růstové milníky a cíle.
Katya:
Zakončete schůzku konkrétním akčním plánem: sestavte mapu rozvoje a dohodněte se na kontrolních bodech pro sledování dynamiky. Nezapomeňte zaznamenat vše, o čem se diskutovalo, a na co jste přišli, aby se osobní rozhovory nezměnily v „promluvíme si?
Nedomlouvejte si schůzky spontánně. Měla by se stát příjemnou tradicí, nikoli nástrojem nátlaku.
Jak je osobní jednání užitečné pro HR
Studie společnosti Glassdoor zjistila, že společnosti se silným systémem onboardingu zvyšují udržení nováčků o 82 % a produktivitu o více než 70 %.
69 % zaměstnanců s větší pravděpodobností zůstane v organizaci 3 roky, pokud mají dobré zkušenosti s nástupem.
Katya:
Požádejte nováčka o zpětnou vazbu, jak probíhal náborový proces: co se jim líbilo a co ne. Zjistěte, jaké nabídky zvažoval a proč vaši nabídku přijal. Zeptejte se, jak by zaměstnanec zlepšil adaptační systém.“
One-to-one je nejlepší diagnostikou stavu začátečníka, jeho úrovně motivace a výkonnosti. Takové schůzky vám umožňují řešit problémy v rané fázi a ujistit se, že zaměstnanec rozumí tomu, kterým směrem jde.
