Chcete si usnadnit odpovědi pro své klienty? Stačí si jen zapnout automatické odpovídání na zprávy.
Nestíháte odpovídat všem ihned, ale chcete jim dát ve zkratce vědět, že jejich dotaz bude brzy zpracovaný? Máme pro vás jednoduché řešení vaší situace. Automatické odpovědi! Prosté, rychlé a efektivní. Občas se každému podnikateli, a to především ve službách, děje situace, že zákazník píše mimo pracovní dobu nebo pokud jste zrovna na dovolené. Díky automatické odpovědi na sociálních sítích předejdete neustálým zprávám, které zákazník posílá, a předáte mu informace bez toho, aniž byste hnuli prstem.
Jak na to?
Připravili jsme takový mini návod. Stačí se jím řídit a následně napsat jednoduchou zprávu podle vaší libosti. Tahle část už bude jen na vás a můžete si vypsat, co konkrétně chcete, aby vašim klientům či zákazníkům chodilo. Jdeme na to:
- Důležitý první krok je otevřít Meta Business Suite na počítači, jelikož mobilní verze není dostačující
- Rozkliknete automatické odpovědi mezi doručenými zprávami
- Zadáte Vytvořit vlastní
- Vyberte vhodná klíčová slova podle oboru, ve kterém se pohybujete
- Pojmenujte si svoji automatickou odpověď (v případě, že budete tvořit i další)
- Vyberte, zda chcete posílat automatickou odpověď přes obě platformy (Instagram, Facebook), nebo jen jednu
- Přidejte další klíčová slova či fráze v případě, že druhá strana odpoví na první odeslanou automatickou odpověď
- Zvolte načasování odeslání automatické zprávy
- Přizpůsobte si svou automatickou odpověď, můžete přidat obrázky, logo či cokoliv jiného, čím zprávu doladíte
- Můžete se podívat i na náhled zprávy a ujistit se, že vám líbí
- Dále už zadáte jen Uložit a máte hotovo
Není to tak těžké že? Usnadní to čas nejen vám, ale i zákazníkovi. Vy se tak budete moci věnovat jiným pracovním záležitostem nebo si prostě jen užívat dovolenou u moře.
Co napsat do automatické odpovědi?
Pro někoho triviální, pro nás nutnost to shrnout. Třeba si někdo z vás vezme inspiraci a dokáže pak lépe zformulovat tu svou zprávu. Každému se občas stane, že zapomene i na tu nejjednodušší věc, a proto si to tu připomeneme. Takže:
- Začátek je vždy pozdrav, který zákazníka/klienta uvítá
- Předmět zprávy (nutnost v e-mailu)
- Případně vysvětlení, že nejste momentálně k dispozici
- Datum od kdy do kdy nebudete moci odpovědět
- Ideálně i na koho se obrátit v případě vaší nepřítomnosti
- Kontakt na danou osobu, která vás zastupuje
- Poděkování za zaslání zprávy
- Následné rozloučení a popřípadě informace, které chcete sdělit
To jsou ty nejjednodušší možnosti, které můžete do své automatické odpovědi obsáhnout. Poté už se jen řídíte oborem ve kterém působíte. Někdo může případně přidávat i informace navíc, které uzná za vhodné zmínit.
Proč se využívají automatické odpovědi?
Důvody jsou různé a myslíme si, že každému automatické odpovědi pomohou v jeho pracovní životě, ale stále je plno podnikatelů, kteří tuto vychytávku nepotřebují. My se ale podíváme v jakých případech ji můžete využít a pochopitelně tomu přizpůsobíte i text automatické odpovědi.
- Třeba pokud chcete zákazníka ujistit, že jeho požadavek byl přijat, ale teprve na něj přijde řada
- Pokud vám chodí velké množství zpráv a vy nestíháte momentálně na všechny odpovědět
- Ideální využítí je během hlavní sezóny, což můžou být třeba Vánoce
- Mimo vaši pracovní dobu, protože zákazníci píšou, kdykoliv se jim zachce
- V případě, že jste na dovolené a potřebujete relax
Doporučujeme si na každou z těchto situací vytvořit vlastní automatickou odpověď a mezi nimi poté vybírat. Bude pro vás daleko jednodušší se v tom orientovat. Jak jsme si říkali můžete si je i pojmenovat.
Suma Sumárum
Apelujeme na vás, abyste tuto službu využívali. Ušetří vám to velké množství času, energie a stresu. Také jste jen lidi a nikdo nemáme nekonečnou kapacitu. A pokud jde o tu dovolenou, jistě se chcete spíše slunit než odpovídat na dotazy.
