Ukončení pracovního poměru je nedílnou součástí podnikových procesů. Dobře provedený offboarding můžeme přirovnat k poklidnému rozvodu, kde bývalí partneři zůstávají dobrými přáteli.
Jak už jistě tušíte, nebude to úplně jednoduchý proces. Proto by personalisté měli offboardingu věnovat téměř stejnou pozornost jako onboardingu. V dnešním článku vám vysvětlíme, co je offboarding, poradíme, jak se vyhnout zbytečné fluktuaci zaměstnanců a ukážeme vám, jak by měl proces odchodu zaměstnance vypadat z organizačního hlediska.
Co je offboarding
Offboarding je proces odcházení zaměstnance ze společnosti. Je opakem onboardingu – procesu nástupu do práce. Pokud na jedné straně spektra stojí onboarding s nesmělým počátečním oťukáváním a poznáváním se, potom je offboarding opravdu srovnatelný s ukončením dlouhodobého vztahu. Lidé, kteří se nějakou dobu celkem intenzivně potkávali, se nyní loučí. Cílem by mělo být usnadnění odchodu zaměstnance a eliminace stresu u všech zainteresovaných stran.
Jak se vyhnout zbytečné fluktuaci zaměstnanců
Ještě než se společně podíváme na offboarding, ukážeme vám několik možností, jak předejít fluktuaci. Recruitment a onboarding nového zaměstnance s sebou totiž pokaždé nesou nemalé náklady. Jde o nutnost vzdělávání, čas, který musí ostatní zaměstnanci věnovat zapracování nováčka, přímé náklady ve formě náborových příspěvků a další výdaje. Určitě je výhodnější dobré zaměstnance si udržet. Jak na to?
- Firemní kultura jako příjemná sociální bublina
Lidé v zaměstnání tráví podstatnou část svých dní. Proto by se měli v práci cítit dobře a bezpečně. Správně nastavená firemní kultura je základ. Personalista by měl pomáhat se stmelováním kolektivu, myslet na tým jako na celek a zároveň věnovat pozornost i potřebám jednotlivých členů týmu.
- Komunikace je základ
Ve chvíli, kdy zaměstnanec předloží na stůl podepsanou výpověď, bývá už obvykle na mluvení pozdě. Je tedy vhodné se zaměstnanci komunikovat průběžně. Mluvte s nimi, ptejte se na jejich spokojenost a otevírejte i problémová témata. Dbejte na udržování zdravé firemní kultury, věnujte pozornost především kvalitnímu onboardingu nováčků a postavte silný tým.
- Všímejte si varovných signálů
Změny v chování, častá nepřítomnost v práci, náhlé stranění se kolektivu nebo evidentní ztráta motivace. To jsou signály, které mohou předznamenávat dobrovolný odchod zaměstnance. Možná ještě mezi některými lidmi panuje přesvědčení, že nejčastějším důvodem odchodu je vidina vyšší finanční odměny. Pravdou však je, že až polovina zaměstnanců pracovní místo opouští kvůli interpersonálním problémům s kolegy. Nejčastěji se jedná o konflikt s nejbližším přímým nadřízeným.
Když zaměstnanec definitivně odchází
Prevence vždy nezabere. Někteří zaměstnanci navíc neodcházejí ze své vůle, ale jsou propuštěni. Tady přichází na řadu offboarding. Proč by mu měli personalisté věnovat tak velkou pozornost? Důvodu je více.
- Z bývalých zaměstnanců se v budoucnu mohou stát opět členové týmu
Pokud se se zaměstnancem rozloučíte v dobrém, existuje jistá možnost, že se k vám po čase opět vrátí. Nová práce nemusí nakonec být tak úžasná a týmový hráč skončí opět ve vašem týmu. Pro firmu je taková situace příjemná, staronový zaměstnanec je výhra.
- Dobrá pověst je k nezaplacení
Nejlépe si pamatujeme začátky a konce. Proto když pracovní poměr skončí důstojně, bývalý zaměstnanec odchází s dobrým pocitem. To má pozitivní dopad na brand společnosti. Bývalí zaměstnanci šířící dobré jméno firmy jsou tou nejlepší vizitkou.
- Dobře zpracovaný proces offboardingu jako bezpečnostní pojistka
Pokud offboarding neprobíhá správně, může v bývalých zaměstnancích zanechat určitou pachuť a možná i touhu po pomstě. To není žádoucí především tehdy, když měl zaměstnanec přístup k citlivým datům společnosti.
Proces odchodu zaměstnance
Ideální offboarding by měl obsahovat kroky koncipované tak, aby rozloučení ani jednu ze zúčastněných stran nebolelo více, než je nutné.
- Jasně komunikujte odchod zaměstnance
Předejdete tak případným nedorozuměním. Buďte upřímní a oznamte odchod zaměstnance nejbližšímu týmu i všem dalším lidem, kterých se tato situace dotýká. Nepodceňujte firemní tamtamy, které mnohdy zkreslují pravdu. Domněnky hladkému průběhu offboardingu nepomohou, otevřenost je tedy na místě.
- Pohlídejte si předání práce
Řešte provozní záležitosti včas. Předání práce zahrnuje přístup ke všem systémům a případně i k souborům, které zaměstnanec v rámci pracovní činnosti tvořil nebo používal. Můžete požadovat i vytvoření předávací dokumentace s tipy z praxe nebo rovnou zaučení nastupujícího nováčka. Pohlídejte si také zrušení přístupu ke všem firemním systémům, aby v budoucnu nedocházelo k úniku firemních dat.
- Využijte možnosti získat upřímnou zpětnou vazbu
Odcházejí zaměstnanec už nic neriskuje. S velkou pravděpodobností k vám bude upřímný. Ptejte se na to, co by se dalo vylepšit, případně co by jej přesvědčilo, aby zůstal. Součástí souboru otázek mohou být i dotazy na vztahy s ostatními zaměstnanci. Takový rozhovor vám poskytne přehled o silných a slabých stránkách organizace.
- Organizační záležitosti
Je vhodné mít pro offboarding vypracovaný seznam, abyste měli jistotu, že na nic nezapomenete. Každá organizace jej bude mít jiný. Jen pro inspiraci: klíče, vstupní čip, karta zaměstnance, kancelářské vybavení, elektronika, služební auto a další. Nezapomeňte také zaměstnance vyřadit z výplatní listiny.
Hořkosladké loučení
Proces odcházení nebývá jednoduchý pro žádnou ze zúčastněných stran. Dobře strukturovaný proces offboardingu ale přispívá k tomu, že výpověď z pracovního poměru proběhne bez stresu a zbytečných problémů. Organizaci administrativně ulehčí a odcházejícímu zaměstnanci zpříjemní poslední dny v práci.
