Jak pracovat efektivně v MS Excel, tipy odborníka z praxe | Laba Czech ✌
Для отслеживания статуса заказа — авторизируйтесь
Введите код, который был выслан на почту Введите код с SMS, который был выслан на номер
Код действителен в течение 5 минут Код с sms действителен в течение 5 минут
Вы уверены, что хотите выйти?
Сеанс завершен
На главную
Blog

Hledat

obsah

Jak pracovat efektivně v MS Excel, tipy odborníka z praxe

MS Excel je nejrozšířenější analytický program, zkušenost s ním má snad každý. Jak ho používat efektivně?

830x350-kudelka-6465f45b1f158746670558.webp

Je aplikace Microsoft Excel vaší noční můrou? Budíte se v noci zpocení a při myšlence na tabulky lapáte po dechu? Určitě nejste sami. Dnes se podíváme na to, co přesně MS Excel umí a jak s ním pracovat tak, abychom maximálně využili jeho potenciál a ušetřili si čas. 

Společnost Microsoft vznikla v roce 1975 v americkém Albuquerque. Jejími zakladateli jsou (vládce čipů) Bill Gates a Paul Allen. Microsoft vznikl jako firma, kde by mohli oba programátoři ukázat světu své dovednosti. Dnes mluvíme o nadnárodní akciové společnosti, díky které jsme v IT světě tam, kde jsme. 

Microsoft Corporation, jak se firma originálně nazývá, dnes sídlí v Redmondu ve státě Washington a v počítačovém světě je společností s druhým největším obratem (první je Apple). Čím se zabývají, jistě víte, ale jen pro jistotu – zabývají se velmi širokou škálou produktů a služeb spojených zejména s počítači. Tyto produkty vyvíjí a vyrábějí, zároveň je licencují a neustále aktualizují. 

Jedním z možná nejznámějších produktů je balíček Microsoft Office. Jedná se o balíček programů vhodných jak pro kancelářskou práci, tak například pro studenty. Základní balíček obsahuje, nám dobře známé, aplikace: Word, PowerPoint, Excel a Outlook. 

MS Excel je…

Postrach všech účetních a všech studentů, seznamte se. MS Excel je většinovou společností vnímán jako strašák. Jedná se o tabulkový procesor, jehož první verze vznikla už v roce 1993. V základu je MS Excel programován pro operační systém Microsoft Windows, ale dnes ho zcela bez problémů stáhnete i do počítačů Macintosh. 

Ačkoliv máme (dost možná už ze školy) zažité, že MS Excel slouží jen a pouze na tvorbu tabulek, opak je pravdou. Microsoft Excel je totiž mnohem víc než jen pouhé tabulky, ať už jakkoliv přehledné. Excel je základní analytický nástroj, ve kterém můžete pracovat s daty. Co všechno tedy MS Excel zvládne? 

  1. Business analýza 
  2. People management 
  3. Řízení provozu 
  4. Tvorba výkazů
  5. Administrativa
  6. Strategická analýza
  7. Project management 
  8. Správa programů 
  9. Správa účtu

Jak vidíte, tabulky, grafy a funkce MS Excel můžeme použít ve více případech a ve více odvětvích. To potvrzuje i Jan Kudělka, Data Analyst & Data Quality Specialist v Heureka Group. 

Může MS Excel sloužit i na něco jiného, než je práce s daty?

„Samozřejmě, Excel je hojně rozšířený po celém světě napříč různými obory a profesemi. Často je to tak, že pro určité věci fungují i jiné nástroje (a často lépe než právě Excel), ale dají se dělat i v MS Excel. Napadá mě například vytváření různých plánů (finanční, kalendář, plánování projektů atd.), kalkulaček, vizualizací (to s daty souvisí ale nemusí být úplně nutně vždy pravidlem), skriptů, v menších firmách i CRM atd.”

Jak s a v MS Excel pracovat efektivně 

Existuje mnoho úrovní znalostí aplikace Excel, od základních až po pokročilé. Excel lze používat různými způsoby – od zadávání čísel až po výpočet složitých vzorců. Na to, jak díky MS Excel pracovat efektivně, jsme se opět zeptali Jana Kudělky, Data Analyst & Data Quality Specialist ve společnosti Heureka Group. 

Jak pracovat efektivně a neztrácet čas?

„Pokud se bavíme obecně o práci, pak se mi v životě určitě vyplácí začít u věcí myšlenkou nakonec, tedy vědět, co má být výstupem, čeho chci nebo chceme společně dosáhnout. Také je super, aby  nám to dávalo smysl a abychom věděli, proč danou věc děláme.

Následně si práci správně časově naplánovat a prioritizovat. Někomu vyhovují časové bloky, jinému různé věci omezené časem (POMODORO apod.). Mně osobně vyhovuje si jednoduše vyčlenit čas a věnovat se nepřerušovaně pouze jedné činnosti. S tím také souvisí to, že je důležité omezit jakékoliv možné vyrušování, ať už způsobené mnou (čtení věcí, notifikací apod.), tak externě (kolega něco potřebuje atd.).

A poté si nezapomenout dát pauzu či procházku, člověk na ty nejlepší nápady často přijde právě při úplně jiné činnosti.

A samozřejmě v neposlední řadě je dobré umět říkat na věci ne a v případě možnosti práci delegovat na kolegy, ale s tím bojuji celou dosavadní pracovní kariéru.“

Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem profilu na Facebooku.
Pojďte se připojit!

Můžeme si svou práci v MS Excel nějak ulehčit?

„Určitě. Hned mě napadají klávesové zkratky, ať už ty více známé jako Ctrl+C, Ctrl+V až po označování či posun po částech dokumentu. Pak už záleží, čeho chci díky práci s  MS Excel dosáhnout. 

Někdy mi můžou pomoci Excel šablony (Templates), jindy pro vyhodnocení výsledků správná vizualizace či formátování. V dalších případech pak může pomoci jedna z integrovaných funkcí (například Flash Fill) nebo správně použitá kontingenční (Pivot) tabulka.“

Jak si lze svou práci v MS Excel automatizovat?

„Mnoha způsoby, opět záleží, čeho chci dosáhnout. Nicméně nejrozsáhlejší je použití buďto Maker (a jazyka VBA), kontingenčních (Pivot) tabulek nebo Power Query (a jazyka M), případně Power Pivot (a jazyka DAX). Možností je více.”

Poradíte nám, jak být při práci s daty produktivnější?

„Je potřebné data znát a rozumět jim (nejen co obsahují, ale například i možné limity apod.). Od toho se odvíjí jejich kontrola (mění-li se průběžně, což většinou ano, protože další data postupně sbíráme), například, že mi pak neběží různé výpočty s nesmyslnými výsledky, protože se změnil formát vstupních dat, nebo se začala sbírat jinou metodologií atd. 

Hodí se mít data správně organizovaná, pojmenovaná (včetně názvů sloupečků a tabulek) a správně zdokumentovaná, aby je pak nikdo nemusel složitě hledat a i člověk nově pracující s daty jim rychleji zvládl porozumět. A v neposlední řadě s tím souvisí to, že je potřeba neustále si trénovat své dovednosti a nejen v práci s daty se vzdělávat, aby nám neunikaly důležité trendy.“

Doporučujeme přečíst:

1-2-63590df18f731860066891.png

Jak pracuje expert na MS Excel?

Číst

Díky kterým funkcím tedy budeme pracovat efektivněji? 

„Pokud myslíte vzorce pro efektivnější práci, pak jsou to v podstatě všechny, protože zjednodušují to, když bychom například u sčítání buněk po jedné mohli použít rovnou vzorec (SUMA).“

Podělíte se s námi o nějaké vaše vlastní tipy a triky na práci s Excelem? 

„Základem je si práci ukládat, aby se nestalo, že Excel spadne a pak přijdeme o dosavadní práci. Dá se buďto ukládáním ručně, zapnutím automatického ukládání v časovém intervalu, nebo nahráním na OneDrive; pak se data ukládají úplně samotná. Dále si práci dobře organizovat, znát, jak nástroj funguje (včetně jeho plusů a minusů) a pak ho naplno využívat.”

To, co umí Jan Kudělka, se můžete naučit i vy! A to na jeho kurzu Pokročilý Excel, na kterém zjistíte, jak analyzovat komplexní data zcela novým způsobem. Během 12 lekcí zjistíte, jak si ještě více ušetřit čas při plnění každodenních úkolů a jak díky lepší znalosti MS Excel vykročit za novou kariérou.

Chcete se přihlásit k odběru novinek?

Přihlaste se k odběru, aby vám nic neuniklo.
Děkujeme za přihlášení k odběru!
kurz na téma:
«Pokročilý Excel»
Programy a software
Vede Jan Kudělka
28 listopadu 25 ledna
Jan Kudělka