Průměrně strávíme až 5 hodin týdně hledáním ztracených dokumentů a několik hodin čekáním na zpřístupnění souborů a obnovení hesel k účtům. Celkově tento promarněný čas způsobuje společnostem ztrátu více než 1 bilionu dolarů ročně.
Věci, které zkracují pracovní dobu, obtěžují nejen zaměstnavatele, ale i zaměstnance. Nikdo se například nechce účastnit nekonečných schůzek, když se blíží termíny. A to není jediná situace, která zmate a odvádí pozornost od důležitých úkolů.
Shromáždili jsme 8 žroutů času, abyste mohl*a přehodnotit pochybné procesy a konečně si najít čas na oběd.
1. Hledání ztracených dokumentů
Podle zprávy společnosti Wakefield Research stráví zaměstnanci 54 % svého pracovního času hledáním dokumentů a souborů, které se ztratily v divočině cloudových úložišť nebo v notebooku. Zároveň 81 % zaměstnanců uvedlo, že často nemohou najít dokument, který potřebují v nejkritičtějším okamžiku, např. když nadřízený nebo klient naléhavě požaduje přístup.
Neustálé hledání ztracených souborů má negativní vliv na produktivitu zaměstnanců i na hospodářské výsledky společnosti. Podle statistik přicházejí podniky s více než 1 000 zaměstnanci o více než 25 milionů dolarů ročně, pokud zaměstnanci s průměrným ročním platem 80 000 dolarů stráví 2,5 hodiny týdně hledáním souborů.
Proč se soubory ztrácejí a jak si s nimi zorganizovat práci
Zásadní life hack: vytvořte si v prohlížeči pracovní složku (například Důležité dokumenty) a přidejte do ní dokumenty, ke kterým se během pracovního dne nejčastěji vracíte.
2. Pravidelné small talky s kolegy
Podle průzkumu mezi 2 000 americkými zaměstnanci 72 % z nich uvedlo, že krátké neformální rozhovory dělají život v kanceláři víceméně snesitelným.
Mezi výhody small talků patří vytvoření příjemné atmosféry v kanceláři, absence hierarchie během neformálního dialogu a možnost odbočit od pracovních úkolů. Kromě toho mohou z rozhovoru u kávovaru skutečně vzejít skvělé nápady.
Dlouhodobé a příliš časté small talky však mohou být pro firmu stejně škodlivé jako nekonečné hledání ztracených souborů. Zaměstnanci ve Spojených státech stráví během pracovního dne těmito krátkými hovory až 2 hodiny. Finanční ztráty společnosti z jednoho takového zaměstnance za rok tak dosahují přibližně 12 tisíc dolarů.
Jak udržet rovnováhu mezi konverzací s kolegy a prací
Vzhledem k tomu, že small talky jsou přínosné pro produktivitu a budování důvěry, není dobré se jich zcela vzdát. Ale příliš mnoho povídání může být na škodu produktivitě. Například pokud váš rozhovor s kolegou o 200 oblíbených videohrách na Steamu trval 40 minut a vy jste zapomněl*a na schůzku s nadřízeným.
Nebo pracujete pro velkou společnost s kancelářemi pro více než 200 zaměstnanců, které se rozkládají na několika patrech. A na každém patře se setkáte s kolegou a vyměníte si novinky, i když už máte před sebou uzávěrku.
Proto vám doporučujeme, abyste se při důležitých záležitostech nenechal*a rozptylovat nezávaznou konverzací, ale odpočinuli si při následném rozhovoru. Abyste své kolegy neurazil*a, můžete používat následující fráze: „Skvělý nápad, plně ho podporuji. Teď musím uzavřít několik důležitých otázek a pak to probereme?“. Nebo: „Máte dnes také náročné pondělí? Zdá se mi, že tak zajímavé téma by se mělo odložit a projednat beze spěchu.“
Vždycky je příjemné si neformálně popovídat s kolegy, takže si rozhovor můžete naplánovat i v kalendáři. Pokud bude náročný den, můžete si vyhradit jen jeden small talk u kávovaru nebo zůstat doma.
3. Příliš často souhlasíte s žádostmi kolegů o pomoc
Jako zodpovědný člověk nevidíte problém v pomoci svým kolegům. Pokud jste manažer*ka, cítíte se vůči svému týmu ještě více zavázán*a, protože víte, že musíte vést, mentorovat a inspirovat.
Proto když se vás někdo zeptá: „Máte chvilku?“, jste připraven*a odložit svůj úkol a naslouchat dotyčnému. Ve skutečnosti se však z krátkého vysvětlení může vyklubat až 20 minut vašeho podrobného výkladu. Poté se můžete cítit podrážděně, protože vás někdo vyrušil a nyní je těžké se znovu soustředit na svůj úkol. A co když máte v týmu více než 10 lidí, kteří na vás mají během dne spoustu otázek?
4. Nekonečné a vyčerpávající konference přes Zoom
Únava z práce na dálku je novým antitrendem v globálním pracovním prostředí, který se začal šířit v éře kovidů (kdy všichni pracovali na dálku). Kromě toho, že konference jsou časově náročné, mohou způsobovat také psychickou únavu. Zejména je pro člověka obtížné neustále se vidět v reálném čase a udržovat intenzivní osobní kontakt se svým protějškem.
Dobré je, když je schůzku někdo správným způsobem řídí, program je kvalitní, pozvaní účastníci jsou skutečně cílovými zainteresovanými stranami a projektový manažer nebo asistent AI si dělá poznámky ze schůzky. Nejčastěji se však setkáváme s opačnou situací – a jsme velmi nervózní, protože neefektivní schůzka nám sežere čas na oběd.
Jak přestat marnit čas na neefektivní konference na Zoomu
Stanovte si priority pouze těch schůzek, které jsou pro vás a vaše projekty skutečně důležité. Nebojte se říci PM, že určitá schůzka nevyžaduje vaši účast a že máte důležité úkoly, které musíte udělat během naplánovaného času. Místo toho nabídněte, že na schůzku přivedete kolegy, kteří vás budou zastupovat – bude to pro ně příležitost získat nové zkušenosti.
Dobrou praxí je také to, že společnosti odmítají konání schůzek v určitý den pracovního týdne. To pomáhá udržovat psychickou rovnováhu, flexibilitu a soustředění zaměstnanců na aktuální úkoly. Mezi mezinárodní společnosti, které již takovou iniciativu zavedly, patří Shopify, ESI Group a Accenture.
5. Získání přístupu k souborům, složkám a heslům
Mnoho organizací – velkých i začínajících – funguje prostřednictvím rozsáhlém toku dokumentů v cloudu a také na ekosystému webových aplikací, jako jsou Asana, Notion, Slack, HubSpot a další. Současní zaměstnanci i noví kolegové k nim získávají přístup obtížně.
Nejčastější situace: potřebujete do 2 hodin odeslat klientovi smlouvu a fakturu, potřebujete se podívat na konečnou kalkulaci – a tyto 2 hodiny čekáte, než budete mít přístup k souboru s kalkulací. Ve výsledku se ukáže, že kalkulace je chybná, musíte vše předělat a čas už byl promarněn.
Noví zaměstnanci mohou být v podobné situaci: celý den čekají na všechny přístupy k platformám a nástrojům. A i poté, co obdrží všechna hesla, si je často nezapíšou a zapomenou je, a pak opakovaně kontaktují svého manažera nebo PM, aby obnovili účty nebo přístupy.
Celkově podle výzkumu společnosti Yubico, která se zabývá kybernetickou bezpečností, stojí čas, který zaměstnanci stráví resetováním a obnovováním svých hesel, společnost přibližně 5,2 milionu dolarů ročně (při počtu 15 000 zaměstnanců).
Jak optimalizovat poskytování přístupu zaměstnancům
Vytvoření flexibilního a efektivního systému přístupnosti souborů a aplikací pro všechny zaměstnance vyžaduje čas, zejména ve velkých společnostech. Je to však operativní práce, kterou je třeba udělat – a bude mít pozitivní dopad na celkovou produktivitu všech oddělení.
Nástup nového zaměstnance by tedy měl zahrnovat přístup ke všem potřebným souborům a nástrojům. A nejlepší je, když je za tento úkol odpovědný jeden zaměstnanec – HR (který onboarding provádí) nebo projektový PM, ke kterému nový zaměstnanec nastupuje.
Odborníci na firemní kybernetickou bezpečnost také nedoporučují ponechávat hesla v cloudovém dokumentu, který je volně přístupný. Existují dobrá řešení pro týmy všech velikostí: 1Password, LastPass nebo RoboForm umožňují uživatelům uložit na svůj účet neomezený počet hesel, k nimž je přístup blokován jediným MasterPassem. Podniky si mohou vybrat plán předplatného, který jim nejlépe vyhovuje, a získat potřebný počet licencí.
Veškerý obsah v užitečném formátu. Rozhovory, články, life hacky a tipy ze světa businessu i korporátů na našem LinkedIn profilu.
Pojďte se připojit!
6. Zadávání spousty úkolů kolegům a chaotické vysvětlování všeho
Možná jste v časové tísni nebo se potřebujete zbavit určité pracovní zátěže a chaoticky delegujete úkoly na kolegy, aniž byste jim vysvětlil*a podstatu úkolu nebo podrobnosti. Lidé jsou z toho zmatení, stále se k vám vracejí pro další vysvětlení a to je ještě více rozptyluje a obtěžuje.
Jak správně delegovat úkoly
Shromážděte reference, rozdělte odpovědnosti a vyhraďte si čas, aby si každá osoba ujasnila svůj úkol. Delegujte úkol tak, že jednoduše a přístupně proberete všechny podrobnosti, abyste si mohl*a odpočinout a počkat na výsledky.
7. Nevyhrazujete si během práce čas na odpočinek
Abyste si našel*našla čas na oběd, měl*a byste pracovat s přestávkami na odpočinek („šach mat“).
Schůzky následovaly jedna za druhou, nakonec skončily a vy teď musíte zkontrolovat dvacetistránkovou projektovou dokumentaci nebo opravit článek o 18 000 znacích. Je nemožné delegovat úkoly a oči se vám už klíží z toho, jak bez přestávky přepínáte z jedné věci na druhou. Kvůli šílenému pracovnímu vytížení klesá produktivita a úkoly trvají déle než obvykle.
Jak si při práci dobře odpočinout
Americký psycholog Alex Sucheon-Kim Pan je přesvědčen, že člověk může dosáhnout více, když dělá méně. Píše o tom ve své knize Rest: Why You Get More Done When You Work Less.
I když se nesoustředíme na pracovní úkoly, náš mozek stále pracuje – analyzuje, zpracovává nové informace a generuje nápady. Ty nejinovativnější z těchto nápadů nás často napadají, když odpočíváme. Proto se vyplatí vytvořit si během pracovního dne ostrůvky klidu.
Například si můžete každý týden v kalendáři rezervovat okno na focus time a vaši kolegové budou vědět, že vás během této doby nemají rušit. Pokud si můžete samostatně plánovat pracovní náplň, vyhraďte si po každém větším úkolu až 10 minut odpočinku.
Dalším užitečným tipem je zdřímnout si na 30 minut mezi jednotlivými pracovními úkoly. Důležité je nemyslet na nic důležitého. Krátké poležení se zavřenýma očima vám pomůže obnovit síly a ulevit mozku.
8. Perfekcionismus
Perfekcionisté mohou překvapivě výrazně porušovat termíny. Dokážou například vylepšit prezentaci k dokonalosti, i když je vlastně hotová.
Jak být perfekcionistou s výhodami
Nezapomeňte, že je možné splnit jeden úkol na 100 % nebo tři úkoly na 90 %. Nehrňte se do nejatraktivnějšího úkolu okamžitě, abyste ho dovedl*a k dokonalosti. Lepší je stanovit si priority všech úkolů na týden, rozvrhnout si je a rovnoměrně rozložit energii.
Perfekcionisté jsou obvykle také tvůrci kreativních nápadů, protože v každém projektu vidí potenciál pro zlepšení. Klíčem k úspěchu je nepřevzít realizaci sám, ale zapojit tým a inspirovat své kolegy.
